Flujos de información del proyecto

Flujos de información del proyecto son fundamentales para el gestor de proyectos.

Además, debido a nuevos métodos de diseño, productos, tecnologías y procesos pioneros, la cantidad de información dentro de una organización ha aumentado significativamente.

Sin embargo, el aumento en la cantidad de información disponible para los proyectos no se está aprovechando de forma eficaz y, por lo tanto, no aporta ningún valor al proyecto.

Esto es especialmente cierto en proyectos complejos.

La razón principal de esto es la gestión ineficaz del flujo de información.

¿Qué sucede con la información?

Para comprender mejor cómo gestionar el flujo de información, debemos intentar familiarizarnos con él. El flujo de información requiere cuatro componentes:

• un punto de partida (fuente),
• un punto final (receptor),
• una ruta (interacción)
• y una fuerza impulsora (relevancia mutua).

Existen dos tipos de actores que pueden actuar como fuente o receptor de información:

1) personas

2) documentos, es decir, herramientas como gráficos, informes y otros documentos que permiten la comunicación entre grupos de personas.

El rol de una persona en el flujo de información está determinado por su rol contractual dentro del proyecto.

Este rol define:

• el tipo de información que se espera de una persona,
• el tipo de información que la persona puede proporcionar,
• cómo se comparte esta información y cómo la recibe.

Los documentos afectan el flujo de información mediante su estructura, su profundidad informativa y el proceso de adquisición y uso de la información.

Este conjunto, es decir, las características de las personas y la documentación involucradas en un proyecto, crea el flujo potencial de información, pero esto no significa que la información disponible se integre efectivamente en el proyecto.

Interacción entre personas y documentos como elemento clave para el flujo de información

Es la interacción entre estos actores la que determina, en última instancia, el destino y, por lo tanto, el flujo real de información.

Según el tipo de interacción, la información puede ser aceptada, rechazada o ignorada.

Para que la información aporte valor a un proyecto, deben ejecutarse tres pasos críticos:

• La información debe ser compartida por un individuo del equipo del proyecto.
• La información compartida debe ser aceptada por otros miembros del equipo del proyecto. La información que se ignora o rechaza se vuelve inútil y, básicamente, desaparece del proyecto, a menos que se comparta nuevamente bajo otras circunstancias. La información aceptada por otros se conserva en la memoria colectiva del equipo del proyecto. Sin embargo, aceptar información no implica automáticamente que esta se utilice ni que genere valor en un proyecto.
• Solo cuando la información se utiliza en una decisión es capaz, finalmente, de aportar valor al proyecto.

Los «Cuatro Grandes» de las interacciones y la comunicación

Varios factores moderan y afectan el resultado de las interacciones.

Básicamente, es posible reducir estos factores a cuatro principales: confianza, compromiso, aprendizaje y comprensión común.

Estos factores clave determinan entonces qué información se comparte, cómo se comparte, cómo se recibe y sientan las bases para futuras interacciones.

La confianza implica tener expectativas positivas sobre las acciones futuras de otra persona cuando un individuo es vulnerable ante dichas acciones.

El compromiso es la intensidad con la que un individuo se identifica con una organización o proyecto específicos.

Juntos, estos dos factores influyen en los valores de una persona respecto al proyecto, tales como:

• cómo percibe a los demás miembros del equipo del proyecto,
• cómo percibe su propio rol,
• cuánto compromiso está dispuesto a asumir,
• su sentido de pertenencia e interés en el proyecto.

El aprendizaje ocurre cuando el procesamiento de nueva información cambia —potencialmente— el rango conductual de un individuo.

La comprensión común surge de un acuerdo informal sobre qué es relevante para los demás miembros del equipo y para el proyecto en general.

Juntos, el aprendizaje y la comprensión común conforman el modelo mental de un individuo. Los patrones mentales determinan cómo una persona:

• Evalúa nueva información,
• vincula nueva información con sus conocimientos previos,
• clasifica y ordena la información para el proyecto.

Flujos de información del proyecto: valores, modelos mentales y proceso de toma de decisiones

Las personas tienen una racionalidad limitada, lo que significa que solo pueden comprender una cantidad limitada de información.

Por lo tanto, dependen de sus propios valores y modelos mentales para limitar la cantidad de información que necesitan.

Basándose en su marco de referencia, las personas solo son conscientes de un subconjunto de la información total disponible.

A partir de esta información, las personas filtran aún más los datos según lo que consideran importante.

La información restante es la que utilizan para interpretar la situación y tomar decisiones.

Debido a diferentes contextos, los individuos pueden estar expuestos a la misma situación e información, pero llegar a conclusiones y ideas muy distintas sobre el tema en cuestión.

En cuanto a las interacciones del equipo del proyecto, su propósito principal es compartir información y tomar decisiones.

En consecuencia, la efectividad de la interacción se convierte en uno de los factores más cruciales para determinar el resultado de un proyecto.

Además, en un equipo de proyecto, la forma en que los demás comparten información y la forma en que se reciben las contribuciones de una persona afectan la construcción de confianza.

Esto incluye aspectos relacionados con cómo los individuos se sienten:

• ¿Cómo valoran los demás sus contribuciones?
• ¿Se les trata con equidad?
• ¿Existe responsabilidad mutua en el equipo?
• ¿Se han cumplido sus expectativas?
• ¿Demuestran los miembros del equipo de proyecto compromiso con los objetivos del equipo por encima de sus metas personales?

Estas consideraciones afectan la cantidad, el tipo y la calidad de la información compartida en interacciones posteriores, la dinámica interpersonal entre los miembros del equipo y la disposición de las personas a compartir y aceptar información.

Por lo tanto, como se mencionó anteriormente, la efectividad de la interacción se convierte en uno de los factores más cruciales para determinar el resultado de un proyecto.

Flujos de información del proyecto: casos complejos

En casos más complejos, la creciente importancia de la gestión e integración de la información exige una entidad del equipo de proyecto responsable de la integración social y del flujo de comunicación.

El rol principal del integrador es crear un entorno que facilite la confianza y ciclos positivos de aprendizaje. Esto incluye:

• Poner énfasis en el valor de las contribuciones individuales en relación con los objetivos del proyecto,
• Gestionar las expectativas manteniendo la responsabilidad, la disciplina y la equidad mediante el establecimiento de objetivos claros y coherentes,
• Comprender los modelos mentales existentes y fomentar una interacción positiva entre ellos.

Así es como una gestión adecuada de los flujos de información se vuelve crucial para el éxito de un proyecto.

Si la información no se gestiona correctamente, algunos detalles importantes podrían caer en el «olvido», generando una serie de problemas que fácilmente se habrían podido prevenir.