Estrategias para optimizar los flujos de trabajo en equipos de TI

¿Existen buenas estrategias para optimizar los procesos y flujos de trabajo para los equipos de TI?

En este artículo, nos centraremos en los principales problemas que las empresas de TI enfrentan diariamente en la gestión de proyectos y analizaremos algunas soluciones para resolverlos.

Twproject conoce bien los problemas de flujo de trabajo en los proyectos, tanto a través de los comentarios de sus usuarios como mediante la experiencia interna de su equipo.

Por eso creemos que podemos compartir algunas estrategias útiles para abordar los principales problemas y las mejores herramientas para manejarlos.

Introducción: los requisitos más relevantes para el sector de TI

Antes de conocer estas herramientas, comencemos con lo básico: ¿cómo aborda el mundo de la TI las herramientas de optimización de procesos? ¿Cómo evalúan y eligen las herramientas los gerentes de proyectos de TI?

Este es un sector que ciertamente está abierto a nuevos desarrollos tecnológicos y donde domina el deseo de optimizar y acelerar los procesos.

La eficiencia en la ejecución de proyectos es ciertamente uno de los objetivos más importantes en una empresa de TI, y ahora veremos cómo se puede lograr.

Las diferentes instancias de gestión del flujo de trabajo en los equipos de TI

Analicemos ahora los desafíos específicos que enfrentan los equipos de TI todos los días y, al mismo tiempo, veamos los principales problemas y herramientas que pueden ayudarles a cambiar el rumbo.

Los departamentos de TI valoran mucho la mejora de la eficiencia interna y la reputación corporativa, por lo que estamos seguros de que estas estrategias resultarán útiles.

Siempre es importante tener en cuenta que todo el equipo debe poder aprovechar los beneficios del uso de herramientas de gestión. Esto ayudará a reducir la fase de inicio y conducirá inmediatamente a una mejora en los flujos.

1. Coexistencia de proyectos con diferente curso y tipo

El primer esfuerzo que los gerentes de proyectos de TI realizan cada día concerne a los plazos de entrega, que no siempre son fáciles de cumplir.

Los cronogramas planificados al inicio a menudo se posponen debido a un flujo de trabajo no lineal que se atasca con facilidad.

La principal causa que, en nuestra opinión, corre el riesgo de ralentizar los flujos de trabajo en los equipos de TI es la coexistencia de proyectos de diferente naturaleza.

De hecho, en las empresas de TI es muy común que el personal gestione varios tipos de proyectos al mismo tiempo en su trabajo diario.

• Existen los proyectos reales, con un inicio, una duración y un final, cuya carga se acumula en los días siguientes si no se realiza a tiempo.
  
• Luego está la actividad de mantenimiento que se lleva a cabo de manera más o menos regular durante el transcurso del año y que también debe considerarse en la carga del operador.
  
• Finalmente, están los ‘tickets’, es decir, aquellas actividades que no tienen fecha de inicio ni de fin, pero representan microactividades, como correcciones de errores o pequeñas solicitudes ocasionales.

Estos últimos, en particular, pueden ser una causa importante de retrasos y cuellos de botella, ya que interrumpen el flujo de trabajo regular.

De hecho, cada una de estas actividades es inherentemente diferente y no debe tratarse de la misma manera.

Existen estrategias y herramientas diseñadas específicamente para gestionar esta diferencia en los proyectos, las cuales ayudan enormemente a planificar el trabajo calculando cuánto tiempo requiere cada una de estas actividades por parte del equipo del proyecto.

1.1. Cálculo de la carga de trabajo del operador

El primer problema causado por estas diferentes actividades es que afectan de manera distinta a la carga de trabajo de los operadores.

Por ejemplo, en algunos casos estas actividades se acumularán durante los próximos días si no se realizan con prontitud, y aumentarán la tasa de trabajo diaria hasta la fecha límite del proyecto. En otros casos, pueden posponerse, pero siempre es importante calcular su incidencia en la carga del equipo.

Gestionar la carga de trabajo del operador no es una tarea fácil y, por lo tanto, puede ser útil utilizar un software de gestión de carga de trabajo en proyectos que permita una planificación detallada, teniendo en cuenta las diferencias entre proyectos, como se ha visto hasta ahora.

