Caso de negocio: 7 pasos clave para elaborarlo y utilizarlo

Un caso de negocio es esencial siempre que sea necesario lanzar un nuevo producto o crear un nuevo servicio.

En este artículo, revelaremos los 7 pasos clave que distinguen un caso de negocio mediocre de uno que puede convencer a los tomadores de decisiones, atraer recursos y guiar la ejecución con precisión quirúrgica.

De hecho, una vez preparado el caso de negocio, debe presentarse a las partes interesadas, inversores, supervisores, gerentes de departamento… En cualquier caso, sea cual sea el público, el gerente de proyecto necesita estar preparado para causar una buena impresión y ser convincente.

Hoy hablamos sobre cómo elaborar y utilizar un caso de negocio que pueda convencer al público objetivo.

Síguenos de cerca: la diferencia entre un proyecto aprobado y uno que se olvida podría estar justo aquí.

¿Qué es un business case?

En pocas palabras:

Un business case es la forma en que demuestras al cliente o a las partes interesadas que el producto que deseas crear es una buena inversión.

El business case es tradicionalmente un documento que define la principal ventaja de un proyecto para justificar su gasto.

A menudo describe cómo el proyecto se alinea con los objetivos estratégicos y los elementos clave de la organización.

¿Por qué crear un business case?

La preparación del business case permite al gerente de proyecto adoptar un enfoque disciplinado para examinar críticamente las oportunidades, alternativas, fases e inversión financiera de un proyecto. Todo esto con el fin de formular un plan para la mejor línea de acción para crear valor comercial.

Un business case bien estructurado aumentará la percepción de los beneficios esperados y el valor del proyecto, y reducirá la percepción de riesgo. Además, creará más posibilidades de obtener apoyo de los inversores, tanto internos como externos a la organización.

Se necesita un business case cuando:

• Queremos demostrar el valor de un producto o servicio propuesto para la organización;
• Queremos obtener la aprobación de los inversores;
• Se debe decidir si externalizar una función específica;
• Es necesario reubicar y reorganizar las operaciones comerciales y las estructuras productivas;
• Se debe dar prioridad a los proyectos dentro de la organización;
• Es necesario asegurar la financiación y los recursos financieros para implementar el proyecto.

Al trabajar bien y correctamente en un caso de negocio, el gerente de proyecto puede presentar competentemente el proyecto a las partes interesadas, cuya aprobación es esencial.

El caso de negocio documentado proporcionará seguridad y un buen nivel de certeza de que la propuesta será aceptada.

Si se utiliza un software de gestión de proyectos en la empresa, es útil que este documento pueda adjuntarse al proyecto para tener siempre claras las condiciones en su inicio. Utilizamos Twproject, que nos permite vincular toda su documentación a cada proyecto, ya sea en un servicio en línea como Google Drive o en un servidor de archivos interno.

Cómo escribir, elaborar y utilizar un caso de negocio

Un gerente de proyecto necesita tomarse el tiempo para escribir un caso de negocio que pueda justificar los gastos del proyecto. Deberá identificar los beneficios para el negocio en general y destacar las ganancias para las partes interesadas.

Los siguientes 7 pasos te mostrarán cómo elaborar y utilizar eficazmente un caso de negocio:

Paso 1: identificar el problema empresarial

Los proyectos no se crean únicamente por el bien del proyecto en sí, sino que también tienen objetivos más amplios.

Por lo general, se inician para resolver un problema empresarial específico o crear una oportunidad de negocio, pero al final, deben beneficiar a la empresa en general.

Por lo tanto, la primera tarea al redactar un plan de negocio es entender cuál es el problema u oportunidad «general», describirlo, averiguar su origen y luego identificar el tiempo necesario para abordarlo.

Estimar el tiempo de implementación de una actividad puede ser una tarea abrumadora. Pero si, por ejemplo, planificas utilizando un buen diagrama de Gantt, que además sea dinámico y pueda integrarse con otras herramientas de monitoreo, el camino será mucho más sencillo.

Paso 2: Identificar soluciones alternativas

¿Cómo saber si el proyecto que estás emprendiendo es la mejor solución posible para el problema definido anteriormente? Por supuesto, elegir la solución correcta es difícil.

Una forma de enfocar mejor y hacer clara la mejor solución es seguir estos seis pasos que van desde examinar soluciones alternativas:

• Registra las soluciones alternativas.
• Para cada solución, cuantifica sus beneficios.
• Predice los costos involucrados en cada solución.
• Comprende la viabilidad de cada una.
• Discierne los riesgos y problemas asociados con cada solución.
• Documenta todo en el caso de negocio para dejar clara la solución preferida.

Paso 3: Identificar y recomendar la solución preferida

Una vez clasificadas las soluciones, es momento de identificar y recomendar la preferida.

Un método que se puede aplicar es asignar una puntuación entre 1 y 10 dependiendo de la relación costo/beneficio de la solución.

Esta puntuación ayuda a cuantificar y comparar los beneficios esperados de cada opción en relación con los costos asociados.

