Dominio de desempeño de la planificación: los elementos para una planificación exitosa

En el ámbito de la gestión de proyectos, el Dominio de desempeño de la planificación, tal como se describe en el Project Management Body of Knowledge (PMBOK) 7, es fundamental para determinar el éxito de un proyecto.

Esta nueva edición hace hincapié en cómo tener éxito en un proyecto. Es imperativo planificar las actividades y funciones de manera eficiente en torno a condiciones cambiantes.

Aprende más al respecto en este artículo.

¿Qué es el Dominio de desempeño de la planificación?

La séptima edición del PMBOK ha introducido un nuevo modelo basado en dominios de desempeño.

Un dominio de desempeño es un conjunto de actividades relacionadas que constituyen un elemento central en la gestión de proyectos. Cada uno es un componente esencial que contribuye al éxito general de un proyecto.

El Dominio de Desempeño de Planificación se centra en la planificación eficiente y estratégica del proyecto.

Incluye todo el conocimiento necesario para crear y mantener un plan que asegure la entrega exitosa de un proyecto.

La planificación es más que simplemente «conocer tus plazos».

En esta nueva edición, el énfasis pasó de utilizar la planificación para controlar los resultados del proyecto a la planificación como medio para entregar el máximo valor.

Antes, el plan del proyecto era inmutable, y cualquier solicitud de cambio estaba sujeta a debate e incluso podía ser rechazada directamente.

Este método ha funcionado a lo largo de los años, pero un tipo de planificación estática ya no es viable en el mercado extremadamente volátil y en constante cambio de hoy en día.

El progreso del proyecto se monitorea constantemente comparando las métricas de progreso con los planes, y se realizan cambios según sea necesario.

Esto es el núcleo del nuevo enfoque: cada cambio debe desencadenar un proceso de adaptación del plan.

Esto significa ser ágil frente al cambio.

Variables del proyecto y su importancia dentro del Dominio de Desempeño de la Planificación

Cada proyecto tiene sus características y requisitos únicos; como resultado, ciertas variables pueden afectar cuándo y en qué medida planificar el proyecto.

Las más comunes son:

• Enfoque de desarrollo: este factor puede influir en cómo, cuánto y cuándo se realiza la planificación. Por ejemplo, cuando una gran parte de la planificación se realiza con antelación. Durante el ciclo de vida del proyecto, los planes iniciales a menudo se desarrollan progresivamente con más detalle, aunque son similares a su intención original.

• Resultados del proyecto: los entregables del proyecto a menudo implican una planificación específica. Los proyectos de construcción son un gran ejemplo en este caso. Por el contrario, en el caso del desarrollo de productos de alta tecnología, se puede aplicar un tipo de planificación continua y adaptativa para permitir la evolución y los cambios basados en los avances tecnológicos.

• Requisitos organizacionales: la gobernanza organizacional, los procedimientos, los procesos y la cultura corporativa pueden requerir que los gerentes de proyecto sigan ciertos tipos de planificación.

• Condiciones del mercado: los proyectos pueden llevarse a cabo en un entorno altamente competitivo. En tal situación, la planificación puede mantenerse al mínimo, ya que el enfoque está en la velocidad de llegada al mercado.

• Restricciones legales o regulatorias: la ley puede exigir documentos específicos antes de otorgar un permiso o aprobación para comenzar el trabajo.

Otras variables en la planificación de un proyecto

• Entregables: lo que el proyecto necesita entregar. La planificación comienza con la comprensión del caso de negocio, los requisitos de las partes interesadas y el alcance del proyecto y del producto.

• Estimaciones: es decir, estimar el esfuerzo de trabajo requerido, la duración, el costo y los recursos.

• Cronogramas: Un modelo para la ejecución de las actividades del proyecto.

• Presupuesto: Evoluciona a partir de las estimaciones acordadas.

• Equipo del proyecto: su composición y estructura. Esto comienza con la identificación de las habilidades necesarias para realizar el trabajo.

• Comunicación: puede haber diferentes niveles de información: interna, externa, sensible y pública. Estas categorías proporcionan la base para establecer los procesos de comunicación y el plan del proyecto.

• Recursos físicos: cualquier recurso que no sea una persona. Estos incluyen materiales, maquinaria, software, licencias, etc.

• Adquisiciones: especialmente cuando existe la necesidad de contratar consultores o proveedores externos.

• Cambios: siempre habrá cambios mayores o menores en cualquier proyecto. Por lo tanto, los equipos del proyecto deben estar siempre abiertos a ajustar los planes en cualquier momento.

• Métricas: establecer métricas permite definir umbrales para indicar si el desempeño del trabajo es el esperado, si tiene una tendencia positiva o negativa, o si está lejos de los resultados esperados.

• Alineación: esto significa que la planificación debe mantenerse en línea con los compromisos de entrega, los fondos asignados, la disponibilidad de recursos y las necesidades de las partes interesadas.

Resultados esperados del Dominio de Desempeño de la Planificación

PMBOK 7 concluye describiendo seis resultados deseados del Dominio de Desempeño de la Planificación.

Estos deben demostrar que el equipo del proyecto ha ejecutado el trabajo de manera efectiva:

1. El proyecto avanza de forma organizada y coordinada: las métricas de planificación proporcionan control.
2. Se implementa un enfoque holístico para entregar los resultados del proyecto: todos los elementos del plan están debidamente coordinados para prevenir vacíos, superposiciones, duplicaciones o desalineaciones.
3. La información evolutiva se procesa para lograr los objetivos establecidos.
4. El tiempo dedicado a la planificación es apropiado para la situación.
5. La información es adecuada para cumplir con las expectativas de las partes interesadas, lo que implica que el plan de comunicación con ellas ha funcionado.
6. Existe un proceso para adaptar los planes durante todo el ciclo de vida del proyecto en función de las necesidades o condiciones emergentes y cambiantes.

Mejora la planificación de proyectos con Twproject

Twproject ofrece una solución confiable para mejorar la planificación de proyectos y lograr los resultados deseados en el Dominio de Desempeño de la Planificación.

Ofrece muchas funciones para ayudarte a definir la planificación de tu proyecto:

• Gestión del alcance del proyecto: Twproject te permite definir el alcance de tu proyecto creando una WBS (Estructura de Desglose del Trabajo). La WBS es una descomposición jerárquica del trabajo del proyecto en tareas más pequeñas y manejables.

• Gestión de las partes interesadas: puedes identificar y gestionar a las partes interesadas del proyecto. Al identificar y gestionar a las partes interesadas, los gerentes de proyecto pueden asegurar que el proyecto cumpla con las necesidades de todos los involucrados.

• Gestión de la planificación del proyecto: con Twproject, puedes crear un cronograma del proyecto estableciendo las tareas, sus dependencias y las duraciones esperadas. La planificación del proyecto es una herramienta clave para asegurar que el proyecto se complete a tiempo.

• Gestión del presupuesto del proyecto: definición de costos, sus fuentes y asignación.

• Gestión de riesgos del proyecto: al identificar y gestionar los riesgos, los gerentes de proyecto pueden reducir la probabilidad y el impacto de los riesgos del proyecto.

• Gestión de adquisiciones del proyecto: con Twproject, puedes planificar las adquisiciones del proyecto definiendo tus necesidades, el proceso y los contratos de adquisición.

Un plan de adquisiciones del proyecto es clave para garantizar que el proyecto obtenga los recursos necesarios.

The bottom line, the planning performance domain is essential to the success of any project. Through diligent planning, project managers can increase the chances of delivering the project on time, on budget, and to the required quality standards.