El schedule management o schedulazione di un progetto es el proceso de gestión del tiempo de un proyecto mediante hitos, las actividades del proyecto y los resultados finales, indicando normalmente las fechas previstas de inicio y finalización.
Un schedule o schedulazione es el calendario de un proyecto o de un programa.
Esto muestra cómo avanzará el trabajo durante un período de tiempo y tiene en cuenta factores como los recursos limitados y la estimación de la incertidumbre.
INDICE DEI CONTENUTI
Este proceso comienza con el trabajo necesario para cumplir con los requisitos de los stakeholder.
Esto incluye el trabajo técnico/práctico que crea los resultados y la actividad de gestión que trata aspectos como la gestión de riesgos y la gestión de los interesados
Mediante una planificación cuidadosa, los project managerpueden garantizar que cada fase del proyecto esté minuciosamente planificada y supervisada, aumentando la probabilidad de éxito y optimizando el uso de los recursos disponibles.
En este artículo exploraremos los distintos aspectos del schedule management, esencial para garantizar el éxito de un proyecto.
La definición de los tipos de trabajo
Algunos tipos de trabajo pueden definirse mucho más fácilmente que otros.
El trabajo de ingeniería, por ejemplo, tiende a tener especificaciones detalladas y completas desde el principio.
Algunas actividades de TI, en cambio, siguen un enfoque más iterativo para definir lo que debe hacerse.
Los enfoques para el cálculo de horarios deben ser igualmente flexibles.
En algunos casos, es posible utilizar técnicas rigurosas para modelar el trabajo y calcular los tiempos detallados.
En otros casos, inicialmente deben hacerse estimaciones generales que, conforme avanza el proyecto, se van refinando constantemente gracias a la información disponible.
Un modelo detallado puede usarse para realizar cálculos y análisis «what-if» para probar el resultado de eventos potenciales.
Por ejemplo: “¿qué sucede si el recurso X no está disponible en febrero?” o “¿qué sucede si hay condiciones climáticas desfavorables en marzo?».
Administración del cronograma: La planificación Rolling Wave
Los enfoques de planificación detallados y de alto nivel generalmente siguen la llamada planificación «rolling wave«.
Obviamente, el trabajo a corto plazo suele estar mejor definido y puede estar sujeto a una planificación más rigurosa y completa.
El trabajo a largo plazo, por otro lado, es más vago y está sujeto a cambios. Se especificará progresivamente conforme avanza el trabajo.
La ventana de detalle se mueve entonces a lo largo del programa, precisamente como una “rolling wave”, literalmente una ola rodante.
La forma de planificación gráfica más utilizada es el diagrama de Gantt.
En su forma más simple, utiliza barras sobre una escala cronológica horizontal para mostrar el inicio, duración y finalización de las distintas actividades.
Variantes del diagrama de Gantt pueden transmitir todo tipo de información adaptándose a las circunstancias.
Al finalizar el trabajo, las programaciones muestran lo que se planeó y lo que realmente sucedió y pueden ser una herramienta importante en la identificación y determinación de las lecciones aprendidas.
Cómo realizar la programación de un proyecto
Antes de profundizar en la planificación del proyecto, revisemos los fundamentos.
Es necesario hacerse tres preguntas para empezar a planificar un proyecto:
- ¿Qué debe hacerse?
- ¿Para cuándo debe estar hecho?
- ¿Quién lo hará?
Una vez obtenidas las respuestas a estas preguntas, es posible comenzar a planificar fechas, vincular actividades, establecer duraciones, hitos y recursos.
A continuación se indican los pasos necesarios para planificar un proyecto:
- Definir las actividades: Utilizando una estructura Work Breakdown Structure (WBS) y un diagrama de entregables, es posible comenzar a desarrollar estas tareas y organizarlas. Se mapearán las actividades necesarias para completarlas en orden según lo requerido;
- Hacer estimaciones: Una vez definidas y divididas las actividades, es necesario determinar el tiempo y los esfuerzos necesarios para completarlas;
- Determinar las dependencias: Las tareas no están aisladas y a menudo no es posible comenzar una nueva hasta que la anterior esté completada. Esta restricción se denomina dependencia de actividades;
- Asignar los recursos: El último paso para finalizar el cronograma planificado es decidir qué recursos serán necesarios para ejecutar dichas actividades a tiempo.
Deberás elegir el equipo del proyecto. El tiempo de los colaboradores deberá planificarse exactamente siguiendo las actividades previstas en la planificación.
