Cómo gestionar proyectos complejos en empresas de producción

¿Cuáles son los principales desafíos para las empresas de producción al gestionar proyectos y cómo se pueden abordar mejor?

En este artículo, intentaremos enmarcar y resumir los problemas de gestión interna que afectan al sector de la industria manufacturera y ver cómo enfrentarlos.

Las empresas de producción representan un sector vitalmente importante y, al mismo tiempo, amplio y diverso, con empresas de varios tamaños, estructuras dispares, diferente ubicación geográfica y contexto.

Por lo tanto, no es fácil hacer una síntesis que vincule todas las diversas instancias, pero hemos intentado encontrar patrones que exploraremos aquí.

Finalmente, proporcionaremos ejemplos prácticos para gestionar los más complejos proyectos que involucran a empresas de producción.

Introducción: la necesidad de acciones coordinadas

Las empresas de producción suelen ser más grandes que otras y están compuestas por diferentes departamentos, como el departamento de ventas, compras, administración, logística y la producción propiamente dicha.

Los gerentes de proyecto que trabajan en esta área clave necesitan habilidades y técnicas específicas para la planificación y gestión de proyectos.

Un gerente de proyecto experimentado que implemente las estrategias adecuadas podrá acelerar los tiempos de producción, optimizar el trabajo y reducir el tiempo entre la concepción y la producción.

Ahora analizaremos en detalle las principales necesidades de las empresas de producción, que hemos dividido en dos macroáreas:

1. la gestión de proyectos complejos y multicapa
2. la gestión de equipos grandes y diversos

Para hacer que la gestión de proyectos sea lo más eficiente posible, será útil implementar algunas medidas y acciones coordinadas, que exploraremos en detalle.

1. Desafíos en los proyectos de las empresas de producción: gestión de proyectos complejos

Los proyectos complejos que involucran a varios departamentos pueden ser un factor de desperdicio de energía dentro de las empresas de producción.

Para evitar este riesgo, es útil en primer lugar planificar cada fase del proyecto cuidadosa y exhaustivamente desde el inicio.

Existen varios métodos de planificación que implican el diseño de las fases del proyecto.

En cualquier caso, siempre es útil dividir el proyecto en fases y subfases, es decir, establecer una Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) como primer paso. Dividir un proyecto grande en piezas más pequeñas con una estructura jerárquica será una forma de abordarlo analíticamente y resultará útil durante toda la ejecución del proyecto.

1.1. Cronograma de trabajo Gantt con dependencias flexibles

Una vez que el proyecto se ha dividido en fases, será posible determinar el plazo. Si hay una fecha límite final, todas las etapas intermedias deben establecerse para cumplir con el plazo.

Un cronograma de trabajo eficiente requiere un pequeño esfuerzo inicial, pero una vez que adquieras experiencia, será una herramienta esencial para quien dirige y coordina proyectos, así como para todo el equipo en conjunto.

A menudo dependemos de herramientas no especializadas, como las hojas de cálculo clásicas. Pero sabemos que crear un diagrama de Gantt con Excel tiene grandes limitaciones, como su naturaleza estática, la falta de funciones específicas y la imposibilidad de colaborar en tiempo real.

Pero si, por otro lado, utilizas un software específico para realizar esta tarea, obtendrás una herramienta operativa realmente eficaz en todas las etapas del proyecto.

Por ejemplo, el diagrama de Gantt de Twproject fue creado para conectar la fase inicial de diseño con la fase de producción y para representar la ejecución del trabajo de manera realista.

En particular, el Gantt de Twproject ofrece la posibilidad de vincular fases y subfases de una manera flexible que no es necesariamente consecutiva ni lineal. De hecho, podemos tener:

• Relación Fin a Inicio, en la cual la actividad A debe terminar antes de que comience la actividad B;
• Relación Fin a Fin, en la cual la actividad B no puede terminar antes de que la actividad A también haya terminado;
• Relación Inicio a Inicio, en la cual la actividad B no puede comenzar hasta que A haya comenzado;
• Relación Inicio a Fin, en la cual la actividad B no puede terminar hasta que A haya comenzado.

