Manager funzionali in un progetto: come coinvolgerli e perché

I Manager Funzionali non sempre vengono presi in considerazione nella realizzazione di un progetto. Questi manager vengono visti generalmente come un costo ulteriore anziché un investimento. Così però non è!

In molte organizzazioni, infatti, i team sono composti da un tal numero di membri provenienti dai più diversi dipartimenti che molto spesso è impossibile per un singolo project manager occuparsi di tutto e “sapere” tutto.

Ma, in realtà, molte aziende si accontentano di avere un solo project manager che coordini l’intero team ed avviano una serie di progetti destinati, per questo motivo, a fallire fin dall’inizio.

È ovvio che il numero di ruoli richiesti per raggiungere determinati obiettivi dipende dalla dimensione dell’organizzazione e dalla dimensione del progetto, ma bisogna smettere di aspettarsi che il project manager sia l’unica persona in grado di occuparsi della gestione nel caso di grandi team di progetto.

Il Project Manager per quanto bravo ed esperto ci sono situazioni in cui non potrà gestire tutto da solo. Ecco quindi che entrano in gioco i manager funzionali.

Anche se il costo iniziale dovuto all’introduzione di manager funzionali sarà più elevato (bisognerà infatti pagare una o più persone di livello manageriale) i dirigenti dell’azienda devono considerare i benefici a livello di gestione che deriveranno da questo investimento.

Ma che cos’è un manager funzionale?

Il manager funzionale è una persona che ha l’autorità di gestione di un’unità organizzativa, come un dipartimento, all’interno di un’azienda, società o organizzazione e il cui ruolo serve per il completamento dei processi con successo.

Il manager funzionale può essere ad esempio il responsabile Marketing o della Logistica, dell’Ufficio Tecnico o dell’Amministrazione.

Il ruolo critico del manager funzionale è di:

  • Revisionare e approvare il piano di progetto per l’area specifica di cui si occupa.
  • Offrire alle persone l’opportunità di essere membri del team di progetto.
  • Fornire indicazioni, come e quando richiesto, ai membri del team del dipartimento interessato.
  • Rivedere il programma del progetto, se necessario.
  • Rimuovere gli ostacoli per il team di progetto.
  • Assicurare ai membri del team il tempo necessario per completare il progetto con successo, come definito nel piano di progetto
  • Assicurarsi che le persone del dipartimento che lavorano al progetto abbiano il livello adeguato di abilità e know-how per svolgere il lavoro.

Il ruolo del manager funzionale è quindi fondamentale per eseguire progetti complessi in modo impeccabile.

Il notevole contributo dei responsabili funzionali è anche quello di tentare di mostrare ai membri del loro team come risolvere i problemi fornendo i metodi e gli strumenti adeguati.

manager funzionale

Quali sono le responsabilità del manager funzionale?

  • Comunicare le modifiche della disponibilità delle loro risorse al project/program manager.
  • Tenere traccia dello stato del progetto/programma e comprendere gli impatti sulle loro risorse e aree di responsabilità.
  • Aiutare il project/program manager nel fornire la leadership e ottenere il buy-in.
  • Valutare l’efficacia e la qualità complessive dei risultati.
  • Garantire il miglioramento delle prestazioni della loro funzione e l’integrazione interfunzionale efficace.
  • Partecipare al processo decisionale di progetto/programma rilevante per l’impatto sulle funzioni di cui è responsabile.
  • Comunicare con il project/program manager eventuali modifiche al progetto che incidono sulla qualità o sulla portata del risultato finale.
  • Garantire che vengano comunicati e compresi i requisiti specifici del suo settore per l’output da produrre.
  • Partecipare all’analisi dei rischi del progetto e alla gestione dei problemi, dove richiesto.
  • Assicurarsi che il tempo delle sue risorse non sia eccessivamente sbilanciato tra il lavoro richiesto per il progetto e altre eventuali attività “routinarie”.
  • Decidere quali risorse assegnare al progetto, assicurando che le risorse allocate dispongano delle competenze appropriate richieste per il progetto o abbiano la capacità di acquisire tali competenze.
  • Comprendere il lavoro richiesto alle sue risorse per il progetto e qualsiasi nuova abilità che possono acquisire come risultato del lavoro al progetto.
  • Garantire che le risorse siano disponibili per il progetto, come inizialmente promesso ed accordato.
  • Gestire eventuali problemi di prestazioni delle risorse che il project/program manager può riscontrare e segnalare.

Integrazione fra manager funzionale e project manager

Spesso in un’organizzazione si ha una resistenza iniziale all’idea di avere più manager (soprattutto per motivi di budget).

Tuttavia, i vantaggi di avere manager funzionali che possono realmente trascorrere del tempo con il team ripagano l’investimento.

Una buona integrazione fra manager funzionale e project manager non può che produrre benefici sotto tutti i punti di vista, sia per il progetto che per l’organizzazione in generale.

Quello che è importante è che il team abbia chiaro in mente quali sono i ruoli di uno e dell’altro e che la comunicazione sia trasparente e senza equivoci.

Il manager funzionale è infatti in grado di riconoscere se un’attività specifica, legata al suo dipartimento e alla sua esperienza, può fornire (o meno) valore aggiunto al progetto. Per questo il manager funzionale ha la capacità di aiutare il project manager a riconoscere quando il team di progetto sta sprecando tempo e risorse.

In generale quindi, la presenza di manager funzionali e project manager non solo permetterà di migliorare le prestazioni del team di progetto, ma anche di migliorare il morale e l’impegno di ogni singolo membro della squadra.

Il project manager riconoscerà le competenze specifiche del manager funzionale, mentre il manager funzionale riconoscerà le competenze e capacità di coordinamento del project manager.

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