Registro de riesgos: cómo compilarlo

El Registro de Riesgos es una herramienta de trabajo valiosa, a menudo subestimada.

Los proyectos a veces implican grandes demandas de trabajo y cantidades significativas de dinero para completarse con éxito.

Asegurar que se completen es una tarea extremadamente delicada y compleja. ¿Cómo puedes lograrlo? Simple: con una evaluación de riesgos y, por lo tanto, la compilación de un registro de riesgos, uno de los documentos más importantes de un proyecto.

¿Por qué es tan importante un registro de riesgos?

Un registro de riesgos contiene una lista de posibles riesgos que el equipo ha identificado en relación con un proyecto específico.

También incluye medidas que pueden adoptarse para asegurar que estos riesgos no escalen hasta convertirse en un tsunami que eventualmente pueda interrumpir el trabajo.

Un registro de riesgos es principalmente una herramienta de comunicación para compartir preocupaciones y riesgos relacionados con un proyecto con todos los stakeholders.

Dado que todo está escrito en un documento oficial producido antes de que el proyecto comience, este documento tiene mayor importancia que cuando las dudas se expresan durante una reunión «rutinaria».

El primer acercamiento a un registro de riesgos

Lo primero que debes hacer es determinar los riesgos.

Nadie espera que el gerente de proyecto sea un vidente, pero su experiencia debe guiarlo en esta tarea.

Los proyectos son todos diferentes, por supuesto, pero para organizaciones que gestionan proyectos similares año tras año, puede haber datos históricos para revisar e identificar riesgos comunes.

Además, es posible prever algunos riesgos basándose en fuerzas del mercado o problemas de personal.

Para recopilar los posibles riesgos que puedan surgir durante la gestión de un proyecto, necesitarás un enfoque sistemático para asegurarte de obtener la visión más completa posible.

El registro de riesgos del proyecto es un sistema que luego puede llevar un seguimiento de ese riesgo si realmente aparece y luego evaluar las acciones establecidas para resolverlo.

Registrar un riesgo en el registro oficial te da un lugar único para ingresar todos los datos relacionados con la situación en cuestión. De esta forma, es posible realizar un seguimiento del riesgo específico durante todo el proyecto, verificando si las acciones tomadas para corregir o mitigar el riesgo funcionan.

Al registrar todo el proceso en un log, es menos probable que pierdas el rastro del riesgo durante un proyecto exigente.

Esto hace que los riesgos sean menos propensos a convertirse en problemas reales que puedan amenazar significativamente el éxito de un proyecto.

Finalmente, cuando el riesgo ha sido resuelto, puede ser etiquetado oficialmente como cerrado o terminado.

Cómo usar y completar un registro de riesgos

Aquí te mostramos cómo usar y completar un registro de riesgos y qué elementos deben incluirse absolutamente en este documento oficial.

Lista de riesgos

Junto con la ayuda de expertos y stakeholders del proyecto, es crucial listar todos los posibles riesgos a los que el proyecto podría enfrentar.

En este caso, se incluye una breve descripción del riesgo potencial, por ejemplo, conflicto de recursos que carecen de tiempo suficiente debido a múltiples solicitudes simultáneas.

Además, es importante asignar un número de identificación único para rastrear específicamente cada riesgo individual en el registro.

Asignar una categoría de riesgo

Los riesgos no son todos iguales; algunos riesgos son causados por factores técnicos, otros están a nivel de personal o incluso, riesgos ambientales, riesgos de marca, riesgos de salud, etc.

Cada riesgo debe ser asignado a una categoría específica.

Evaluar el impacto de cada riesgo

El impacto muestra la magnitud de las consecuencias de un riesgo.

Un bajo impacto significa que si el riesgo ocurriera, el daño potencial al proyecto no sería tan severo.

Un alto impacto significa que se pueden esperar efectos adversos graves y, claramente, estos son los riesgos a los que se debe prestar más atención.

Estimar la probabilidad del riesgo

El siguiente paso es estimar la probabilidad de que un riesgo pueda ocurrir. Naturalmente, cuanto mayor sea la probabilidad de que el riesgo ocurra, más cuidado deberás tener.

Calcular el valor total del riesgo

Después de estimar el impacto y la probabilidad del riesgo y completar los valores apropiados en el registro de riesgos, se calcula el valor total del riesgo.

Esto es simplemente el producto del impacto y el factor de probabilidad:

valor total del riesgo = impacto * probabilidad

Asignar un responsable a cada riesgo

A cada riesgo debe asignársele un responsable. Este responsable del riesgo será la persona encargada de monitorear el riesgo y tomar las medidas apropiadas para limitar su impacto.

A menudo es directamente el gerente de proyecto, pero a veces puede haber riesgos donde un miembro específico del equipo pueda estar mejor preparado y más cercano al rol.

Definir acciones de mitigación para cada riesgo

Por último, debes listar todas las medidas que pueden adoptarse para mitigar, evitar o eliminar el riesgo. Todas las medidas deben reportarse en el documento.

 

Los riesgos existen en todas las situaciones, tanto en la vida diaria como en los negocios, y esto es doblemente cierto en la gestión de proyectos, donde todo está en movimiento.

La documentación de riesgos es fundamental para el éxito de cualquier proyecto, ofrece un solo lugar para identificar el riesgo y anotar su historial.

Desarrollar un log de riesgos te permite seguir el proceso, desde donde ocurrió por primera vez hasta donde se resuelve, e incluso marcar a la persona que estará a cargo de gestionar cada riesgo.

Un gerente de proyecto nunca podrá anticipar todo lo que podría salir mal en un proyecto, pero seguir un plan estructurado y tener un log de riesgos claro será proactivo y capaz de tomar medidas rápidas antes de que los riesgos se conviertan en problemas reales.