Cumplir los plazos del proyecto: 5 consejos que salvan la vida

Cumplir con los plazos de un proyecto puede ser una fuente de gran presión y preocupación para muchas personas.

No solo el director de proyecto no puede dormir tranquilo, sino también los stakeholders, los patrocinadores del proyecto y toda la empresa. Incluso las empresas de terceros que podrían beneficiarse de un proyecto exitoso están ansiosas por cumplir con los plazos del proyecto.

Los plazos son clave para casi cualquier tarea o rol y son esenciales para el buen funcionamiento de cualquier proyecto u organización. Veamos cómo puedes asegurarte de no perderlos de vista.

¿Por qué es tan difícil cumplir con los plazos de un proyecto?

En primer lugar, es importante entender por qué todos tenemos esta tendencia a incumplir los plazos.

Una de las razones es porque la procrastinación motiva a los seres humanos. Se llama ley de Yerkes-Dodson.

En pocas palabras, a medida que aumenta nuestro entusiasmo (en este caso, el estrés), también aumenta nuestra capacidad para realizar la tarea.

Probablemente todos hayamos experimentado al menos una vez lo impresionados que nos pusimos por lo rápido que pudimos hacer algo la noche anterior a un plazo límite.

Y eso se debe a que el estrés de ese plazo que se acercaba rápidamente nos dio un impulso muy necesario.

Pero en todo esto surge un problema: usar este estrés como motivador solo funciona hasta cierto punto.

Si se vuelve excesivo, el rendimiento no solo disminuye, sino que terminarás sufriendo algunas consecuencias negativas.

¿Por qué son importantes los plazos en los proyectos?

Típicamente, tienes plazos en tus proyectos por una de las siguientes razones:

• Para garantizar la finalización de una tarea. Es fácil posponer u olvidar una tarea que no tiene un punto final acordado. Los plazos ayudan a evitar esto.
• Para promover un flujo de trabajo fluido. Los plazos nos ayudan a colaborar hacia un objetivo común y mantener en marcha proyectos complejos y multifásicos.
• Para establecer expectativas. Los plazos dejan claro qué esperamos entregar y cuándo. Esto significa tomar el control de nuestro trabajo, sin confusión.
• También pueden haber consecuencias graves por incumplir un plazo. A nivel personal, puede dañar la reputación y las perspectivas profesionales de una persona, especialmente si sucede más de una vez.
• También puede ser extremadamente dañino a nivel organizacional. El incumplimiento de un plazo probablemente afectará la reputación de una organización y puede tener implicaciones financieras serias si ese retraso activa una cláusula penal en un contrato.

 

Hay dos áreas principales en las que debes enfocarte cuando necesitas mantenerse dentro del cronograma de un proyecto: gestionar el plazo y gestionarte a ti mismo.

Gestión de un plazo

La mayoría de nosotros probablemente simplemente aceptemos un plazo que se nos dé, pero vale la pena considerarlo cuidadosamente antes de aceptarlo.

A menudo, la gente subestima el tiempo que toma completar proyectos, por lo que el plazo establecido puede no ser realista, y a veces los plazos se establecen innecesariamente temprano para evitar problemas cuando la entrega se retrasa.

Entonces, ¿qué deberías hacer antes de aceptar un plazo? Aquí tienes cinco consejos salvavidas para cumplir con los plazos de un proyecto:

1. Cumplir con los plazos de un proyecto: Evaluar lo que se necesita

Primero, necesitas entender exactamente en qué consiste la actividad y mapear qué trabajo debe realizarse

Idealmente, la persona que estableció el plazo habrá tenido en cuenta la complejidad del trabajo, pero esto no siempre es así.

2. Cumplir con los plazos de un proyecto: Obtener los recursos adecuados

Asegúrate de tener lo que necesitas para hacer el trabajo a tiempo.

¿Tienes a las personas, el soporte técnico, el equipo, la capacitación y los materiales listos y disponibles a tiempo?

De lo contrario, es posible que tengas que sugerir un cronograma más largo o una reducción de la calidad o cantidad de trabajo que se entregará a tiempo.

3. Cumplir con los plazos de un proyecto: Considerar posibles problemas

Las cosas no siempre salen según lo planeado, por lo que es prudente pensar en posibles problemas.

Por ejemplo, ¿cómo afectarían a los planes una enfermedad, una falla de equipo o una actividad competitiva inesperadamente urgente?

Considera qué contingencias podrías resolver para minimizar el impacto.

Una solución podría ser, por ejemplo, notificar a el líder del proyecto o a un colega para que pueda cubrirte a ti o a otro miembro de tu equipo en caso de emergencia.

4. Cumplir con los plazos de un proyecto: Planificar hasta el detalle

El siguiente paso es redactar un cronograma detallado.

Un buen enfoque suele ser descomponer las tareas en partes pequeñas con un WBS y crear plazos para cada una.

Al hacerlo, es posible que descubras que necesitas más tiempo del que permite el plazo general.

5. Cumplir con los plazos de un proyecto: Limitar el daño de un plazo incumplido

A pesar de todo tu esfuerzo y previsión, aún podrías incumplir un plazo.

Si esto sucede, mantén la calma e intenta todo lo posible para limitar el daño.

Mantén informados a los stakeholders del proyecto sobre el progreso mientras trabajas, destaca cualquier problema que pueda causar retrasos y demuestra que estás implementando tus planes de contingencia.

De esa manera, si no puedes entregar a tiempo, más personas entenderán la situación y algunas estarán dispuestas a ayudar.

En tal situación, lo mejor es abordar el problema rápidamente y acordar un nuevo plazo.

Sin embargo, incumplir un plazo puede tener implicaciones más amplias.

Por ejemplo, como se mencionó anteriormente, si estás trabajando con un cliente u otra organización externa, podría haber una penalización financiera o podría dañar tu reputación.

De cualquier manera, asegúrate de asumir la responsabilidad, evitar hacer excusas o descargar problemas en otros, y centrarte en proporcionar todo lo que puedas lo antes posible.

Gestiona a ti mismo antes de gestionar los plazos del proyecto

El otro factor importante para cumplir con un plazo es el individuo mismo.

Aquí tienes algunas ideas a considerar:

• Sé asertivo: aprende a decir «no» cuando sea apropiado, o al menos consigue espacio para considerar un plazo antes de aceptarlo.
• Cambia tu mentalidad: adopta una actitud positiva hacia los plazos en lugar de verlos como algo negativo. Los plazos pueden ayudarte a lograr metas que de otro modo pospondrías.
• No confundas «planificar» con «hacer»: no importa cuán bueno sea un plan, si no lo conviertes en acción, permanece siendo solo una cosa abstracta que no trae resultados.
• Haz buen uso del tiempo: evita intentar hacer varias cosas a la vez, ya que no es eficiente, y trabaja de manera eficiente, especialmente cuando el plazo está cerca.
• Haz del cumplimiento de plazos un hábito: comenzar trabajando hacia plazos más pequeños en tu trabajo diario puede ayudarte a transferir este hábito a plazos más grandes cuando surjan.

 

El tiempo es dinero, por lo que mantener un ritmo constante acumulará minutos valiosos para marcar la diferencia al final del proyecto.

Aunque a veces no sean bienvenidos, especialmente cuando parecen acercarse a gran velocidad, los plazos son una necesidad para mantener los proyectos en marcha.

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