Las técnicas de compresión del cronograma del proyecto se aplican durante el desarrollo del proceso de planificación si un proyecto se está retrasando respecto a su plan.
El objetivo de la compresión del cronograma es intentar comprimir el cronograma sin cambiar el alcance del proyecto.
Si el alcance del proyecto no ha cambiado y el proyecto está retrasado, la fecha límite planificada solo puede cumplirse comprimiendo el programa restante del proyecto.
ÍNDICE DE CONTENIDO
Cómo funciona la programación de un proyecto
El rol del gerente de proyecto es trabajar con el equipo para lograr los objetivos del proyecto.
El gerente de proyecto y el equipo del proyecto primero desarrollan un plan de proyecto que incluye la programación del proyecto. En resumen, el gerente de proyecto debe dividir el proyecto en piezas más pequeñas y manejables.
El primer paso es, por lo tanto, la descomposición del proyecto en entregables, productos de trabajo verificables, y aquí se deben considerar las siguientes preguntas:
- ¿Qué resultados deben crearse para lograr los objetivos del proyecto?
- ¿Qué no se entregará en el proyecto?
- ¿Cuáles son las hipótesis?
- ¿Cuáles son los límites del presupuesto?
- ¿Cuándo debe completarse el proyecto?
- ¿Qué actividades deben realizarse para lograr los resultados finales?
Después, es el momento de pasar a la parte «creativa» de la secuenciación de actividades, donde los gerentes de proyecto deben preguntarse:
- ¿Cuál es el orden más eficiente de actividades?
- ¿Algunas actividades ocurren necesariamente antes de que otras actividades puedan comenzar?
- ¿Se pueden realizar algunas actividades en paralelo?
- ¿Depende el proyecto de recursos externos, proveedores y organizaciones?
Técnicas para la compresión del cronograma de un proyecto
Si el proyecto resulta estar retrasado, hay varias técnicas que permiten la compresión del cronograma de un proyecto:
- Revisar las dependencias de las actividades y asegurarse de que sean correctas y válidas. Busque formas de modificar las dependencias para acelerar la finalización del proyecto.
- Cuestionar las hipótesis en las que se cree que las actividades son dependencias obligatorias. ¿Realmente necesitas completar ciertas tareas antes de comenzar las siguientes? De hecho, a veces es posible encontrar otras formas de iniciar actividades sucesivas en paralelo, lo que se conoce como fast tracking. Pero ten cuidado, ya que esta acción probablemente aumentará los riesgos.
- Reducir los retrasos. Encontrar formas de reducir los retrasos a lo largo de la ruta crítica del proyecto a veces requiere creatividad.
- Revisar las dependencias externas. En lugar de esperar dos semanas por la entrega de una computadora portátil, por ejemplo, ¿por qué no comprar computadoras portátiles de un minorista local?
- Revisar los supuestos de externalización. Si eliges externalizar, puedes reducir contractualmente la duración de las actividades externalizadas.
Por lo tanto, es posible acelerar los proyectos modificando las dependencias y actuando sobre la compresión del tiempo. Aquí hay otras tácticas útiles para intervenir en las actividades críticas:
- Reducir la duración de las actividades reduciendo los riesgos asociados. Cuando las personas estiman actividades, a menudo agregan un tiempo de «colchón» que tiene en cuenta los riesgos. Si puedes reducir o eliminar el riesgo, puedes reducir el tiempo necesario.
- Reducir la duración del proyecto agregando recursos calificados adicionales a las actividades de la ruta crítica, lo que se conoce como crashing. Sin embargo, ten en cuenta que esta acción aumenta los costos y a menudo también aumenta los riesgos del proyecto.
- Reducir la duración de un proyecto reemplazando a un miembro del equipo por alguien con más experiencia y conocimiento para realizar actividades de la ruta crítica. Naturalmente, esta acción también aumentará el costo total.
- Reducir el alcance del proyecto. Discute la prioridad de los entregables con las partes interesadas clave y determina si el alcance del proyecto puede reducirse.
5 pasos a seguir si el proyecto se está retrasando respecto al programa
Hemos visto generalmente las posibles soluciones para la compresión del cronograma de un proyecto.
Veamos ahora, si un proyecto realmente está retrasado, cuáles son los 5 pasos principales que deben seguirse en secuencia:
- En primer lugar, revisa los riesgos y reestablece la duración de las actividades. Esto se debe a que, al analizar nuevamente las actividades restantes, si los riesgos considerados durante la planificación ya no son válidos, esto puede conducir a una duración más corta. La revaluación mostrará cuánto tiempo tomará completar las actividades restantes del proyecto. Como consecuencia, sabremos cuánto tiempo quedará para la entrega del propio proyecto.
- Si la revaluación resulta en una fecha límite pospuesta para la finalización del proyecto, se debe considerar el fast tracking del proyecto. En este caso, se evalúan las actividades restantes de la ruta crítica y se analiza si algunas de ellas pueden realizarse en paralelo, en lugar de secuencialmente. Esto, por supuesto, para acortar la duración total del proyecto. Una de las ventajas del fast tracking es que este método, en general, no implica un costo adicional para el proyecto.
- El tercer paso es el crashing del proyecto. En este caso, se incluyen recursos adicionales y se establece un presupuesto adicional para cubrir los costos crecientes. Como más recursos trabajarán en las actividades restantes del proyecto, se espera una entrega más rápida del proyecto.
- El cuarto paso es la reducción del alcance del proyecto. Reducir el alcance puede ayudar a reducir las actividades restantes en el proyecto. Además, si el cliente está de acuerdo, reducir el alcance puede ayudar a completar el proyecto a tiempo.
- El quinto paso es el recorte de calidad. Alcanzar cierto nivel de calidad significa invertir tiempo y dinero. Si el cliente está de acuerdo en reducir sus expectativas de calidad, esto será una ayuda adicional para completar el proyecto más rápido. Claramente, este último paso representa la solución más extrema.
Una compresión efectiva de un cronograma de proyecto requiere una gestión de planificación eficiente. Un proceso de toma de decisiones inteligente basado en el mejor escenario generado al probar varias opciones.
Lamentablemente, la compresión del programa es un hecho en la mayoría de los proyectos.
El desafío al que se enfrentan los gerentes de proyecto es mantener el «programa comprimido» realista y alcanzable.