Twproject, por ejemplo, permite asignar a cada proyecto un valor diferente de los tres mencionados anteriormente y así ponderar la carga de trabajo de los operadores, teniendo en cuenta el hecho de que cada proyecto se comporta de manera diferente según su tipo.

Esto ayuda a evitar la sobrecarga de los miembros del equipo y a optimizar los flujos de trabajo en los equipos de TI en una etapa temprana de la planificación.

De hecho, si planificamos con más cuidado, teniendo en cuenta esta triple tarea de los miembros del equipo, se pueden cumplir mejor los plazos de entrega y el trabajo en general será más fluido.

1.2. Integración con la gestión de costos

Además, otra razón para segmentar los diferentes tipos de proyectos es la mayor precisión en los informes que lograremos.

Para una empresa con muchos proyectos en curso, de diferentes tipos y tendencias, la generación de informes de trabajo y la facturación pueden ser una tarea abrumadora.

Una buena solución puede ser utilizar un sistema de planificación del trabajo con gestión de costos integrada, que registre automáticamente el trabajo realizado por el equipo, pero que al mismo tiempo permita registrar todos los gastos imprevistos.

Al usar una plataforma completa como Twproject, los datos se actualizarán automáticamente y se podrá realizar un análisis comparativo entre el trabajo estimado y el real.

A diferencia de muchos otros softwares de gestión de proyectos, Twproject ofrece un seguimiento del trabajo oportuno y preciso, lo que te permite mantenerte actualizado sobre los costos internos, el trabajo de los recursos y los márgenes, brindando transparencia internamente y al cliente.

2. Gestión de flujos de trabajo y cuellos de botella

Pasando a los temas relacionados con la ejecución del proyecto, identificamos como segundo problema la falta de enfoque en la secuenciación de las fases de trabajo.

Como hemos visto, una organización del trabajo poco fluida puede llevar al fenómeno del cuello de botella.

Se trata de un retraso molesto en el cronograma para la ejecución del proyecto. Las causas de las interrupciones en el proceso de ejecución de proyectos planificados pueden ser tickets por procesar, una urgencia técnica que atender, etc.

A menudo es difícil identificar el punto exacto en el flujo de trabajo donde ocurre este bloqueo; por lo tanto, puede tener sentido contar con herramientas que muestren visualmente los pasos del proceso y destaquen así los puntos críticos.

El mejor ejemplo de estas herramientas es el diagrama de Gantt.

Anteriormente utilizado como un simple cronograma de planificación inicial, hoy esta herramienta se ha vuelto mucho más dinámica y nos acompaña durante toda la duración del proyecto.

Es debido a esta interactividad que el diagrama de Gantt es ahora una herramienta recomendada para todos los equipos de proyecto, incluso los más ágiles, como los equipos de TI.

2.1. Dependencias

Un buen diagrama de Gantt nos permite vincular las diferentes fases del proyecto entre sí y establecer sus diferentes tipos de dependencias.

En primer lugar, debemos enumerar las actividades del proyecto y configurar nuestra WBS (Work Breakdown Structure), que, como su nombre indica, divide el proyecto en bloques de trabajo ordenados jerárquicamente.

Posteriormente, nuestra WBS puede visualizarse como un diagrama de Gantt que nos permitirá vincular fácilmente las actividades entre sí.

Cuanto más precisa y realista sea la correlación entre las fases y subfases, más podremos identificar problemas que causen retrasos, bloqueos o sobrecostos.

Si utilizamos software de gestión de proyectos como Twproject, el diagrama de Gantt puede crearse en solo unos minutos: gracias a él, es fácil comprender cómo se organiza el trabajo y asignar tareas fácilmente a los distintos responsables.

2.2. La línea de tiempo

Cuando comienza el trabajo y, por lo tanto, es necesario monitorear y analizar los flujos de trabajo, el diagrama de Gantt es particularmente adecuado para realizar este análisis.

Con Twproject, puedes usar la Línea de tiempo del proyecto, una herramienta dentro del Gantt así como en la página de estadísticas, que te permite identificar fácilmente las causas de los retrasos del proyecto.

