Lo que no puede faltar en una sana gestión de proyectos es la estimación de costos, un elemento esencial para el éxito de un proyecto, aunque a menudo se pasa por alto injustamente.
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Un presupuesto mal diseñado lleva de hecho a una asignación inadecuada de los recursos, expectativas poco realistas y, potencialmente, al fracaso.
Además, la naturaleza misma de un proyecto implica riesgos y los riesgos, a su vez, conllevan costos imprevistos y problemas de gestión.
Por lo tanto, queda claro que la estimación de costos en la gestión de proyectos es una tarea ardua, pero también un desafío interesante en el que embarcarse.
Veamos entonces de qué se trata y algunas técnicas para simplificarla.
¿Qué es la estimación de costos en la gestión de proyectos?
En el ámbito de la gestión de proyectos, la estimación de costos es el proceso de prever los recursos financieros necesarios para completar un proyecto dentro de un alcance definido.
Las estimaciones iniciales se utilizan a menudo en la primera fase de planificación y pueden determinar si un proyecto se llevará a cabo o no.
Una vez que un proyecto ha sido aprobado, se vuelven necesarias estimaciones de costos más detalladas para la determinación del presupuesto que sea capaz de asignar adecuadamente los diversos recursos durante el ciclo de vida.
Una estimación completa de costos debería incluir tanto los costos directos como los indirectos.
Crear un presupuesto que minimice los costos, maximizando la calidad y el alcance del proyecto, puede ser difícil.
Y, sin embargo, es importante realizar esta operación con precisión, y aquí te ayudamos con algunas técnicas que puedes aprovechar.
4 técnicas de estimación de costos de proyecto
La forma exacta en que los gerentes de proyecto completan una estimación de costos depende de una serie de factores.
Algunas organizaciones, por ejemplo, requieren que todos los proyectos se presupuesten según políticas muy específicas, mientras que otras pueden confiar en la experiencia misma del gerente de proyecto.
A continuación, aquí tienes cuatro de las técnicas más comunes de estimación de costos en la gestión de proyectos:
1. Estimación análoga
Mediante la técnica de estimación análoga, un gestor de proyectos calcula los costos previstos de un proyecto basándose en los costos conocidos asociados a un proyecto similar que se completó en el pasado.
Este método de estimación se basa en una combinación de datos históricos y del juicio de expertos que trabajan en el proyecto.
Dado que no existen dos proyectos exactamente iguales, una estimación análoga tiene sus limitaciones.
Por ello, esta técnica se utiliza a menudo en las primeras fases de planificación del proyecto, cuando una estimación aproximada puede ser suficiente.
O bien, la estimación análoga puede utilizarse cuando no se dispone de mucha información detallada sobre el proyecto en curso.
2. Estimación paramétrica
La técnica de estimación paramétrica utiliza datos históricos y modelado estadístico para asignar un valor monetario a determinadas recursos del proyecto.
Es un método mucho más preciso que la estimación análoga vista anteriormente, pero requiere más datos iniciales para evaluar con precisión los costos.
Esta técnica se utiliza a menudo en el sector de la construcción y la edificación.
Por ejemplo: un director de obra experto podría saber que, en promedio, el metro cuadrado de una nueva estructura tiene un costo determinado.
Una vez que se conoce este costo promedio, así como el margen de error y la superficie del nuevo proyecto, la estimación paramétrica permitirá identificar un presupuesto relativamente seguro.
Sin embargo, ten en cuenta que en este caso la fuente de los datos debe ser precisa; de lo contrario, toda la estimación será errónea.
3. Estimación bottom-up
En la estimación bottom-up, o de abajo hacia arriba, un proyecto más amplio se divide en una serie de componentes más pequeños.
El project manager estima luego los costos de manera específica para cada uno de estos work packages más pequeños.
Por ejemplo, si un proyecto incluye un trabajo que se dividirá entre varios departamentos dentro de una organización, los costos podrían desglosarse por departamento.
Una vez que se han estimado todos los costos, estos se contabilizan y suman en una única estimación de costos más amplia para el proyecto en su conjunto.
Dado que la estimación de abajo hacia arriba permite al project manager examinar con mayor detalle las tareas individuales dentro de un proyecto, esta técnica generalmente permite un proceso de estimación muy preciso.
4. Estimación de tres puntos
En la estimación de tres puntos, basándose en las experiencias de proyectos similares anteriores, se identifican tres estimaciones separadas para los costos asociados a un proyecto:
- Una estimación “optimista” (a), en la que idealmente el trabajo se realiza gastando los fondos de la manera más eficiente posible;
- Una estimación “pesimista” (b), el peor caso, donde se trabaja y se gastan los fondos de la manera menos eficiente posible;
- El escenario «más probable» (m), que generalmente cae en algún punto intermedio y representa la estimación más realista.
A partir de estos tres números, mediante fórmulas precisas, se obtienen el promedio ponderado y la desviación estándar:
E = (a + 4m + b) / 6
DE = (b – a) / 6
La desviación estándar se utiliza para estimar la probabilidad.
Esta técnica, si se utiliza correctamente, permite una estimación muy precisa y, en consecuencia, una planificación de costos exitosa.
Con Twproject podemos gestionar y tener el control de todos nuestros proyectos, incluidos los costos presupuestados en comparación con los costos finales reales
Por lo tanto, resulta evidente, tras estas consideraciones, cuán importante es la estimación de costos como elemento clave en la gestión de proyectos.
El presupuesto no solo se considera al decidir si un proyecto debe iniciarse o no, sino que también debe monitorearse regularmente para que el trabajo pueda traducirse en un éxito.
Al estimar y monitorear los costos de un proyecto, es importante contar con buenas herramientas para calcular un presupuesto de proyecto más preciso.
Twproject permite mantener la gestión de costos de un proyecto gracias a sus diversas funcionalidades, brindando un soporte esencial al trabajo de un gerente de proyectos.