Con el aumento de la complejidad del trabajo, resulta poco práctico mantener un único cronograma detallado.
Los proyectos a gran escala suelen utilizar la planificación ondulatoria.
En este modo, solo el trabajo a corto plazo se muestra en detalle, mientras que el trabajo a largo plazo se muestra en resumen.
Con el aumento de la cantidad de actividades de gestión, puede ser útil crear planes de entrega distintos para áreas diferentes.
Por ejemplo, un plan de comunicación, un plan técnico, un plan de marketing, etc.
La necesidad de múltiples planes es inevitable a medida que aumenta la complejidad de un proyecto.
Para que esto sea efectivo, el gerente del proyecto debe garantizar que se adopten políticas de programación similares en todo el programa.
Estas políticas pueden definirse en un plan de gestión de la programación.
El plan de gestión de la programación tiene esencialmente tres partes:
Gestión de Programación: Planificación del Desarrollo
La planificación del desarrollo en la gestión de programación es un aspecto crucial para el éxito de un proyecto.
En esta sección se establecen los procedimientos para el desarrollo y la revisión del programa.
Se identifica a la persona responsable del desarrollo y se analiza el posible aporte de los miembros del equipo del proyecto.
Se especifican para el proyecto los procedimientos escritos para la estimación de la duración y los presupuestos de las actividades, los niveles de contingencia y los recursos.
Además, si el proyecto es complejo, un software de planificación del proyecto suele ser una herramienta muy útil.
Control de la schedule
En esta sección se implementan los procedimientos para medir y controlar la programación del proyecto.
Durante todo el proyecto, las desviaciones en la programación y los costos deberían conocerse o calcularse regularmente.
Esto requiere una estimación del porcentaje de finalización de cada actividad según lo programado.
En esta fase es necesario tener respuestas claras a las siguientes preguntas:
- ¿Cómo se medirá la programación?
- ¿Qué unidades se utilizarán para medir el avance de las actividades?
- ¿Quién lo medirá?
- ¿Con qué frecuencia se medirá?
Para medir el progreso del proyecto, es importante definir claramente las metodologías de medición.
Estas pueden incluir técnicas como Earned Value Management (EVM), que integra medidas de tiempo y costos para proporcionar una visión completa del progreso del proyecto respecto a la timeline del proyecto.
Identificar quién será responsable de la medición es crucial para garantizar la precisión y la coherencia de los datos recopilados.
A menudo, el project manager o un miembro del equipo dedicado al control de calidad puede encargarse de esta tarea. Es esencial que estén capacitados en el uso de las herramientas y técnicas de monitoreo.
La frecuencia de las mediciones debe establecerse de manera que proporcione datos oportunos y útiles para la toma de decisiones.
Las mediciones podrían realizarse semanalmente, mensualmente o en correspondencia con las principales milestone del proyecto. La frecuencia debería ser suficiente para identificar y abordar rápidamente cualquier problema.
Cambios de schedule
Normalmente, cualquier cambio al cronograma inicial del proyecto debe ser comunicado y aprobado.
En la mayoría de los casos, de hecho, alguien ha aprobado inicialmente el presupuesto y la fecha límite del proyecto y espera recibir los resultados en consecuencia.
Esa persona se llama normalmente el «sponsor del proyecto«.
Y es el sponsor del proyecto junto, a menudo, con los interesados a quienes debe informarse.
Él deberá aprobar todos los cambios al cronograma inicial.
Gracias por la imagen a Watch List
Estas son las preguntas fundamentales a considerar en este caso:
- ¿Cuáles son las razones adecuadas para un cambio de programa?
- ¿Con cuánto preaviso se necesita?
- ¿Quién debe aprobar los cambios?
La planificación de un proyecto es probablemente uno de los trabajos más difíciles de un gerente de proyectos.
Sin embargo, la coordinación de fechas de entrega con base en estimaciones puede simplificarse y hacerse de manera más eficiente cuando, junto con la experiencia adquirida, se utilizan software de gestión especializados.
En conclusión, una correcta programación respaldada por un software de project management eficaz como Twproject, permite al equipo de proyecto trabajar de forma coordinada, monitoreando los avances y adaptándose a las variaciones en tiempo real.
Esta combinación de competencias y herramientas tecnológicas no solo facilita el cumplimiento de plazos, sino que también mejora la calidad general del proyecto y la satisfacción de los interesados.
¿Cuáles son tus experiencias con la programación de un proyecto?
Escríbenos tu comentario aquí abajo y haznos saber tu opinión sobre el tema.
