Los ejemplos de WBS en este artículo te ayudarán a entender cómo desglosar un proyecto de manera clara y estructurada.
Para garantizar el éxito de un proyecto, los gerentes de proyecto necesitan saber cómo desglosar el proyecto y, en consecuencia, cómo estructurar una WBS para asegurar el éxito del mismo.
WBS son las siglas de Estructura de Desglose del Trabajo, que, en otras palabras, significa una división del trabajo necesario para completar un proyecto.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
La WBS es ampliamente utilizada por gerentes de proyecto profesionales para representar el alcance del proyecto y los resultados de manera jerárquica.
Generalmente, crear una estructura de desglose del trabajo es uno de los primeros pasos en la planificación del proyecto.
Para los gerentes de proyecto al inicio de sus carreras, a veces la WBS puede ser confusa y difícil de gestionar, pero es bueno que se familiaricen rápidamente con ella, ya que es la clave del éxito, especialmente en el caso de proyectos complejos.
La estructura de desglose del trabajo, de hecho, se utiliza para hacer que los proyectos complejos sean más manejables. En esencia, la WBS está diseñada para ayudar a dividir un proyecto en bloques manejables que puedan evaluarse y controlarse eficazmente.
Cómo desglosar un proyecto: ¿por qué utilizas una WBS?
Obviamente, una simple lista de las actividades y de las personas que seguirán el proyecto no es suficiente para dividir claramente el proyecto en piezas más pequeñas.
Por lo tanto, el uso de una estructura de desglose del trabajo proporciona una visión clara del alcance del trabajo del proyecto.
En un programa de trabajo, las actividades se agrupan bajo ciertos niveles de descomposición.
Por ejemplo, en el programa de un proyecto de construcción, las actividades de cableado eléctrico se agrupan en el nivel dedicado al sistema eléctrico, mientras que las actividades de tuberías se agrupan en el nivel dedicado a las obras mecánicas.
Por lo tanto, la WBS permite mejorar la calidad de la planificación, la trazabilidad y la generación de informes, y por eso se utiliza.
Sin embargo, debe tenerse en cuenta que la WBS describe los resultados finales y los grupos de actividades, no las actividades en detalle.
En resumen, algunas razones ampliamente utilizadas para crear una WBS incluyen:
- Ayudar con una organización precisa del proyecto
- Ayudar a asignar responsabilidades
- Mostrar puntos de control del proyecto y milestones
- Permitir una estimación más precisa de costos, riesgos y tiempo
- Ayudar a explicar el alcance del proyecto a las partes interesadas
Cómo desglosar correctamente un proyecto
Para comenzar, el gerente de proyecto y los expertos determinan los principales resultados finales del proyecto.
Una vez determinados, es posible comenzar a desglosar estos resultados en bloques de trabajo cada vez más pequeños.
¿Pero qué tan pequeños? Esto depende del tipo de proyecto y del estilo de gestión, pero se debe establecer algún tipo de regla para determinar el tamaño y el alcance de los bloques de trabajo más pequeños.
Por ejemplo, se podría elegir la regla de las dos semanas, en la que ninguna pieza/actividad requiere menos de dos semanas de trabajo para completarse.
Otro método es la regla 8/80, donde ningún bloque debería tomar menos de 8 horas ni más de 80 horas para completarse.
Determinar estas reglas para los tamaños de los bloques puede requerir cierta práctica, pero hacen que el WBS sea definitivamente más fácil de usar y estructurar.
Con respecto al formato elegido para el diseño del WBS, algunos gerentes de proyecto prefieren crear tablas o listas, pero la mayoría utiliza gráficos para visualizar los componentes del proyecto, como una estructura de árbol jerárquica o un diagrama.
En Twproject utilizamos el editor de proyectos, que nos permite crear el WBS con unos pocos clics. El WBS está totalmente integrado con toda la información del proyecto; te muestra el estado de las fases y cualquier problema crítico también.
Crea tu WBS en pocos clics
En Twproject, crear el WBS del proyecto es muy sencillo gracias a un editor en línea que te permite tener la estructura disponible en unos pocos clics, a un paso del Gantt.
Crea tu WBS con TwprojectCómo simplificar un proyecto: algunos ejemplos de WBS
El diagrama WBS comienza con un único cuadro u otro elemento gráfico, generalmente ubicado en la parte superior, que representa todo el proyecto.