El último escenario descrito ocurre, por ejemplo, durante un cambio de turno en una planta de producción. Por lo tanto, idealmente, una empresa manufacturera debería contar con un diagrama de Gantt que ofrezca esta posibilidad si desea planificar con precisión y ajustándose a la realidad.

El diagrama de Gantt en Twproject es altamente funcional para este propósito y también ofrece numerosas interacciones con todas las demás herramientas del software, permitiendo la reprogramación de tiempos, asignaciones y otros elementos en la fase de ejecución.

1.2. Proyectos iterativos

Cuando los proyectos son complejos, es inevitable que algunas predicciones hechas durante la fase de inicio puedan ser cuestionadas durante la ejecución del proyecto. Lo importante es darse cuenta a tiempo e identificar el cambio y la razón del mismo.

Revisar un problema en el proceso de producción es una operación que nos permite ganar experiencia para futuros proyectos.

Las empresas de producción a menudo se encuentran repitiendo proyectos muy similares año tras año, por lo que es importante poder aprender de los errores de planificación anteriores.

La línea de tiempo es una herramienta en el diagrama de Gantt que te permite revisar estos errores o cambios que ocurrieron en el pasado y utilizarlos para planificar mejor en el futuro.

Además, al repetir proyectos similares, es conveniente utilizar herramientas que faciliten exportar modelos utilizados anteriormente y aplicarlos a los proyectos actuales.

Software como Twproject hace posible clonar proyectos total o parcialmente completados, lo cual es muy útil para empresas que realizan actividades repetitivas y predecibles, como los proyectos de las empresas manufactureras.

Esto ahorrará mucho tiempo, especialmente si también puedes clonar asignaciones y presupuestos, teniendo así un modelo a seguir y del cual aprender lecciones para la gestión futura de proyectos.

1.3. Gestión unificada de costos

Cuando los proyectos son grandes y complejos, mantener el presupuesto bajo control es uno de los mayores desafíos.

Llevar un registro de los costos directos e indirectos, hacer estimaciones informadas, planificar ingresos y gastos, y finalmente comparar el presupuesto planificado con el real es una operación compleja, especialmente si no se utilizan las herramientas adecuadas.

Una vez más, el uso de hojas de cálculo manuales no es una buena solución para empresas estructuradas. Existen muchas herramientas digitales que se pueden utilizar para registrar gastos y mantener el presupuesto bajo control, pero en nuestra opinión es bueno que la herramienta utilizada pueda integrarse con el software de gestión de proyectos.

En el caso de software como Twproject, la integración de datos es total. De hecho, esta herramienta de gestión de proyectos tiene funcionalidades de gestión de costos ya incorporadas.

Twproject permite realizar cálculos de costos y tiempo sin esfuerzo mediante procedimientos que agilizan la entrada de datos y con la posibilidad adicional de crear informes y estadísticas que siempre están actualizados en tiempo real.

Su sistema de alertas en caso de desviaciones presupuestarias en fases individuales también es muy útil para identificar, dentro de proyectos complejos, dónde se encuentran las criticidades.

2. Desafíos en los proyectos de empresas de producción: gestionar recursos entre departamentos

Las empresas de producción suelen ser grandes organizaciones compuestas por varios departamentos, con requisitos y composiciones muy diferentes.

Esto genera dos problemas que afectan la complejidad de la gestión de proyectos en este tipo de empresa:

• la dificultad para encontrar métodos de gestión que satisfagan las necesidades de diferentes áreas de trabajo
• la dispersión de la información entre departamentos

Veamos en detalle cómo abordar estos problemas.

2.1. Coordinación entre diferentes departamentos

Las empresas de producción a menudo se enfrentan a diferentes entornos de trabajo para distintos departamentos.

Tomemos el ejemplo de organizaciones en las que coexisten los departamentos de producción, administración, recursos humanos, ventas, etc., o el caso de empresas con filiales en el extranjero.

Los horarios de trabajo serán, por supuesto, diferentes para distintas oficinas, al igual que los días de cierre o festivos no necesariamente coincidirán.

Por lo tanto, una herramienta que tenga en cuenta estos múltiples horarios de trabajo es indispensable para gestionar mejor la carga de recursos de un proyecto y producir estimaciones realistas de los tiempos de entrega.