La Línea de tiempo representa la memoria histórica del proyecto, que registra todo lo que inicialmente se planificó en la fase de inicio.

Posteriormente, la Línea de tiempo mantiene un registro de todas las variaciones del proyecto automáticamente, sin que el gestor del proyecto tenga que anotarlas explícitamente.

Si, por ejemplo, se cambia una fecha de entrega, este cambio quedará registrado en la línea de tiempo y al final del proyecto será posible revisar el momento exacto en que la línea de tiempo cambió.

En el mundo de la tecnología de la información, es muy fácil que esto ocurra, especialmente debido a la coexistencia de varios proyectos en curso, como hemos visto.

Conocer las causas de los retrasos es muy útil para planificar con mayor precisión en el futuro y ayuda a evitar los cuellos de botella notorios en los que a menudo incurrimos si no se gestionan sabiamente.

Agilidad en la gestión del flujo de trabajo gracias a las tareas pendientes

Así que, después de haber calculado cuidadosamente la carga de trabajo de los operadores y planificado los pasos de trabajo con precisión, veamos finalmente cuál es el último paso para mejorar los flujos de trabajo en la fase de ejecución.

Una de las tareas más difíciles durante esta fase es la optimización en la distribución de entregas y tareas, que si no se hace eficazmente puede afectar negativamente la productividad del equipo.

A menudo, al iniciar un nuevo proyecto, la cantidad de información que debe comunicarse al equipo del proyecto puede parecer abrumadora.

Pero si divides todas las actividades en tareas pequeñas y precisas, no solo te comunicas eficazmente con el equipo, sino que obtienes una visión más clara para todo el equipo.

A los equipos de TI generalmente les gustan las formas ágiles de gestionar flujos de trabajo, y en esto Twproject tiene varias soluciones que son muy apreciadas por ellos.

Sus ToDo’s son muy flexibles porque pueden contener mucha información, como responsable, etiqueta, tipo, archivos adjuntos, etc.

Puedes agregarles comentarios, mencionando al destinatario. Puedes filtrarlos de múltiples maneras y organizarlos por prioridad. En resumen, tienen todo lo que puede ser útil para un equipo ágil que necesita una herramienta de comunicación eficiente y rápida.

También se pueden gestionar a través del tablero visual Kanban de Twproject, que contiene algunas funciones especiales, como el método de ordenación de columnas. No solo por prioridad, sino también por proyecto, por responsable, por estado y tipo.

Los ToDo’s son funcionales para cualquier tipo de trabajo, ya sea relacionado con proyectos clásicos, mantenimiento o gestión de tickets.

Twproject: la herramienta ideal para optimizar flujos de trabajo en equipos de TI

En resumen, sabemos que las empresas de TI son las más atentas a los nuevos desarrollos tecnológicos y las más inclinadas a adoptar herramientas de software para mejorar los procesos internos.

Sin embargo, es igualmente probable que las empresas de TI decidan crear sistemas artesanales, ya que son productoras de software.

Pero como sabemos, hoy en día existe una creciente segmentación en la industria del software y, por lo tanto, la elección de internalizar el desarrollo de sistemas de gestión empresarial no siempre tiene éxito y puede desviar la atención de proyectos más rentables.

Por eso, lo mejor es acudir a quienes tienen décadas de experiencia en el campo y saben cómo anticipar y resolver las necesidades de las empresas de TI en la gestión de proyectos.

Nuestros clientes que trabajan en el sector de TI no tienen dudas: Twproject tiene todo lo que necesitan para simplificar la gestión de proyectos de TI.

Además de lo que hemos visto hasta ahora, Twproject tiene muchas otras funcionalidades que pueden simplificar el flujo de trabajo dentro de un equipo de TI.

Desde la capacidad de gestionar al personal, clientes y proveedores en una única plataforma para una comunicación más eficaz e inmediata, hasta el modo combinado waterfall y agile, y la muy alta flexibilidad y personalización del sistema.

Todo lo que tienes que hacer es probarlo gratis durante 15 días y desarrollar tus primeros proyectos de TI con Twproject, con la ayuda de nuestro equipo de soporte que te guiará en la personalización.

Al igual que nuestros clientes actuales, estamos seguros de que nunca volverás atrás.