Procrastinar problemas en los proyectos

Procrastinar con los problemas en los proyectos es, sin duda, el pecado más grave que un gerente de proyecto puede cometer.

La procrastinación no tiene nada que ver con ser perezoso o no querer trabajar. Procrastinar significa socavar todo el proyecto e incluso toda la Organización que se centra en ese proyecto.

En este artículo profundizaremos en este tema y te daremos consejos valiosos para abordar este hábito.

¿Qué significa procrastinar?

La procrastinación es el acto de esperar hasta el último minuto para realizar aquellas tareas que tienen una prioridad relativamente alta y que generalmente requieren más esfuerzo que otras.

Procrastinas cuando trabajas primero en aquellas tareas que son fáciles de hacer o tienen una prioridad menor.

La procrastinación puede estar relacionada no solo con cómo realizas tareas o resuelves problemas, sino también con cómo tomas decisiones.

Aunque se considera normal que las personas procrastinen en cierta medida, se convierte en un problema cuando la procrastinación impide el funcionamiento normal de los proyectos porque no se completan a tiempo.

Impacto de la procrastinación en los problemas de los proyectos

Dentro de la gestión de proyectos, los efectos de la procrastinación pueden ser extremadamente perjudiciales, no solo para el gerente de proyecto y su equipo, sino para el proyecto en su conjunto y, en los casos más graves, para la organización misma.

Estos son los impactos que la procrastinación puede tener en la gestión de proyectos:

Baja moral

La moral es cómo se sienten los empleados sobre su trabajo, sus compañeros y sus supervisores.

Cuando es alta, la ética laboral mejora y los empleados trabajan más duro, durante más tiempo y con mayor felicidad. Por el contrario, cuando es baja, los empleados no están motivados para trabajar, lo que puede llevarlos a procrastinar aún más.

La procrastinación también crea una situación estresante donde tienes que «apurar» para cumplir con los plazos de las tareas.

Esto significa, por ejemplo, que el equipo se ve obligado a trabajar horas extra y jornadas mucho más largas.

Esto empeora si el propio gerente de proyecto procrastina.

Estrés

Dejar las cosas para después o hasta el último minuto puede aumentar realmente tus niveles de estrés.

Si procrastinas durante mucho tiempo, las asignaciones de trabajo comienzan a acumularse hasta que eventualmente tendrás varias horas o semanas de trabajo que recuperar en un corto período de tiempo.

Para algunas personas, el impulso de adrenalina de esperar hasta el último minuto puede ser emocionante, pero para la mayoría, esto significará solo un aumento en los niveles de estrés que, en algunos casos, puede ser perjudicial para tu salud.

Aumento de la procrastinación

La causa subyacente de la procrastinación es verse obligado a hacer algo que consideras aburrido o desagradable, por lo que lo evitas para hacer algo divertido y emocionante.

El problema con esto es que cuando evitas la actividad la primera vez, tiendes a seguir haciéndolo, volviéndola cada vez más desagradable.

La procrastinación puede conducir entonces a consecuencias negativas como el estrés, la culpa y la disminución de la productividad personal, así como la desaprobación social por no cumplir con responsabilidades o compromisos.

Estos sentimientos, combinados, pueden llevar a una mayor procrastinación.

Solución a los problemas de procrastinación en los proyectos

Determinar por qué procrastinas

Para que las cosas mejoren, necesitas entender por qué estás procrastinando.

Podría ser, por ejemplo, una mala organización, o quizás miedo; podrían estar sobrecargados de trabajo o buscando una super-perfección.

Por lo tanto, es vital identificar la causa y luego encontrar la solución adecuada.

Diseñar un plan

Si la procrastinación ya es un hábito, aún puedes mejorar la situación.

Sin embargo, como con la mayoría de las cosas, no puedes esperar mejoras de la noche a la mañana.

En primer lugar, debes aceptar la situación actual. La ciencia sugiere que los procrastinadores suelen sentir culpa y ansiedad por no hacer su trabajo.

Aquí es donde deberías centrarte en encontrar soluciones, motivándote encontrando formas de mejorar tus habilidades de gestión del tiempo.

Céntrate en hacer en lugar de evitar. Una simple lista escrita de tareas por hacer, quizás con un tiempo especificado, puede hacer maravillas para la moral.

Establecer un sistema de recompensas

Cuando logras completar una tarea difícil a tiempo, una pequeña recompensa por un buen trabajo podría ser una buena idea que ayuda a vencer la procrastinación.

Presión social

Si bien esto puede ejercer cierta presión sobre las personas, es un método bien probado para prevenir la procrastinación.

Siempre que sea posible, pedirle a un compañero que vigile las tareas que deben hacerse y les recuerde el trabajo cuando aún no se haya hecho puede ser una buena solución para algunas personas.

Mantener las distracciones al mínimo

Si es posible, debes crear un área libre de distracciones en tu lugar de trabajo.

Esto te ayudará a concentrarte en tus tareas y completarlas rápidamente, evitando así la necesidad de procrastinar.

Priorizar

A veces, hacer solo una lista no es suficiente para mejorar la gestión del tiempo y ser realmente productivo; necesitas priorizar.

Esto significa establecer qué tareas son sensibles al tiempo y cuáles pueden posponerse; de esta manera, tendrás una imagen clara de tu carga de trabajo, pero, lo que es más importante, no podrás hacer primero las tareas más fáciles si no son una prioridad.

Encontrar el momento más productivo

Todos trabajamos de manera diferente. Algunos somos más productivos por la mañana, otros por la tarde, pero lo común a todos es que tienes un momento pico durante el día en el que eres más productivo.

Identificar este momento de productividad es excelente para la gestión del tiempo y aquí es donde puedes centrarte en las tareas más difíciles.

Por otro lado, cuando necesites tomar un descanso, puedes cambiar a trabajar en algo más fácil.

No buscar la perfección

No necesitas exigir constantemente la perfección cada vez; algunas tareas pueden ser satisfactorias incluso sin ser perfectas. Exigir excelencia una y otra vez pone mucha presión sobre todos.

 

Por supuesto, esto no significa conformarse con un resultado a medias o un trabajo mal hecho, pero si está dentro del estándar, es aceptable.

Problemas de procrastinación en los proyectos: conclusiones

Vencer la procrastinación puede ser difícil, pero eso no significa que no se pueda detener e incluso prevenir.

El primer paso es reconocer que eres un procrastinador, encontrar la causa principal e intentar resolver el problema.

Diferentes personas tendrán diferentes razones, por lo que es importante seguir una estrategia que funcione.

Sea cual sea la razón, los pasos enumerados en este artículo pueden implementarse para mejorar la situación.

Una cosa que debes recordar es no ponerte demasiada presión: la procrastinación no desaparecerá de la noche a la mañana.

Ser gerente de proyecto no es un trabajo fácil y lo que hace bueno a un supervisor de proyectos es la eficiencia en la gestión de proyectos, personas, tiempo y dinero.

En todo esto, la procrastinación no debería tener cabida y es deseable prevenirla en la medida de lo posible.