Implementación de procesos lean en proyectos: La metodología lean

Implementar procesos lean en proyectos se está volviendo progresivamente más popular en múltiples industrias. El objetivo de dicha implementación es corregir problemas y reducir las ineficiencias.

Los principios lean fueron concebidos y utilizados inicialmente de forma exclusiva en el mundo manufacturero, ya que respaldan procesos optimizados y promueven una producción de alta calidad.

Este enfoque tiene un valor particular para la fabricación de bienes, pero ha demostrado ser tan exitoso que se ha introducido en otras industrias. Por último, pero no menos importante, los gerentes de proyectos de investigación también se han beneficiado de ello.

Sin embargo, la gestión de proyectos lean no es la mejor solución para cada organización.

En este artículo, analizaremos a fondo qué es la producción lean, cuáles son las bases de esta metodología, cómo implementarla y algunas ventajas y desventajas de su uso.

¿Qué es la gestión de proyectos lean?

La expresión «lean» no se aplica exclusivamente a la gestión de proyectos, sino que es una mentalidad general que se centra en la gestión operativa lean basada en la eficiencia.

Aunque este concepto es una mezcla de culturas y prácticas occidentales y japonesas, sus orígenes pueden rastrearse hasta la Toyota Motor Corporation durante la era posterior a la Segunda Guerra Mundial.

Luchando contra una baja productividad, Toyota implementó el Sistema de Producción de Toyota (TPS) para eliminar eficazmente los elementos problemáticos de sus procesos, incluyendo procesamiento ineficiente, largos tiempos de espera y problemas de inventario.

Uno de los principios fundamentales del TPS fue lo que se conocía como just-in-time, o JIT.

Para Toyota, JIT significaba

Obtener la cantidad correcta de materias primas y fabricar la cantidad correcta de productos para satisfacer la demanda del cliente.

En otras palabras, la producción estaba fuertemente correlacionada con la demanda.

La adopción del TPS y el JIT representó así un enfoque «lean» hacia la producción, y esta táctica ha convertido a Toyota en una de las empresas más exitosas del mundo.

Cuando los fabricantes occidentales se dieron cuenta en la década de 1980 de que Japón los estaba superando, estos principios comenzaron a migrar hacia el oeste.

El nombre «producción lean» se creó alrededor de ese tiempo, aplicado primero a la manufactura y luego a la gestión de proyectos.

Principios de la gestión de proyectos lean. El Método Lean

Ahora, la entrega de proyectos lean significa maximizar el valor mientras se minimiza el desperdicio, lo cual implica usar una cantidad mínima de materiales, equipos, mano de obra y espacio.

Específicamente, la metodología lean optimiza la utilización de recursos eliminando el desperdicio en siete áreas:

• Sobreproducción: La producción excesiva es innecesaria y causa altos niveles de inventario;
• Inventario: los materiales excedentes aumentan los costos de almacenamiento y rara vez se utilizan;
• Tiempo: las demoras en cualquier área que lleven a un desperdicio general de tiempo;
• Transporte: mover materiales de un lugar a otro de manera innecesaria causa ineficiencia;
• Defectos: los problemas de calidad solo pueden corregirse gastando tiempo, dinero y recursos adicionales;
• Transporte: demasiados pasos innecesarios en un proceso alargan el tiempo de producción;
• Procesamiento excesivo: el trabajo que no agrega valor a un producto o proceso es un desperdicio y aumenta los costos innecesariamente.

Gestión de Proyectos Lean

La metodología que el enfoque lean emplea para identificar y eliminar el desperdicio en estas áreas puede desglosarse en los siguientes pasos:

• Identificar el valor: El concepto de valor necesita reconsiderarse desde la perspectiva del cliente final.
• Mapeo de la Cadena de Valor: Analizar el proceso de creación del producto o proyecto para identificar áreas de desperdicio, como pasos o acciones innecesarias.
• Optimización de procesos: Desarrollar un plan de mejora para eliminar el desperdicio identificado en la cadena de valor.
• Establecer el tirón (pull): Esto significa llevar a cabo el proyecto o crear el producto basándose únicamente en la solicitud del cliente. En otras palabras, es el cliente quien «tira» de la producción.
• Mejora continua: Reevaluar regularmente el proceso del proyecto con el objetivo de eliminar el desperdicio y maximizar la productividad y la eficiencia.

Implementación de la gestión de proyectos lean

Aunque implementar procesos lean en proyectos es una metodología utilizada en organizaciones de todos los tipos y tamaños, funciona mejor – al menos al principio – con proyectos pequeños y equipos pequeños porque requiere comunicación sólida.

