La gestión del alcance de un proyecto es el conjunto de procesos necesarios para garantizar que el alcance de un proyecto esté definido y mapeado con precisión.
Las técnicas de gestión del alcance del proyecto permiten a los gerentes de proyecto asignar la cantidad adecuada de trabajo requerida para completar un proyecto con éxito, particularmente controlando qué forma parte y qué no forma parte del alcance del proyecto.
La gestión del alcance del proyecto es lo que garantiza que el proyecto incluya todo el trabajo relevante para lograr los objetivos del proyecto.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
- Planificar el proceso de gestión del alcance
- Recopilación de los requisitos del proyecto
- Definición del alcance del proyecto
- Creación de la estructura de desglose de trabajo (WBS)
- Validación del alcance del proyecto
- Verificación del alcance del proyecto
- Algunos errores comunes en la gestión del alcance
Planificar el proceso de gestión del alcance
El proceso explica cómo definir, gestionar, validar y controlar el alcance del proyecto.
Incluso podrías usar el plan de gestión de proyectos de otro proyecto como punto de partida, porque los procesos de Gestión del Alcance no varían drásticamente una vez que la organización ha optado por un método de trabajo exitoso.
La planificación del proceso de gestión del alcance incluye:
- preparar una declaración detallada del proyecto
- crear una Estructura de Desglose del Trabajo (WBS)
- mantener la WBS
- obtener la aceptación formal de los resultados del proyecto
- gestionar cualquier cambio en el alcance del proyecto
Gestión del Alcance: Recopilación de los requisitos del proyecto
En esta etapa, es necesario recopilar cuáles son las necesidades de las partes interesadas con la intención de lograr los objetivos del proyecto.
En este proceso, los gerentes utilizan diferentes técnicas y herramientas para recopilar los requisitos.
Si este proceso se ejecuta de manera completa y correcta, puede reducir en gran medida la posibilidad de sorpresas desagradables a medida que el proyecto avanza hacia su finalización.
En esta fase, por lo tanto, es necesario entender qué quieren las partes interesadas del proyecto.
Una vez identificados, los requisitos deben documentarse y las expectativas de las partes interesadas deben gestionarse adecuadamente.
Este es un paso importante, ya que puede ocurrir que lo solicitado no sea realista o viable debido a otras restricciones del proyecto, como el costo.
El resultado del trabajo de recopilación de requisitos es un conjunto documentado de requisitos que debe integrarse en un documento de alcance del proyecto.
En esta etapa, puede ser útil utilizar una herramienta de gestión de proyectos que te permita ingresar todos los requisitos asociados con el proyecto, incluidos los documentos generados como resultado.
Gestión del alcance: Definición del alcance del proyecto
Aquí los requisitos y las necesidades se transforman en una descripción detallada del producto o servicio que el proyecto creará.
El resultado será una declaración del alcance del proyecto a la que se podrá hacer referencia durante todo el ciclo de vida del proyecto.
El documento también incluirá una lista de lo que está dentro del alcance y lo que está fuera de él.
El alcance indica claramente lo que se supone que debe lograr el proyecto y lo que no.
Gestión del alcance: Creación de la Estructura de Desglose del Trabajo
Este proceso transforma la lista de requisitos en una vista estructurada de lo que necesita hacerse.
El trabajo principal aquí es la subdivisión de tareas grandes en bloques más pequeños y manejables, llamados work packages.
El resultado de este proceso es la llamada Estructura de Desglose del Trabajo (WBS).
La WBS es un elemento importante del proceso de gestión del alcance y el PMI pone gran énfasis en este aspecto.
Muchos gerentes de proyectos a menudo omiten este paso, lo que lleva a planes imprecisos.
La WBS resultante debe proporcionar una lista completa de todos los work packages requeridos para completar el proyecto con éxito.
En Twproject, hemos introducido una herramienta fácil e intuitiva para crear la WBS, ayudando a los gerentes de proyectos a realizar este paso con facilidad. No es necesario salir del contexto en el que se han ingresado los requisitos y se ha adjuntado el documento final.
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Desde la entrada de requisitos hasta la elaboración del WBS, Twproject te ayuda desde la fase inicial del proyecto hasta su finalización.
¡Pruébalo ahora!Gestión del alcance: Validación del alcance del proyecto
Este proceso se centra principalmente en la aceptación del proyecto por parte del cliente.
En términos simples, es cuando el cliente del proyecto acepta formalmente todos los resultados del proyecto.
Este proceso ocurre al final de cada fase.
Para garantizar un trabajo consistente y rastreable, es esencial saber quién aprobará un producto terminado y según qué criterios, para evaluar el éxito o fracaso del resultado, de modo que el alcance del proyecto quede definido sin ambigüedades.
Gestión del alcance: Control del alcance del proyecto
Este proceso implica la evaluación de requisitos adicionales por parte del cliente o la observación proactiva del alcance del proyecto por parte del gestor del proyecto.
Los gestores miden el producto del trabajo con respecto a lo previsto para garantizar que el proyecto siga el rumbo correcto, ayudando a prevenir cualquier modificación innecesaria.
Esta fase implica, por lo tanto, monitorear el estado del proyecto y gestionar cualquier cambio en el alcance.
Algunos riesgos de la gestión del alcance
Los problemas que pueden surgir durante la definición y documentación del alcance del proyecto son:
- Ambigüedad: la ambigüedad a menudo conduce a trabajo innecesario y confusión. Para evitarlo, el alcance debe definirse claramente, tanto por las partes interesadas como por el equipo, sin lugar a malas interpretaciones;
- Definición incompleta: las áreas incompletas conducen a plazos planificados que casi con certeza provocan sobrecostos. Para evitarlo, el alcance debe ser completo, preciso y detallado;
- Transitoriedad: esta es la principal causa de entregas tardías y proyectos «interminables». Para evitarlo, el documento de alcance debe finalizarse y mantenerse vigente durante la mayor parte posible de la duración del proyecto;
- Alcance no colaborativo: un área no gestionada de manera colaborativa provoca interpretaciones incorrectas en términos de requisitos y planificación. Para evitarlo, el documento debe compartirse con todas las partes interesadas en cada etapa del proceso de definición del alcance.
Sin la gestión del alcance, no se puede estimar el costo ni el tiempo que el proyecto tomará para alcanzar su objetivo.
La gestión del alcance no es difícil de implementar; sin embargo, requiere esfuerzo, tiempo y paciencia.
Por eso, usar una de las mejores herramientas de gestión de proyectos como Twproject puede marcar la diferencia.
Con Twproject, puedes definir los requisitos, hacer seguimiento de la WBS, validar el alcance y modificarlo fácilmente con el tiempo.
Además, Twproject ofrece una vista unificada de las tareas, los equipos, la documentación y los plazos, lo que reduce el margen de error y mejora la alineación entre las partes interesadas.
Su interfaz intuitiva y sus flujos de trabajo configurables facilitan el mantenimiento del alcance del proyecto durante todas las etapas de ejecución.
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