Cómo crear planes de proyecto precisos

La creación de un plan de proyecto preciso, sin importar el tipo de proyecto en el que estés trabajando, es algo que no debe subestimarse.

Todo buen director de proyecto sabe que ningún proyecto exitoso puede existir sin un plan sólido detrás.

Iniciar un proyecto sin un plan que haya sido considerado a fondo en todos los aspectos es como ir de viaje sin mapa: quizás también llegues a tu destino, pero la pérdida de tiempo (y dinero) será inevitable.

Un proyecto sin un plan bien redactado y estructurado puede, de hecho, conducir a problemas de desviación del alcance, presupuesto y plazos incumplidos.

Por lo tanto, debes trabajar estrechamente con tu equipo y construir un buen plan de proyecto antes de comenzar el trabajo propiamente dicho. Necesitarás establecer expectativas y decidir cómo alcanzarlas, y este es el método que nos guiará hacia el éxito.

Cómo redactar un plan de proyecto en 5 pasos

Lo que queremos lograr con estos artículos es un camino a seguir, un enfoque gracias al cual puedes comprender y seguir directrices simples y sistemáticas que te ayudarán en tu trabajo.

Por eso hemos intentado resumir los pasos para redactar un plan de proyecto en 5 etapas. Veamos cuáles son:

1) Definir el proyecto

Sea cual sea el proyecto en el que vayas a trabajar, el comienzo siempre es el mismo: definir qué quieres lograr.

Sin embargo, hacerlo no significa simplemente escribir conceptos generales como: «Quiero abrir una nueva pizzería», hay seis elementos clave a tener en cuenta al definir el proyecto:

• Objetivos: ¿qué estás intentando lograr con el proyecto? Aquí consideramos tanto elementos externos – ganancias, cuota de mercado, satisfacción del cliente – como elementos internos – mejora de infraestructura, optimización de procesos, retención de empleados. El consejo adicional es usar las directrices SMART en esta etapa.
• Alcance: sin importar cuán cuidadosamente planifiques, el proyecto casi seguramente estará sujeto a cambios que deben abordarse. En lugar de intentar identificar todo dentro del alcance del proyecto, podría ser más fácil identificar lo que definitivamente está fuera de alcance. Esta también es una buena oportunidad para determinar quién será responsable de aprobar/denegar cualquier cambio en el alcance.
• Criterios de éxito: ¿Qué determinará el resultado o el fracaso de este proyecto? En esta etapa, debes considerar los objetivos. Los criterios comunes son los proyectos entregados a tiempo y dentro del presupuesto del proyecto, el producto final que cumple cierto nivel de calidad y la solución de un problema empresarial específico.
• Productos finales: Aquí enumeramos los resultados esenciales del proyecto con el mayor detalle posible.
• Requisitos: Determina lo que necesitas – recursos, personal, presupuesto, tiempo – para lograr los objetivos del proyecto y producir resultados positivos.
• Programa: Usa una estructura de desglose de trabajo para determinar qué se necesita entregar y cuándo, luego úsala para determinar el cronograma básico, los hitos del proyecto y los plazos.

2) Identificar riesgos, precondiciones y restricciones

Identificar riesgos potenciales, peligros y contratiempos antes de que ocurran puede ayudar al director de proyecto a navegar por «aguas turbulentas» cuando inevitablemente sucedan.

En esta etapa, designar a un miembro del equipo para que sea responsable de la gestión de riesgos puede ser clave.

Dependiendo del tamaño del proyecto, esta persona puede ser el director de proyecto u otro miembro del equipo.

El factor importante es que alguien debe ser claramente responsable de monitorear todos los riesgos identificados.

En este caso, la ayuda y el apoyo del software de gestión de proyectos pueden hacer que la gestión de riesgos sea más fácil y manejable.

3) Planificación del personal para el proyecto

Esta etapa es otra clave en el plan de proyecto; de hecho, la gestión del proyecto es en gran parte la gestión de las personas que trabajan en él.

Planificar el proyecto significa identificar y documentar lo siguiente:

• Cliente: ¿quién recibirá el producto final? ¿Es un cliente interno o externo?
• Partes interesadas o stakeholders: estas son las personas o grupos interesados en la finalización exitosa del proyecto.
• Roles y responsabilidades: determina la jerarquía organizativa para el proyecto. ¿Quién tiene la última palabra en las decisiones? ¿Quién es responsable de la comunicación con el cliente? ¿Quién supervisa el presupuesto? ¿Quién es responsable del trabajo real?

4) Listar los recursos del proyecto

En el primer paso, se identificó una serie de requisitos de alto nivel necesarios para completar exitosamente el proyecto, después de lo cual se identificaron los recursos humanos necesarios para realizar y gestionar el trabajo.

Ahora es momento de centrarse en los recursos específicos necesarios para ponerse a trabajar:

• Tecnología (computadoras, software, dispositivos móviles)
• Nómina
• Materiales
• Etc.

En resumen, necesitas enumerar todos los recursos que necesitas en detalle, junto con sus costos.

5) Establecer un plan de comunicación para el proyecto

Hasta ahora tendrás un proyecto claramente definido con un programa, presupuesto y recursos. Entonces, ¿es hora de ponerse a trabajar, verdad? ¡Falso! De hecho, aún falta un paso muy importante: un plan de comunicación.

La mala comunicación es una de las principales razones del fracaso de un proyecto.

Esto se debe a que todo lo visto anteriormente – cumplir plazos, adherirse al presupuesto, etc. – depende de que los miembros del equipo se comuniquen entre sí, con el director de proyecto, las partes interesadas y los clientes.

Un buen plan de comunicación de proyecto debe incluir:

• Objetivos de comunicación: ¿cuál es el objetivo de un mensaje determinado?
• Grupo de audiencia: ¿quién debe estar incluido en las comunicaciones? Por ejemplo, puede no ser necesario incluir al director de la organización en las actualizaciones regulares del proyecto, pero debe consultarse en todo momento si el proyecto excede su presupuesto.
• Contenido clave de comunicación: al comunicarse con el equipo del proyecto y/o las partes interesadas, ¿qué información debe incluirse cada vez?
• Método y frecuencia de comunicación: ¿cómo se entregarán las comunicaciones y con qué frecuencia? ¿Vía correo electrónico u otra herramienta de colaboración? Determina esta información al inicio del proyecto y mantén coherencia con ella.

Cómo crear planes de proyecto precisos: Conclusión

En última instancia, si un director de proyecto nota que sus proyectos tienden a perder el control, exceder el presupuesto, incumplir plazos o no entregar un producto final con éxito, es muy probable que la mala planificación sea al menos parcialmente – si no totalmente – responsable.

Definir claramente el proyecto, identificar riesgos, armar el equipo, reunir recursos y elaborar un plan de comunicación siguiendo nuestras sugerencias hará, por lo tanto, una gran diferencia.