Cómo reducir los costos de un proyecto y la gestión del presupuesto representan un proceso continuo para el cual un director de proyectos siempre está buscando formas innovadoras.
Una asignación inadecuada de recursos puede influir negativamente en la rentabilidad del proyecto, causar el excedente del presupuesto respecto a la línea base del proyecto e, en ciertos casos, llevar al fracaso del proyecto.
INDICE DEI CONTENUTI
- Allocare risorse competenti durante la fase di avvio del progetto
- Cercare risorse più economiche
- Ridurre la durata del progetto
- Ridurre l’ambito di progetto
- Riesaminare le stime sul carico di lavoro
- Gestire il budget correttamente
- Usare tecniche di gestione agile
- Utilizzare un software di gestione dei progetti
- Cercare miglioramenti dei processi
A veces, el alcance del proyecto puede cambiar repentinamente, lo que puede alterar el plan del proyecto y podría ser necesario agregar más recursos que inicialmente no se habían considerado.
El director de proyectos debe garantizar que el presupuesto se revise regularmente y, sobre todo, en caso de dicha situación.
Además, los costos del proyecto pueden controlarse examinando sus avances durante cada etapa y asegurándose de que no haya discrepancias.
Pero además de esto, aquí tienes algunos consejos para reducir los costos de un proyecto.
Asignar recursos competentes durante la fase de inicio del proyecto
Identificar y asignar los recursos adecuados durante la fase de inicio ayuda a entregar el proyecto respetando los plazos y el presupuesto.
Además, ayuda a evitar asignar recursos insuficientes o demasiado cualificados – y por lo tanto costosos – para determinadas actividades del proyecto.
Por otro lado, la asignación de recursos con poca cualificación causará retrasos en las entregas y comprometerá la calidad de los resultados.
El project manager debe asegurarse de que los recursos clave sean adquiridos y asignados de manera adecuada antes del inicio del proyecto.
Buscar recursos más económicos
Los recursos utilizados por un proyecto pueden ser costosos a menudo y pueden reducir los márgenes de beneficio.
Existen muchos casos de empresas que aumentan el costo de los recursos que ofrecen cuando están en competencia y de muchos proyectos que desperdician recursos, lo que significa que se están pagando costos más altos de lo que deberían ser.
Sin embargo, hay muchas formas de reducir la cantidad y el costo de los recursos utilizados, como comparar el precio de varios proveedores e implementar procesos ágiles.
O también: ¿es posible encontrar hardware existente para utilizarlo, en lugar de comprar nuevas máquinas?
Reducir la duración del proyecto
Otra forma en la que puedes reducir el gasto de un proyecto es acortar su duración.
Cuanto más largo sea un proyecto, más recursos se deberán utilizar, incluidos materiales, costos administrativos, energía y empleados, que todos deberán ser pagados.
De hecho, la duración de los proyectos es una de las principales razones por las que las empresas no logran cumplir con el presupuesto original.
Para acortar la ruta crítica, podrías considerar realizar más actividades simultáneamente, transformando las dependencias completas en dependencias parciales que pueden funcionar en paralelo.
Reducir el alcance del proyecto
Si el costo del proyecto te preocupa, una solución podría ser considerar reducir el alcance del proyecto.
Aunque el alcance se determina durante las fases iniciales de planificación, si este es demasiado amplio, puede resultar costoso y requerir mucho tiempo.
Es posible reducir el alcance disminuyendo el número de actividades que se satisfarán simultáneamente, limitando el proyecto solo a los procesos y requisitos más importantes.
Sin embargo, ten en cuenta que la reducción del alcance del proyecto podría requerir la autorización de partes interesadas clave.
Revisar las estimaciones de carga de trabajo
¿Las recursos realmente necesitan 8 horas al día para realizar una actividad o algunos de ellos pueden trabajar menos horas al día en esa tarea determinada?
No solo deben evaluarse las estimaciones de duración para acortar el cronograma, sino también las estimaciones de carga de trabajo.
Si esta pudiera ser una solución, podría requerir una renegociación con algunos miembros del equipo.
Gestionar correctamente el presupuesto
Además de los consejos anteriores, es importante implementar un presupuesto sostenible en el plan del proyecto y que el project manager pueda monitorear su progreso y adaptarlo a las necesidades cuando sea necesario.
En realidad, la mayoría de los presupuestos son relativamente rígidos debido a la aprobación del presupuesto durante la fase de planificación, que a menudo incluye un financiamiento por parte de los sponsors del proyecto.
Por eso es fundamental que el gerente de proyecto sea capaz de trabajar dentro de estos límites durante todo el proceso.
Para hacer esto, es necesario mapear los gastos antes de comenzar y utilizar las herramientas de seguimiento del presupuesto para respetarlo durante el ciclo de vida del proyecto.
Usar técnicas de gestión ágil
La gestión ágil puede ser la forma perfecta de evitar el desperdicio de recursos, lo que podría llevar a reducir los costos de un proyecto.
La gestión ágil utiliza, de hecho, breves ciclos de desarrollo para avanzar y mejorar continuamente un proyecto.
Esta técnica de gestión puede ayudar a mejorar la eficiencia de un proyecto que, en consecuencia, puede llevar a ahorrar dinero.
Buscar mejoras en los procesos
Una solución adicional podría ser verificar si existen formas de alcanzar los objetivos de manera diferente.
Por ejemplo, ¿es posible trabajar de forma remota en lugar de requerir visitas a la oficina?
¿Es posible recopilar los requisitos en un día, a través de una sesión de diseño conjunta, en lugar de en tres semanas utilizando métodos tradicionales?
¿Es posible externalizar parte del trabajo a un costo inferior al de hacerlo internamente?
Estas y otras preguntas pueden llevar a una modificación de los procesos, lo que conlleva un ahorro de dinero.
Utilizar un software de gestión de proyectos
Si bien un software de gestión de proyectos suele tener un costo inicial elevado, su uso puede ayudar a reducir los costos de un proyecto.
Esto se debe a que un software específico puede ayudar a reducir los costos de los procesos manuales y el tiempo extra que hay que invertir, además de permitir a los empleados ser más productivos mediante procesos automatizados, la optimización de recursos, la capacidad de cumplir las fechas límite y la reducción de errores administrativos.
Al respecto, el consejo es probar gratuitamente un software para la gestión de proyectos como Twproject.
Simplificando la gestión interna de proyectos con Twproject, logramos implementar un control de costos muy fuerte y efectivo sobre los recursos directamente involucrados en los proyectos
Para concluir, el objetivo principal de la gestión de costos de un proyecto es eliminar los costos innecesarios sin comprometer la calidad de los resultados finales.
Se trata, no obstante, de un proceso continuo dentro de la gestión del proyecto y requiere un monitoreo constante para intentar mantener el presupuesto del proyecto.
Además, identificar las discrepancias ayuda a tomar medidas oportunas y evitar el excedente del presupuesto
Muchas veces, los gerentes de proyecto reservan entre el 10 y el 20 por ciento del presupuesto para circunstancias imprevistas y crean el plan del proyecto con el presupuesto restante para evitar contratiempos de último minuto.
Mira cómo Twproject puede ayudarte a no cometer más estos errores:
El error humano se reduce significativamente al utilizar un software como Twproject, que te permite tener en cuenta cada concepto de gasto, te avisa en caso de desviaciones o imprevistos y te ofrece siempre una comparación actualizada entre lo estimado y lo real.
