Cómo implementar un software de gestión de proyectos desde cero: 8 errores a evitar

Un software de gestión de proyectos puede aumentar la eficiencia y la productividad del proyecto, pero su implementación no siempre es sencilla.

A menudo, las organizaciones inician el proceso de incorporar un nuevo software sin una comprensión clara de cómo abordar su implementación.

La implementación de un software de gestión de proyectos es importante, pero el proceso puede ser estresante y desafiante. Esto aplica tanto al empleador como a los empleados.

Sea cual sea el sistema que se deba implementar, se necesitará un proceso de implementación estructurado para contribuir a la sostenibilidad y al funcionamiento exitoso a largo plazo del nuevo sistema.

Veamos hoy cuáles son los 8 errores a evitar.

Evitar mantener todo como antes, esperando que todo mejore mágicamente

A menudo, tendemos a mantener las configuraciones y funcionalidades antiguas sin cambios, esperando que todo cambie mágicamente de un momento a otro. No funciona así.

Los procesos son el componente más flexible del proceso de implementación, ya que pueden adaptarse para cumplir con los requisitos de la tecnología y las personas.

Por lo tanto, es esencial definir los nuevos procesos en las etapas iniciales del proyecto de implementación. Es esencial definirlos con precisión, ya que su subestimación puede llevar a una disminución de la productividad. De hecho, es fácil entender cómo la productividad puede verse comprometida debido a la duplicación de trabajo y a la negativa de los usuarios a aplicar nuevos procesos si estos no son claros.

Por lo tanto, la implementación de una nueva solución de software ofrece la oportunidad de rediseñar el flujo de trabajo. Los nuevos sistemas deben diseñarse para maximizar los recursos internos y las eficiencias.

Por esta razón, es importante definir claramente los procesos y la manera en que las personas deberán interactuar con el software. Por el contrario, será necesario entender si es necesario modificar los procesos existentes.

Es posible hacer esto respondiendo a estas preguntas. ¿Cómo es posible:

• mantener los datos limpios y consistentes?
• registrar datos y analizar información?
• obtener respuestas a las preguntas?
• gestionar el sistema mensualmente?
• integrar otros sistemas de información con el software?
• interactuar con el software a diario?
• superar una restricción del software modificando los procesos?

Además:

• ¿La restricción es realmente una limitación del software o una limitación de capacidad dentro del equipo?
• ¿Es posible trabajar en mejoras o adaptaciones para desarrollar la interfaz del personal con el software?
• ¿Es posible aprovechar múltiples funciones adaptando los procesos?
• ¿Qué procesos se necesitan para maximizar el uso de este nuevo sistema?

La transferencia de datos de un sistema a otro también será un buen momento para eliminar datos obsoletos e inútiles para el proyecto.

Es interesante para esta fase el uso de la técnica de lluvia de ideas para involucrar y definir las necesidades relacionadas con la implementación del nuevo software de gestión de proyectos.

No disipar el miedo que inevitablemente está presente en los miembros del equipo

Como en todo, las personas necesitan probar y, ya sabes, siempre pueden ocurrir errores. Esto es aún más cierto si el sistema es totalmente nuevo.

Si el miedo al error es tan grande y las consecuencias pueden ser tan importantes, una solución es ofrecer una versión de prueba del sistema. Gracias a esta versión, será posible experimentar sin riesgo todas las funciones del nuevo software.

Esto ayudará a que los miembros del equipo se sientan más seguros y evitará el miedo a cometer errores que pueden tener un impacto en el proyecto.

Además, es necesario proporcionar una o más sesiones de formación planificadas dentro del plan de implementación.

No involucrar y confiar en nadie

A veces, los gerentes de proyecto están tan enfocados en el proceso de implementación que olvidan que otros miembros del equipo tienen la tarea de hacer que la transición sea efectiva.

Como resultado, el gerente de proyecto termina siendo la única persona que usa el software. El resto del equipo no se sentirá involucrado y tendrá una resistencia a usar algo que no conoce a fondo.

Promover valores de apertura, transparencia, comunicación y, sobre todo, compartir la «propiedad» del software son las actitudes correctas.

Cuanto más trabajemos juntos, más eficiente será la implementación del nuevo software de proyecto.

Depender del software para resolver problemas de gestión de recursos

Los softwares ciertamente pueden ayudar a gestionar los recursos de un proyecto. Sin embargo, la gestión fuera de línea siempre es un factor fundamental e indispensable.

La herramienta puede facilitar decisiones sobre prioridades de trabajo y tareas, pero no puede tomar todas las decisiones necesarias, por evolucionada que sea.

Un software no tiene la sensibilidad para entender los estados de ánimo y cualquier perplejidad o conflicto que pueda socavar la productividad de un equipo.

Por lo tanto, será esencial organizar reuniones durante todas las fases de implementación y gestionar recursos directamente.

Falta de liderazgo en la implementación

Independientemente de las habilidades de los empleados y del equipo del proyecto, la falta de apoyo y liderazgo es perjudicial. Inevitablemente llevará a los empleados a negarse a usar el nuevo software.

Si faltan liderazgo y apoyo, la inversión en el software de gestión de proyectos será inútil. Será esencialmente una inversión perdida y la eficiencia de la organización inevitablemente empeorará.

Por lo tanto, es fundamental que el liderazgo, tanto a nivel de gerente de proyecto como a nivel directivo, esté presente durante todo el proceso de implementación del software.

Fallo en la comunicación de expectativas

Si intentas hacer cambios sin notificar al personal, inevitablemente te encontrarás frente a un muro.

Antes de la implementación de un nuevo software de gestión de proyectos, es necesario comunicar en detalle las expectativas sobre cómo el software aumentará la productividad.

Esto puede incluir:

• discusión de las motivaciones que llevaron al cambio,
• el momento en que ocurrirá el cambio,
• el tipo de formación necesaria o disponible,
• cómo el equipo puede comunicarse en caso de preguntas y dudas.

Falta de motivación para el uso del software

Expresar interés en reducir los costos generales no representa una motivación suficiente para que los empleados acepten el cambio.

Para los empleados, el cambio es simplemente un esfuerzo adicional, algo que requiere una inversión de energía y tiempo.

Sin embargo, la transición puede facilitarse proporcionando un incentivo a los empleados en caso de que acepten y usen el software.

Falta de retroalimentación

No es suficiente simplemente implementar el nuevo software de gestión de proyectos y que los empleados lo usen. De hecho, una vez que se ha hecho esto, aún no se puede decir que la implementación se ha completado.

Crear un foro para la retroalimentación regular de los usuarios, en este caso los empleados, dará la oportunidad de proporcionar retroalimentación honesta sobre la percepción de la nueva herramienta.

La retroalimentación también debe ser dada por el gerente de proyecto y la dirección.

Solo de esta manera será posible entender si el software necesita ser mejorado o actualizado. La retroalimentación dará la idea de si fue una elección óptima o si el nuevo software va completamente en contra de las expectativas.

Conclusiones

Las probabilidades de lograr los objetivos para una organización son mayores con un plan adecuado para la implementación del software.

Al entender cuáles son las trampas a evitar, es posible hacer que la transición a un nuevo software de gestión de proyectos sea más fácil y efectiva

Además, el monitoreo regular de los objetivos en relación con el rendimiento real permitirá obtener lo máximo de la inversión.

¿Alguna vez has enfrentado la implementación de un nuevo software de gestión de proyectos? ¿Cómo viviste la situación? Cuéntanos sobre tu experiencia.