Luego, el proyecto se divide en componentes principales con las actividades o elementos relacionados listados debajo de ellos.
En general, los componentes superiores son los resultados finales, mientras que los elementos de nivel inferior son las actividades que conducen a la creación de los resultados finales.
Aquí tienes algunos ejemplos simples de WBS:
Desarrollo de una computadora:
Supón que tu organización tiene la intención de comenzar a desarrollar una computadora.
Para acelerar el trabajo, puedes asignar equipos específicos a diferentes aspectos de la construcción de la computadora, como se muestra en el diagrama a continuación.
De esta manera, un equipo podría trabajar en la configuración del chasis, mientras que otro equipo se dedicará a proteger los componentes.
Desarrollo de un videojuego:
Pensemos ahora, por ejemplo, que tu organización quiere gestionar un proyecto dedicado a un software, específicamente la creación de un videojuego.
Para ser los primeros en lanzar el juego al mercado, es necesario asignar aspectos específicos del juego a diferentes equipos, como se muestra en el diagrama a continuación.
En este caso también, cada equipo deberá centrarse en su propio work package para completar eficientemente cada fase del proyecto.
Proyecto de construcción:
El formato conveniente de una Estructura de Desglose del Trabajo te permite utilizarla para cualquier tipo de proyecto y, por lo tanto, también es útil en el caso de un proyecto de construcción.
Este ejemplo de una estructura de desglose del trabajo muestra que todos los elementos están listados en los diversos niveles de la WBS.
Los niveles inferiores de la estructura muestran los resultados del proyecto. Las tareas y actividades se agruparán bajo estos niveles inferiores.
El nivel 1 es el proyecto general. El nivel 2 representa las fases principales del proyecto. El nivel 3 muestra los principales resultados finales, mientras que el nivel 4 representa los resultados menores.
La construcción de una estructura efectiva de distribución del trabajo del proyecto puede, a largo plazo, determinar el éxito del proyecto.
Consulta cómo configurar tus proyectos con Twproject partiendo de la definición de la WBS y algunos ejemplos
Como puedes ver, la WBS es la base de la planificación del proyecto y te permite gestionar mejor la estimación de costos, la programación y la asignación de recursos, sin mencionar la gestión de riesgos.
Como hemos visto con los ejemplos anteriores de WBS, este será uno de los primeros documentos que se crearán en el ciclo de vida de la gestión de proyectos. De hecho, la estructura de desglose del trabajo ya surge del plan del proyecto y define la jerarquía de los resultados finales.
Por último, la WBS ofrece una presentación visual del proyecto, organizando gráficamente los resultados. En Twproject esta visión general es particularmente relevante: podrás tener una vista unificada de la estructura fundamental del proyecto, es decir, todo lo necesario para su finalización.
Twproject nos ha permitido organizar la subdivisión del trabajo de forma sencilla a través de la WBS, planificando luego la duración de las fases y la carga de trabajo de cada responsable mediante el diagrama de Gantt.
5 errores que debes evitar al crear tu WBS
Incluso una WBS bien pensada puede fracasar si cometes errores estratégicos en su construcción. Estos son los más comunes:
- Entrar en demasiados detalles
La subdivisión excesiva crea confusión y ralentiza la gestión. Manténla útil, no obsesiva. - Omitir la regla 8/80
Cada work package debería tardar entre 8 y 80 horas en completarse. Demasiado pequeño o demasiado grande = inmanejable. - Confundir actividades con entregables
La WBS muestra qué se debe entregar, no cómo. Las actividades van en el plan del proyecto, no en la WBS. - No asignar responsabilidades
Cada paquete debe tener una persona de contacto. Sin responsabilidad = sin ejecución. - Hacer una WBS “solo por hacerlo”
Usarla solo como un documento estático significa que pierdes su potencial. Intégrala en tus herramientas (como diagramas de Gantt, seguimiento de esfuerzo, costos).
Twproject es una herramienta que puede apoyarte en la creación de todos los elementos clave de la planificación de proyectos, comenzando desde la WBS, y que te acompañará durante todo el proyecto, ayudándote con muchas herramientas indispensables para tu negocio.
Pruébalo gratis y cuéntanos sobre tu experiencia. Para cualquier pregunta, puedes contactar a nuestro equipo de soporte.
