Gerentes funcionales no siempre se tienen en cuenta en la ejecución de un proyecto. Estos gerentes suelen considerarse un costo adicional en lugar de una inversión. ¡Sin embargo, este no es el caso!
En muchas organizaciones, los equipos están formados por tantos miembros de tantos departamentos diferentes que, con frecuencia, resulta imposible que un solo gerente de proyecto se ocupe de todo y «conozca» todos los aspectos.
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De hecho, sin embargo, muchas empresas se conforman con tener un solo gerente de proyecto que coordine a todo el equipo e inicie una serie de proyectos destinados, por esta razón, a fracasar desde el inicio.
Es evidente que el número de roles necesarios para alcanzar objetivos específicos depende del tamaño de la organización y del tamaño del proyecto, pero debes dejar de esperar que el gerente de proyecto sea la única persona capaz de gestionar equipos de proyecto grandes.
El gerente de proyecto, por muy bueno y experimentado que sea, se enfrenta a situaciones en las que no puede gestionarlo todo por sí mismo. Aquí es donde entran en juego los gerentes funcionales.
Aunque el costo inicial derivado de la incorporación de gerentes funcionales será mayor (tendrás que pagar a una o más personas en un nivel directivo), los gerentes de la empresa deben considerar los beneficios de gestión que resultarán de esta inversión.
¿Qué es, en realidad, un gerente funcional?
Un gerente funcional es una persona que ejerce la autoridad directiva sobre una unidad organizacional, como un departamento, dentro de una empresa u organización, y cuyo rol contribuye al cumplimiento exitoso de los procesos.
El gerente funcional puede ser, por ejemplo, el jefe de Marketing o Logística, del Departamento Técnico o de Administración.
El rol fundamental del gerente funcional consiste en:
- Revisar y aprobar el plan del proyecto para el área específica que aborda.
- Ofrecer a las personas la oportunidad de integrar el equipo del proyecto.
- Brindar orientación, según sea necesario y cuando se solicite, a los miembros del equipo del departamento correspondiente.
- Revisar el cronograma del proyecto si es necesario.
- Eliminar obstáculos para el equipo del proyecto.
- Proporcionar a los miembros del equipo el tiempo requerido para completar el proyecto con éxito, tal como se define en el plan del proyecto aprobado.
- Asegurar que las personas del departamento que trabajan en el proyecto cuenten con un nivel adecuado de habilidades y conocimientos para realizar el trabajo.
El rol del gerente funcional es, por lo tanto, esencial para ejecutar proyectos complejos sin fallas.
Una contribución importante de los gerentes funcionales también consiste en tratar de mostrar a sus miembros del equipo cómo resolver problemas, proporcionando los métodos y herramientas adecuados.
¿Cuáles son las responsabilidades de un gerente funcional?
- Comunicar al gerente del proyecto o programa cualquier cambio en la disponibilidad de sus recursos.
- Monitorear el estado del proyecto o programa y comprender sus impactos sobre sus recursos y áreas de responsabilidad.
- Ayudar al gerente del proyecto o programa a ejercer liderazgo y obtener el compromiso necesario.
- Evaluar la efectividad general y la calidad de los resultados.
- Asegurar el mejoramiento del desempeño de su función y una integración transversal efectiva.
- Participar en el proceso de toma de decisiones del proyecto o programa relacionado con el impacto sobre las tareas bajo su responsabilidad.
- Comunicar al gerente del proyecto o programa cualquier cambio en el proyecto que afecte la calidad o el alcance del resultado final.
- Asegurar que los requisitos específicos de su área para la entrega prevista se comuniquen y comprendan claramente.
- Participar en el análisis de riesgos del proyecto y en la gestión de problemas, siempre que sea necesario.
- Asegurar que el tiempo de sus recursos no esté excesivamente desequilibrado entre el trabajo requerido para el proyecto y cualquier otra actividad «rutinaria».
- Decidir qué recursos asignar al proyecto, asegurando que los recursos asignados posean las habilidades adecuadas para el proyecto o tengan la capacidad de adquirirlas.
- Entender el trabajo requerido de sus recursos para el proyecto y cualquier nueva habilidad que puedan adquirir como resultado del trabajo en el proyecto.
- Asegurar que los fondos disponibles para el proyecto sean los acordados y prometidos inicialmente.
- Gestionar cualquier problema de desempeño de los recursos que el gerente del proyecto o programa identifique y reporte.
Integración entre gerente funcional y gerente de proyecto
En una organización, a menudo surge una resistencia inicial a la idea de tener más de un gerente (especialmente por razones presupuestarias).
Sin embargo, las ventajas de contar con gerentes funcionales que realmente puedan dedicar tiempo al equipo compensan dicha inversión.
Una buena integración entre gerente funcional y gerente de proyecto solo puede generar beneficios desde todas las perspectivas, tanto para el proyecto como para la organización en general.
Lo esencial es que el equipo tenga claros los roles de cada uno y que la comunicación sea transparente y sin ambigüedades.
De hecho, el gerente funcional es capaz de reconocer si una actividad específica relacionada con su departamento y experiencia puede (o no) aportar valor añadido al proyecto. Por eso, el gerente funcional tiene la capacidad de ayudar al gerente de proyecto a identificar cuándo el equipo del proyecto está desperdiciando tiempo y recursos.
En general, por lo tanto, la presencia de gerentes funcionales y gerentes de proyecto no solo mejorará el desempeño del equipo del proyecto, sino que también potenciará la moral y el compromiso de cada miembro del equipo.
El gerente de proyecto reconocerá las habilidades específicas del gerente funcional, mientras que el gerente funcional reconocerá las habilidades y capacidades de coordinación del gerente de proyecto.
