Presupuesto del proyecto: 7 consejos principales para prepararlo

Planificar un presupuesto de proyecto es un componente crucial, es la esencia misma de un proyecto.

El concepto es sencillo: si no tienes fondos, no puedes completar con éxito un proyecto.

Por eso, cuando asignas un presupuesto para tu proyecto, necesitas dedicar el mayor tiempo posible para realizar un trabajo exhaustivo y definir un presupuesto lo más preciso posible.

Esto asegurará que el proyecto, el gerente de proyecto y el equipo sean exitosos.

Así que echemos un vistazo a los 7 consejos principales para preparar el mejor presupuesto posible para cada fase de desarrollo del proyecto.

¿Qué es un presupuesto de proyecto?

Un presupuesto de proyecto es la suma de los costos estimados necesarios para completar un proyecto dentro de un período de tiempo determinado.

Se utiliza para estimar cuáles serán los costos del proyecto en cada fase.

El presupuesto del proyecto incluirá diferentes factores, como el costo del trabajo, los costos de suministro de materiales, los costos operativos, etc…

Ten en cuenta que el presupuesto del proyecto no es un valor fijo ni un documento estático.

De hecho, esta cantidad se revisará y restaurará durante el ciclo de vida del plan, ajustándose y modificándose gradualmente a medida que el plan evoluciona según los diversos gastos y necesidades.

El presupuesto es el motor que impulsa el financiamiento de un proyecto y comunica a las partes interesadas cuánto dinero se necesita, cuándo se necesita y por qué se necesita.

Pero no es solo un medio para obtener lo que el proyecto requiere; otra cosa que hace que un presupuesto de proyecto sea crucial es que es una herramienta para controlar los costos del proyecto.

El presupuesto es un plan que sirve como base para medir el rendimiento mientras recopilas los costos reales a medida que avanza el proyecto.

¿Cómo crear un presupuesto de proyecto?

Como ya se mencionó anteriormente, hay muchos factores diferentes involucrados en la creación de un presupuesto, como, por ejemplo, costos fijos y variables, mano de obra, costos directos e indirectos, materiales y licencias, etc.

Además, hay varias maneras de crear un presupuesto de proyecto.

Para cumplir con todas estas diferentes necesidades y requisitos del proyecto, un presupuesto debe crearse con el mayor compromiso y cuidado.

Así que aquí hay 7 consejos principales para preparar un presupuesto de proyecto exitoso.

1. Aprovecha la historia y los datos de proyectos anteriores

El nuevo proyecto al que nos referimos no es el primero ni el último que intenta alcanzar un milestone o una meta específica en el mercado.

Por eso, antes de comenzar cualquier trabajo en el nuevo proyecto, vale la pena echar un vistazo a todos los proyectos similares y exitosos del pasado y sus presupuestos relacionados.

Los datos históricos también pueden ayudar a identificar errores que pudieron haber llevado a gastar más dinero del necesario en el pasado y, por lo tanto, evitarlos.

Los proyectos exitosos del pasado son un punto de partida para tener una idea general de la cantidad posible del presupuesto para el nuevo proyecto.

2. Ponte en contacto con expertos

Sin importar cuál sea el problema o la industria, habrá personas experimentadas en todas partes que poseen muchos años de experiencia.

Estas personas a menudo conocen el mercado como la palma de su mano, saben dónde están las oportunidades y cuáles son los riesgos potenciales.

Así que, para crear un presupuesto exitoso, a veces es necesario contactar a estos «gurús» para obtener información valiosa.

Alternativamente, consulta nuestro blog, que está lleno de información y artículos específicos.

3. Confirma la precisión de los datos

Después de haber preparado el tan esperado documento de presupuesto, necesitas asegurarte de que todos los datos estadísticos incluidos en él sean correctos.

Durante la fase de desarrollo, de hecho, no puedes permitirte errores graves como un número mal reportado o una evaluación incorrecta, porque podrían llevar a una fatalidad – incluso muy seria – a largo plazo.

4. Mantén tu presupuesto dinámico

De vez en cuando, las necesidades y recursos de la empresa cambiarán y, como resultado, también lo hará el presupuesto.

La gestión de proyectos es una disciplina dinámica y, en consecuencia, el presupuesto dedicado a cada proyecto individual también debe ser dinámico.

Así que, cuando llegue el momento de hacer cambios en el proyecto, es importante asegurarse de que estos cambios se trasladen también al presupuesto.

Un consejo adicional es proporcionar un buffer, que contenga una cierta cantidad (discutida y acordada inicialmente) para enfrentar cualquier cambio que requiera un aumento del presupuesto.

5. Actualiza tu presupuesto en tiempo real

Hablando de cambios en el presupuesto, el gerente de proyecto debe asegurarse de que el presupuesto siempre esté actualizado en tiempo real.

Un error a evitar es posponer la actualización de costos y gastos – quizás porque es el descanso del almuerzo – porque podrías olvidarte de ello.

Esto evitará cometer errores, incluso muy graves, basados en información incorrecta.

6. Utiliza un software de gestión de proyectos

El gerente de proyecto tiene un trabajo: mantener todas las actividades del proyecto bajo control.

Entonces, ¿qué mejor manera de hacerlo que utilizando un gran software de gestión de proyectos?

Con esto, el gerente de proyecto no solo podrá tener una visión general de todo el proyecto, sino también tener el presupuesto a mano en cualquier momento.

Con el software de gestión de proyectos de TWproject no eliminarás el riesgo de sobrecostos, pero puede ayudarte a gestionarlos.

 

Por lo tanto, preparar un presupuesto de proyecto es una tarea delicada: y sobre todo, es un elemento que sigue la evolución del proyecto a lo largo de todas sus fases.

El gerente de proyecto necesita estar siempre vigilante, ¡nunca deben bajar la guardia! Nuestro software se desarrolló por esta razón: para ser una herramienta valiosa y eficiente para el éxito de tu proyecto.