Los calendarios múltiples de Twproject son un ejemplo de cómo se puede gestionar la flexibilidad: además de un calendario predeterminado, el software permite configurar varios calendarios, ya sea en proyectos individuales, en recursos o en departamentos completos.

El cálculo de las horas de recurso se basa en el calendario de referencia para el proyecto y el recurso dados, y configura automáticamente las estimaciones de tiempo, ayudando al gerente de proyecto a realizar una planificación precisa y juiciosa.

2.2. Transparencia

Otra consecuencia de una estructura compleja en la gestión del trabajo de los recursos es la posible falta de transparencia.

En el caso de proyectos empresariales, es importante que el gestor de proyectos mantenga siempre una visión general del progreso del trabajo y de la carga de recursos.

Al mismo tiempo, sin embargo, todo el equipo debe tener claro el cronograma del proyecto; por eso es esencial utilizar una herramienta de gestión compartida, dentro de la cual todos puedan consultar la información esencial para su rol laboral.

También es importante que cualquier persona pueda registrar las horas trabajadas con precisión y también de diferentes maneras según sea necesario.

Una herramienta óptima facilita el seguimiento del tiempo de trabajo de diversas formas (con hojas de tiempo clásicas, pero también configurando un cronómetro y a través de descripciones de tareas). Cada uno tendrá su propio método: lo crucial es llevar un registro cuidadoso del trabajo propio y de los demás.

Contar con un estado claro y actualizado del trabajo realizado aumentará la transparencia, pero también la implicación de todos los miembros del equipo en las actividades del proyecto.

2.3. Comunicación

Por último, veamos cuál es quizás el principal obstáculo encontrado al gestionar proyectos complejos, como los de las empresas de producción, namely la dificultad en la comunicación.

En las grandes empresas, es crucial evitar que la información se disperse entre un departamento y otro.

Y contrariamente a la creencia común, esto no se logra aumentando el número de correos electrónicos o mensajes, sino intentando reducir la carga de los mismos.

Dentro de los grandes proyectos, hay una serie de pequeñas informaciones y solicitudes que, si se incluyen en un intercambio continuo y agotador de correos electrónicos, pueden perderse y pasar desapercibidas.

Si, por el contrario, estas se convierten en ToDo’s, la herramienta más conveniente para asignar tareas oportunas, será mucho más fácil darles seguimiento.

Los ToDo’s de Twproject están integrados dentro de los proyectos y sus subfases, y son la herramienta colaborativa por excelencia, ya que permiten, entre otras cosas, adjuntar documentos, agregar comentarios y notificaciones.

Esto ayuda a mejorar la comunicación y la coordinación internamente, pero también entre departamentos, permitiendo distribuir el trabajo de manera muy clara entre los distintos responsables.

Como forman parte de las fases del proyecto, también pueden visualizarse en el diagrama de Gantt, y por supuesto también en el muy útil tablero visual Kanban.

Cada acción realizada en el ToDo está vinculada al sistema de notificaciones en tiempo real, lo que permite un flujo de comunicación fluido pero no invasivo.

Twproject: una única solución para los desafíos que enfrentan las empresas de producción en la gestión de proyectos

Aunque las grandes empresas son aquellas donde es más difícil introducir nuevas metodologías y herramientas, una vez superado el obstáculo inicial, son finalmente las que más se benefician.

En una empresa estructurada es más fácil que todas las funciones de un software rico y flexible como Twproject se aprovechen en su totalidad.

Las grandes empresas son las que más utilizan cursos de capacitación para el uso de herramientas de gestión y, por lo tanto, aprenden nuevas habilidades en gestión de proyectos al mismo tiempo.

Twproject es una herramienta que es recibida con entusiasmo en las empresas del sector productivo, porque resuelve grandes problemas como los vistos en este artículo y evita desperdiciar energía.

Con Twproject, ayudamos a las empresas a centralizar la gestión de proyectos, planificar, monitorear y mejorar la comunicación.

Si también estás dispuesto a probar Twproject gratis durante 15 días y comenzar a gestionar los proyectos en su totalidad con esta herramienta, nuestro equipo de soporte te ayudará a configurarla correctamente.

Al igual que muchas empresas del sector, estamos seguros de que tu organización optimizará su gestión de proyectos.