La comunicación efectiva del gerente de proyectos es una parte esencial de la gestión de proyectos.
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Su trabajo consiste en alinear a todos hacia un objetivo común y asegurarse de que toda la información correcta y completa llegue por los canales adecuados.
Al pensar en cómo los gerentes de proyectos pueden mejorar su comunicación habilidades, a menudo nos enfocamos solo en el resultado: cuándo decir algo, cómo decirlo y con qué frecuencia hacerlo.
Si bien estos son componentes fundamentales de la comunicación, un gerente de proyectos exitoso sabe que también debe considerar escuchar y gestionar emociones, tanto las propias como las del equipo.
Por qué es importante la comunicación del gerente de proyectos
Según el PMBOK, aproximadamente el 75% del tiempo de trabajo de un gerente de proyectos se dedica a la comunicación.
La comunicación es una competencia clave que, cuando se ejecuta correctamente, conecta a cada miembro del equipo del proyecto con un conjunto estándar de estrategias, objetivos y acciones.
A menos que estos componentes sean compartidos efectivamente por los gerentes de proyectos y comprendidos por las partes interesadas, los resultados del proyecto podrían verse comprometidos.
Cuando los gerentes de proyectos tienen sólidas habilidades de comunicación, pueden liderar proyectos más exitosos, aumentar el ROI y ayudar a la organización a superar a sus competidores.
Estas fuertes habilidades de comunicación permiten a los gerentes de proyectos establecer relaciones sanas y de confianza con su equipo y las partes interesadas a nivel micro.
Aquí están tres elementos clave para convertir la comunicación del gerente de proyectos en comunicación exitosa.
Establecer una estructura de comunicación
El primer paso hacia una comunicación efectiva es establecer un marco. Este marco es un plan que permite una comunicación eficiente con el equipo, las partes interesadas, los ejecutivos y los clientes.
En la práctica, esto significa acordar quién comunica qué, a quién, cuándo y cómo.
Al establecer expectativas claras desde el inicio, se le da a todos las herramientas necesarias para tener éxito.
Una estructura de comunicación integral incluye:
- Un propósito: la razón del marco, así como las razones de cada método de comunicación que abarca.
- Un resumen de los requisitos del proyecto: los requisitos del proyecto.
- Una lista de métodos de comunicación a utilizar y objetivos asociados con cada uno: estos incluyen reuniones (comenzando con la Kick-off meeting), correo electrónico, reuniones diarias, mensajería instantánea y cualquier software de gestión de proyectos o herramientas a utilizar.
- Tiempo, fechas y frecuencia: Es esencial establecer expectativas y precedentes para el momento de las comunicaciones.
- Roles y responsabilidades: aunque el gerente de proyectos manejará la mayoría de las comunicaciones, también se necesita un proceso claro para cómo comunican otros miembros del equipo y las partes interesadas.
Practicar la escucha activa
Saber hablar bien es una cosa, pero un gerente de proyectos destaca cuando también sabe cómo realmente escuchar a alguien.
Cuando un gerente de proyectos practica la escucha activa, no solo presta atención al contenido de un mensaje, sino que se sintoniza con matices como el lenguaje corporal, las expresiones faciales y el tono de voz.
Esta habilidad permite al gerente de proyectos identificar mejor problemas, riesgos y oportunidades.
Por el contrario, una mala escucha a menudo está vinculada a errores, reducción de la eficacia y oportunidades perdidas.
Convertirse en un oyente activo y consciente toma tiempo, práctica y dedicación, pero vale la pena por los beneficios profesionales y personales que trae.
Aquí hay algunos consejos para aumentar tu poder de escucha:
- No interrumpas: Parece sentido común, pero es muy fácil interrumpir a alguien cuando te excita la conversación o no quieres escuchar lo que la otra persona está diciendo. Pausar unos segundos cuando la otra persona ha terminado de hablar asegura que haya terminado su pensamiento.
- Dedica tiempo a la conversación: nadie puede escuchar adecuadamente cuando tiene prisa o está distraído por otras actividades. Es mejor no tener una conversación, en persona o en línea, si no estás preparado para darle toda tu atención. Es aquí donde pueden ocurrir errores y malentendidos. Comunica solo cuando estés listo para recibir el mensaje; si el momento no es adecuado, pide amablemente a la otra persona que hable en otro momento.
- Presta atención a las señales no verbales: esto te permite participar en un nivel de comunicación más profundo y menos superficial. A menudo, las personas tienden a decir algo en lo que no creen para evitar argumentos o sentimientos negativos; en estos casos, las señales no verbales pueden ayudarte a entender dónde está la verdad.
- Haz las preguntas correctas: cuando una persona escucha sin hacer preguntas, puede dar la impresión de que no está interesada ni involucrada en lo que estás diciendo.
- Sé objetivo: Es fácil dejarse llevar por tus sentimientos y prioridades al comunicarte con alguien. Para practicar la escucha consciente, necesitas dejar atrás prejuicios e ideas personales y procesar el mensaje desde un punto de vista objetivo.
Utilizar las herramientas adecuadas
Usar las herramientas de comunicación adecuadas para las situaciones es crítico para hacer efectivo el tono de la comunicación. Examinemos los diversos casos.
Para comunicaciones no urgentes
En este caso, la formalidad de un correo electrónico podría ser demasiado, pero incluso organizar una reunión parece excesivo.
Cuando se trata de necesidades de comunicación no urgentes, la mensajería instantánea es, en la mayoría de los casos, el mejor canal de comunicación para elegir.
Estas herramientas son excelentes para preguntas o preocupaciones aleatorias, no requieren participación en tiempo real y, quizás lo más importante, no interrumpen el flujo de trabajo de los demás.
Además, el uso de estas herramientas también proporciona un registro de la conversación al que puedes referirte más tarde.
El chat en un software de gestión de proyectos puede ser la mejor solución.
Para actualizaciones del proyecto
El marco de comunicación debería dejar en claro a todos qué plataformas son preferidas para actualizaciones y anuncios generales del estado del proyecto.
Nuevamente, usar software de gestión de proyectos podría ser la herramienta ideal para recopilar contenido en un solo lugar para que el equipo y las partes interesadas no tengan que perder tiempo buscando lo que necesitan.
Cada documento, archivo, discusión, tarea y fecha límite se puede ver aquí.
Para comunicaciones oficiales e importantes
Cuando llega el momento de comunicar información importante y oficial sobre el proyecto, el gerente de proyectos debe asegurar la atención de todos los miembros del equipo y las partes interesadas.
En este caso, una reunión donde todos estén invitados puede ser la mejor estrategia.
En esta ocasión, las personas interesadas también pueden hacer preguntas o presentar preocupaciones que pueden ser respondidas de inmediato.
Con prácticas y procesos de comunicación efectiva, los malentendidos y conflictos pueden eliminarse.
Planificar la comunicación significa dedicar tiempo temprano en el proceso de planificación del proyecto para entender a las partes interesadas y cómo desean comunicarse y recibir comunicaciones.
Al respetar sus necesidades, estarán más involucrados y motivados para el éxito del proyecto.
Los detalles de la gestión de la comunicación del proyecto pueden variar según el estilo del gerente de proyectos, el tamaño del proyecto o la industria. Sin embargo, de cualquier manera, la comunicación jugará un papel esencial desde el principio hasta el final de un proyecto.
Con un plan de comunicación sencillo, dedicación a la escucha consciente y las herramientas adecuadas, el gerente de proyectos y su equipo estarán mejor preparados para abordar cualquier proyecto con éxito.