A continuación, te indicamos cómo proceder:

1. Asigna puntuaciones: evalúa cada solución según criterios como eficacia, eficiencia, sostenibilidad y alineación con la estrategia empresarial. Asigna una puntuación a cada opción en una escala del 1 al 10 para cada criterio relevante.
2. Calcula la relación costo/beneficio: suma las puntuaciones asignadas a cada solución y compáralas. La solución con la puntuación más alta es generalmente la que ofrece la mejor relación costo/beneficio, es decir, el mejor valor global.
3. Ten en cuenta el contexto: además de las puntuaciones, considera factores cualitativos como el apoyo de las partes interesadas, la facilidad de implementación y el impacto a largo plazo. Asegúrate de que la solución que elijas no solo optimice los beneficios, sino que también esté alineada con los elementos clave y la visión a largo plazo de tu estrategia empresarial.
4. Redacta una recomendación: documenta claramente qué solución seleccionaste y por qué se prefirió sobre las demás. Incluye las puntuaciones obtenidas, los criterios de evaluación y consideraciones adicionales. Esta recomendación debe demostrar cómo la elección apoya los objetivos empresariales y cómo contribuirá al éxito del proyecto.
5. Realiza una presentación: Finalmente, prepara una presentación que destaque por qué la solución recomendada es la mejor. Utiliza gráficos, tablas y datos para respaldar tu elección y hacer que la recomendación sea más persuasiva.

Paso 4: Predecir los riesgos del proyecto

Para predecir los riesgos del proyecto, primero se debe anticipar cuál podría ser el alcance del proyecto. Una vez hecho esto, es posible proceder con la previsión de los posibles riesgos.

Estas son las preguntas que debes hacer en este caso:

• ¿Cuál será el objetivo principal?
• ¿Cuánto tiempo tomará hacerlo realidad?
• ¿Qué acciones están incluidas para lograr este objetivo? ¿Y cuáles están excluidas?

Cuando hablamos de riesgo, preguntaremos en cambio:

• ¿Cuáles son los riesgos obvios de emprender este proyecto?
• ¿Cuáles son los riesgos menos obvios (como los costos de oportunidad)?
• ¿Cuál es el punto de asumir estos riesgos?
• ¿El beneficio supera el costo?
• ¿Cuáles son los beneficios intangibles?

Paso 5: Estimar el presupuesto y buscar fondos

Aquí es donde estimamos el dinero necesario para completar el trabajo relacionado con el proyecto.

También es un buen momento para indicar de dónde se espera que provengan los fondos: ¿se recaudarán? ¿Se pedirán prestados? ¿Se donarán o se transferirán en el presupuesto?

Además, se deben responder las siguientes preguntas:

• ¿Qué cantidad de dinero se asignará a cada uno de los recursos necesarios?
• ¿Cuál es el intervalo de tiempo que puedes esperar para pagar por cada recurso?

Si utilizas software como Twproject, elaborar un buen presupuesto del proyecto será mucho más fácil.

Una vez que hayas ingresado los valores principales, el sistema hará el resto de los cálculos por ti, diferenciando entre costos estimados, planificados y reales. Actualizará el presupuesto con el trabajo realizado por los empleados y los gastos adicionales, y te alertará en caso de retrasos o excesos de presupuesto.

Paso 6: Describir el enfoque de implementación

En este punto, se identifica el problema empresarial, o la oportunidad, y cómo alcanzarlo. Ahora es el momento de convencer a las partes interesadas de las ventajas del proyecto describiendo la mejor manera de implementar el proceso para lograr los objetivos.

Aquí, en resumen, se elabora un plan preliminar del proyecto que incluirá:

• Objetivos, preferiblemente SMART
• Entregables
• Alcance
• Fases del proyecto
• Tareas requeridas en cada etapa
• Sistemas de comunicación
• Dependencias entre recursos
• Presupuesto

Claramente, esta parte no necesita ser detallada y precisa por ahora, pero aún así debe ser un borrador bastante creíble y veraz.

Paso 7: El resumen ejecutivo del caso de negocio

Un resumen ejecutivo es simplemente un resumen, de una página, de todo lo que se ha analizado hasta ahora.

La forma más fácil de hacerlo es proporcionar resúmenes rápidos de:

• Problema
• Solución
• Costos
• Potencial de retorno de la inversión
• Plazo
• Quiénes están involucrados

Para que el resumen ejecutivo sea lo más claro y conciso posible, el gerente de proyecto debe apuntar a un promedio de una oración por cada punto anterior. En caso de que la longitud exceda el límite, no te preocupes, ya que puedes recortarlo con precisión con la ayuda de una herramienta de resumen.

Para concluir, al aclarar los objetivos, identificar el valor que aportará el proyecto y explicar la implementación con claridad y seguridad, el gerente de proyecto ya estará en camino de construir y presentar un caso de negocio creíble.

Si crear un documento como este te parece complicado y requiere el trabajo de varias personas, ten en cuenta que el software de gestión de proyectos como Twproject puede ayudarte a gestionar todas las etapas de la redacción del caso de negocio de forma independiente y sin esfuerzo.

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