A medida que una organización crece, puede seguir cultivando la mentalidad lean entre los nuevos miembros.

Aquí tienes un resumen de los pasos principales involucrados en la implementación de la gestión de proyectos lean:

1. Crear una cultura corporativa

El clásico enfoque descendente (top-down) no se ajusta a la filosofía de la gestión de proyectos lean.

Aunque la dirección tiene la plena responsabilidad de los productos, procesos y requisitos comerciales, también es importante que todos sientan una sensación de propiedad, y por lo tanto de igualdad, cuando se trata de mejorar la forma en que funciona una organización.

Establecer un estándar de apertura y transparencia ayuda a crear un entorno donde todos son apoyados activamente para identificar problemas y probar soluciones.

2. Contar con un equipo bien capacitado

No existe un modelo de gestión lean que funcione para cada proyecto; la implementación de los principios puede no verse exactamente igual en cada caso.

Por eso es importante crear un equipo bien capacitado que posea una fuerte comprensión de los valores de la gestión de proyectos lean y sea capaz de mantener a todos enfocados.

Una forma de aumentar el conocimiento del equipo sobre esta metodología es proporcionar sesiones de capacitación internas que arrojen luz sobre los procedimientos y métodos relacionados con los principios lean.

3. Hacer que las mejoras lean formen parte de la cultura corporativa

Debe haber una cultura de mejora que impregne toda la organización, animando y habilitando a los equipos a esforzarse por la mejora continua en todas partes.

Los miembros del equipo deben poder evaluar un proceso y tomar las acciones necesarias para hacer mejoras.

Mantenerse fiel a lean requiere un enfoque continuo.

Beneficios de la gestión de proyectos lean

La implementación de la gestión de proyectos lean es una propuesta a largo plazo que debería cambiar finalmente la cultura de una organización para mejor.

Los beneficios de la gestión de proyectos lean incluyen:

• Procesos optimizados: Ajustar continuamente tu flujo de trabajo significa deshacerte de tareas innecesarias, y el resultado final es un proceso más simple y fácil de gestionar.
• Salida de alta calidad: Al deshacerse de actividades sin valor, el equipo puede centrarse más en actividades que traen mejor calidad y menos errores a la salida.
• Empleados comprometidos: Los empleados que dedican tiempo a trabajos significativos tienen mayor motivación. Además, los empleados que sienten que trabajan juntos en pie de igualdad toman naturalmente más iniciativa y están más dedicados a la producción de calidad.
• Procesos más inteligentes: Lean permite a los empleados trabajar en las tareas correctas en el momento correcto.
• Más valor para el cliente: Centrarse más en el trabajo que agrega valor produce naturalmente un mejor producto.

Desafíos de la gestión de proyectos lean

Cuando se hace correctamente, lean puede ofrecer todos los beneficios mencionados anteriormente, pero muchas organizaciones luchan por implementar la gestión de proyectos lean a largo plazo.

Los principales problemas que se pueden encontrar son:

• Falta de tiempo. Lean implica planificación anticipada y tiempo. Mapear flujos clave de productos, crear planes de mejora, realizar reuniones diarias para discutir el trabajo completado y pendiente, e identificar problemas son solo algunas de las tareas que deben realizarse regularmente para mantener el flujo. Percibidas como interferentes con las actividades de trabajo normales, estas tareas a menudo se pasan por alto con el paso del tiempo, haciendo imposible aplicar una metodología lean.
• Falta de estrategia. Algunas empresas se centran tanto en la producción lean que pierden el contacto con su plan estratégico general. Para obtener el máximo de esta metodología, necesitas implementar intencionalmente sus principios en los objetivos comerciales existentes y no descuidarlos.
• Adhesión insuficiente. La metodología lean se considera una forma radical de pensar que requiere consenso completo de los equipos. Se necesita mucho esfuerzo para cambiar los comportamientos de las personas e incentivarlas a trabajar de manera más independiente. Si no tienes suficiente tiempo para capacitar a las personas sobre la nueva forma de trabajar y cómo todos se beneficiarán, es poco probable que estén de acuerdo. Para ayudar a ganar consenso, es importante invertir en programas de capacitación que enseñen a las personas sobre lean y mejoren sus habilidades de comunicación.

Ninguna metodología de gestión de proyectos es perfecta, por lo que muchas organizaciones emplean alguna mezcla de metodologías.

La metodología lean, dada su naturaleza radical, puede no ser adecuada para todos, pero su principio fundamental – minimizar el desperdicio mientras se maximiza el valor – aún puede aplicarse en cierta medida incluso si estás utilizando un diferente marco de proyecto.