Gestión de la integración del proyecto: cómo gestionar la integración en un proyecto

La gestión de proyectos puede ser complicada, especialmente cuando diferentes departamentos deben trabajar juntos.

A medida que más departamentos trabajan en el mismo proyecto, es probable que cada uno utilice una metodología diferente para entregar los resultados. La metodología elegida suele ser aquella a la que cada departamento está más acostumbrado o con la que se siente más cómodo.

Esto puede dificultar la colaboración entre departamentos debido a las diferencias en procesos y metodologías.

Complicaciones adicionales para gestionar en un proyecto

También surgen complicaciones al trabajar en un proyecto de mayor envergadura. En proyectos grandes, por ejemplo, encontraremos muchas piezas móviles que necesitan estar alineadas.

Sin la correcta alineación de estas partes, el proyecto puede ralentizarse, volverse menos eficiente e incluso detenerse.

Si un gerente de proyecto no entiende cómo un cambio en el alcance afectará a la planificación, los costos y los requisitos de recursos, ¿cómo se puede gestionar este cambio?

O también, ¿qué pasa si el gerente de proyecto necesita de repente a un desarrollador de software para trabajar en el proyecto durante otro mes?

Sin gestionar la integración en toda la organización, puede ser difícil ver cómo estos escenarios afectan al negocio.

Por lo tanto, para crear armonía entre los diversos departamentos y partes de un proyecto, es esencial gestionar la integración del proyecto, la llamada gestión de la integración del proyecto.

La organización debe asegurarse de que se implemente un alto nivel de integración en los procesos de gestión de proyectos. Esto tiene como objetivo lograr objetivos estratégicos corporativos a largo plazo.

¿Qué es la gestión de la integración del proyecto?

La gestión de la integración del proyecto es un método de coordinación que permite que los diversos procesos funcionen juntos.

Gestionar la integración del proyecto significa básicamente hacer concesiones. De hecho, no siempre es posible obtener todo de inmediato, y si quieres que el proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto establecido, a veces tendrás que tomar decisiones.

Si hay objetivos en competencia, por ejemplo, es necesario encontrar alternativas para cumplir con las expectativas de las partes interesadas.

Para obtenerlos, es necesario identificar, definir, combinar, unificar y coordinar las numerosas fases y actividades dentro de los grupos y procesos de gestión de proyectos.

Por lo tanto, la gestión de la integración del proyecto implica la elección de asignaciones de recursos y concesiones. Todo mientras se gestionan, al mismo tiempo, las interdependencias presentes en las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos.

Gestionar la integración del proyecto es una de las diez áreas de conocimiento en la gestión de proyectos y es el elemento que coordina todos los aspectos de un proyecto.

Aquí se tocan todas las cinco fases de un proyecto:

• Iniciación
• Planificación
• Ejecución
• Monitoreo y control
• Cierre

Si se hace correctamente, la gestión de la integración del proyecto garantiza procesos regulares e integrados en los proyectos.

Los 6 procesos de la gestión de la integración del proyecto

Para gestionar correctamente la integración de un proyecto, es necesario seguir 6 procesos. Veamos juntos cuáles son:

1. Desarrollar el acta constitutiva del proyecto

El acta constitutiva del proyecto es lo que otorga la autoridad para iniciar el proyecto. Un acta constitutiva contiene los roles y responsabilidades preliminares del proyecto, incluidos los objetivos y la asignación de un gerente de proyecto. Se utiliza como documento de referencia durante todo el ciclo de vida del proyecto.

2. Definir y gestionar el alcance

Este documento define qué forma parte del proyecto y qué no, y enumera todas las actividades que se llevarán a cabo durante el ciclo de vida del proyecto. En otras palabras, describe los resultados del proyecto y establece un criterio medible de éxito.
plan

3. Desarrollar el plan de gestión del proyecto

Crear un plan de gestión define cómo pueden funcionar juntos los diversos procesos del proyecto para una mayor eficiencia y productividad. Aquí se definen los objetivos, el presupuesto, el programa y los recursos. También se establece qué enfoque se adoptará para completar el proyecto, la evaluación de riesgos, etc. En resumen, es un documento formal para ayudar a guiar, monitorear y ejecutar el proyecto. El acta constitutiva del proyecto está incluida en el plan del proyecto.

4. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto

El proyecto ha comenzado ahora. Aquí, las partes técnicas y organizativas del proyecto deben ser gestionadas y este proceso sirve para facilitar una ejecución regular del trabajo del proyecto. La ejecución del proyecto se divide en tres partes: implementación, gestión e informes.

5. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

El trabajo del proyecto requiere más que solo gestión pura. Requiere que el trabajo también sea monitoreado y controlado. Esto incluye la gestión de cambios, junto con el proceso, las herramientas y las técnicas utilizadas para gestionar el cambio y el desarrollo del proyecto.

Se pueden solicitar cambios durante el ciclo de vida del proyecto, pero estas solicitudes deben ser monitoreadas y controladas para asegurar que la calidad del proyecto no se vea afectada negativamente. Las solicitudes de cambio emergentes se evalúan, gestionan y documentan. Es tarea del gerente de proyecto ver dónde el proyecto no pudo respetar el plan inicialmente establecido y, de ser así, tomar medidas correctivas.

6. Cerrar el proyecto

Esta última fase incluye la revisión de los diversos procesos utilizados y la evaluación de su éxito o fracaso. Todo debe estar bien documentado para crear un archivo al que los futuros proyectos puedan referirse. Por lo tanto, al final de cada fase del proyecto, es importante crear un documento que describa las lecciones aprendidas durante este período.

La gestión de la integración del proyecto como elemento de coherencia de diseño

Gestionar óptimamente la integración en un proyecto crea consistencia en todo el proyecto, desde la planificación hasta la documentación. Incluso puede combinarse con la planificación estratégica a largo plazo y ser capaz de revelar oportunidades.

Los grupos de procesos mencionados en el párrafo anterior son los procedimientos formales que cada gerente de proyecto debe seguir en todo momento y para cada proyecto, a fin de garantizar que el proyecto termine con éxito.

También hemos visto cómo la gestión de la integración requiere la capacidad de evaluar los recursos disponibles y la capacidad de hacer concesiones y gestionar actividades en competencia.

Por lo tanto, los gerentes de proyecto deben poseer una combinación de habilidades transversales y complejas.

Estas incluyen las capacidades de:

• Planificación
• Organización
• Comunicación
• Liderazgo
• Gestión de relaciones
• Desarrollo del pensamiento crítico
• Análisis de datos
• Presupuestación
• Análisis y gestión de riesgos

También es importante crear canales de comunicación abiertos con el equipo del proyecto y las partes interesadas. Solo de esta manera es posible garantizar que la información se comparta y se realicen evaluaciones de impacto adecuadas para identificar puntos de integración o dependencias.

La posibilidad de utilizar un software o herramientas de gestión de la integración es otro factor que puede aumentar las probabilidades de éxito del proyecto.

De hecho, cualquier software valioso es capaz de identificar con precisión los puntos de integración y los conflictos que pueden ser obstáculos en la realización de un proyecto.