Los beneficios del proyecto se refieren a «la mejora medible derivada de un resultado percibido como una ventaja por uno o más stakeholders, que contribuye al logro de uno o más objetivos organizacionales».
CONTENIDO
- Tipos de beneficios en un proyecto
- Proceso de gestión de beneficios
- 1. Definición del beneficio
- 2. Estructuración de beneficios
- 3. Implementación y seguimiento de beneficios
- 4. Evaluación del beneficio
- 7 razones por las que los proyectos no generan beneficios
- Visualización clara de beneficios con Twproject
Básicamente significa que los beneficios deben representar una mejora resultante del proyecto.
De hecho, el propósito de iniciar cualquier proyecto es proporcionar algún tipo de beneficio como resultado de la entrega del producto final.
Es evidente que no todos los proyectos aportan los mismos beneficios a la organización. Veamos algunos tipos de beneficios que podemos alcanzar.
Tipos de beneficios en un proyecto
Los tipos de beneficios son, como se indicó anteriormente, variables. A continuación se presentan algunos ejemplos concretos:
- Mejora de la calidad,
- Reducción de los costos de producción,
- Reducción de la tasa de errores,
- Un mayor nivel de servicio al cliente,
- Aumento de la tasa de retención de clientes.
Los beneficios pueden ser tangibles o intangibles.
Un beneficio tangible es cuantitativo, es decir, algo que podemos medir, como una reducción en los costos operativos.
Un beneficio intangible es algo que no se puede medir con precisión, aunque sus efectos sean visibles, como aumentar el reconocimiento de marca.
El plan de gestión del rendimiento describe cuáles serán los beneficios del proyecto y cómo se clasificarán y medirán.
Para medir la obtención de algunos beneficios, como la reducción de costos, es útil realizar un estudio de los costos actuales dentro de la organización para que el gerente del proyecto pueda compararlo después de la entrega del proyecto.
El plan de gestión de beneficios incluirá, por lo tanto, los siguientes elementos clave:
- Una descripción del beneficio que debe proporcionarse.
- El «responsable» de los beneficios.
- Cómo determinar el beneficio.
- Supuestos y riesgos considerados al determinar el beneficio.
Los recursos involucrados deben revisar el plan durante todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que los beneficios indicados sigan en la trayectoria de entrega del proyecto.
Algunos beneficios, en particular, pueden obtenerse incluso después de la entrega del proyecto, razón por la cual el monitoreo y la medición de beneficios pueden extenderse más allá de la finalización del proyecto.
Proceso de gestión de beneficios
El proceso de gestión de beneficios del proyecto consta de cuatro fases distintas. En cada fase hay una serie de objetivos clave, actividades y resultados asociados. Estos son:
1. Definición de beneficios
El proyecto debe describir claramente qué beneficios se proporcionarán y cómo se cuantificarán antes del inicio del proyecto.
El público destinatario de esta comunicación está formado por todas las partes interesadas que tienen un interés en el proyecto.
Al definir los beneficios, es importante tener en cuenta que la mayoría de ellos ocurren después de la entrega del resultado.
Por lo tanto, la medición y comunicación de los beneficios también —y sobre todo— debe continuar después de la implementación.
2. Estructuración de beneficios
Puede ser complicado saber cuándo y cómo evaluar los beneficios de un proyecto, pero es importante asegurarse de especificar:
- Qué medir y qué esperar.
- Qué medidas se utilizarán y cómo estas medidas cumplen con las medidas generales de la organización.
- Cuándo y cómo evaluar los beneficios.
- ¿Cuál es el umbral de éxito para la realización de los beneficios?
- ¿Cuál será el impacto en el proyecto si los beneficios medidos no coinciden con los beneficios esperados?
Es imprescindible que el método de medición de los beneficios se establezca antes del lanzamiento del proyecto.
3. Implementación y monitoreo de los beneficios del proyecto
Una vez que el proyecto comienza, también es importante medir e informar sobre los resultados reales frente a los resultados esperados durante todo el ciclo de vida y no solo al finalizar.
Estos informes pueden utilizarse durante revisiones periódicas para evaluar si un proyecto aún está encaminado en términos de beneficios.
A menudo puede parecer que un proyecto va bien, pero si no hay informes formales, puede ser imposible saberlo con certeza.
La presentación regular de informes mostrará claramente si un proyecto puede alcanzar sus objetivos.
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Claramente, en muchos casos los beneficios finales no pueden determinarse durante el proyecto, sin embargo podemos medir el progreso hacia los beneficios y luego determinar si se necesita tomar alguna acción antes de que sea demasiado tarde.
A menudo el logro de beneficios puede verse influenciado por factores externos a la organización, como el gobierno, los competidores y los clientes.
Estos factores deben incluirse entonces en la medición y tenerse en cuenta para determinar si el proyecto sigue siendo válido.
4. Evaluación de beneficios
Monitorear las mediciones de beneficios y compararlas con los beneficios esperados identificados al inicio del proyecto proporcionará una buena indicación del desempeño del proyecto.
Esta evaluación del desempeño puede ser una guía útil para determinar qué medidas se deben tomar respecto al proyecto.
Es un hecho que los proyectos no siempre alcanzan los beneficios esperados y que existen varios niveles de éxito.
Contar con datos concretos y compararlos con un umbral predeterminado ayudará a la organización a maximizar el potencial de un proyecto y a saber cuándo ya no hay beneficio alguno.
El proceso de gestión de beneficios ofrece sin duda un enfoque estructurado para administrar los beneficios de un proyecto, pero esto no significa que sea una actividad mecánica; es proactivo y tiene en cuenta los cambios.
7 razones por las que los proyectos no entregan beneficios
A veces puede suceder que un proyecto no logre entregar beneficios. ¿Por qué ocurre esto?
Las razones son diferentes, pero principalmente se debe a:
- El trabajo inicial para identificar los beneficios estratégicos no se ha ampliado ni desarrollado.
- Definición deficiente de los objetivos corporativos de los proyectos.
- No existe un mecanismo o estrategia establecida para gestionar el logro de los beneficios.
- Compromiso insuficiente de las partes interesadas clave para entregar los beneficios.
- Falta de propiedad clara y sin ambigüedades sobre los beneficios.
- Falta de procesos sólidos para monitorear los beneficios.
- No se realiza actualización en caso de cambios durante el ciclo de vida del proyecto.
Por eso es importante contar con un proceso claro y estructurado de gestión de beneficios.
Para tener éxito, esta debe convertirse en una práctica estándar para la organización, especialmente cada vez que comienza un nuevo proyecto.
Durante el ciclo de vida de un proyecto, puede ser necesario cambiar los objetivos, modificar las prioridades o redefinir los resultados deseados a la luz de circunstancias cambiantes.
Es fundamental que este proceso continúe durante y después del ciclo de vida del proyecto para asegurar que se logren los beneficios.
Haciendo claros los beneficios del proyecto con Twproject
Hemos visto eventos imprevistos que pueden llevar a una definición poco clara de los objetivos y, por tanto, a su incumplimiento. Además, puede ocurrir que los beneficios, incluso cuando se alcanzan, no se compartan con las partes interesadas.
Esto ocurre cuando no utilizamos desde el principio una estrategia de planificación clara.
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