Gestión de programas es un tipo distinto de gestión de proyectos y hasta ahora nunca lo hemos mencionado en nuestro blog. En nuestros artículos siempre hemos hablado sobre gestión de proyectos y nunca sobre gestión de programas. Echemos un vistazo a qué se refiere exactamente.
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Empecemos diciendo que, en ambos casos, debemos tratar con dos actores clave: la gestión de proyectos, que ya deberíamos conocer bastante bien, y la gestión de programas. Sin embargo, ¿cuál es la diferencia entre ambas si en ambos casos se gestionan proyectos?
En realidad, el gestor de programas y el gestor de proyectos pueden compartir responsabilidades similares, pero existen algunas diferencias clave entre ambos puestos.
Lo mismo aplica a la gestión de programas que a la gestión de proyectos.
Gestión de programas frente a gestión de proyectos: proyectos frente a programas
Antes de analizar las similitudes y diferencias entre ambas figuras, es fundamental comprender qué distingue a los proyectos de los programas.
Por lo general, están limitados por costos, recursos, presupuestos y tiempo, y suelen tener una fecha de finalización clara y objetiva que permite entregar resultados tangibles.
Los programas, por otro lado, consisten en un gran número de proyectos interconectados.
Mientras que, en la gestión de proyectos, cada proyecto constituye un fin en sí mismo y, al completarse, aporta beneficios inmediatos a la organización, en la gestión de programas se analizan ampliamente los proyectos interconectados.
Son proyectos que se complementan y desarrollan mutuamente para alcanzar un objetivo más amplio y a largo plazo.
Un programa exitoso aporta beneficios estratégicos y fomenta el crecimiento organizacional, en lugar de un único resultado tangible.
¿Qué es un gestor de programas?
Cuando hablamos de gestores de programas, nos referimos a la persona que define la estrategia y los objetivos de un programa y evalúa su impacto general en la organización.
El gestor de programas debe definir y supervisar un conjunto de proyectos dependientes necesarios para lograr los objetivos generales del programa.
En resumen, un gestor de programas puede compararse con un arquitecto que diseña un proyecto.
Los arquitectos no instalan instalaciones de fontanería ni construyen muros, pero sí garantizan que todas estas piezas se integren para crear y dar forma a un edificio específico.
El rol del program manager va más allá de la finalización de proyectos individuales, por ejemplo: el sistema eléctrico o la construcción de muros; en cambio, se encarga de la implementación a largo plazo de todo el programa, es decir, la construcción del edificio.
Las responsabilidades de un program manager incluyen reclutar equipos, implementar estrategias, medir el ROI y otras iniciativas a gran escala.
Prioridades del program manager
Un program manager normalmente supervisa múltiples proyectos y personas, lo que requiere una asignación estratégica de recursos y planificación.
A veces es necesario suspender o cancelar proyectos individuales para garantizar que los objetivos generales del programa avancen en la dirección correcta.
Las tareas típicas de un program manager son:
- Definir y asignar proyectos dentro del programa y colaborar con el project manager para establecer un cronograma, un presupuesto y la mano de obra y los recursos necesarios.
- Revisiones periódicas con los project managers sobre el estado de los proyectos, así como con los gerentes senior, los clientes y otras partes interesadas.
- Volver a calificar, reducir la prioridad, promover o agregar proyectos a un programa, según sea necesario, y ajustar los plazos y las expectativas de las partes interesadas y del personal, si es requerido.
- Identifica los riesgos potenciales (a nivel de empresa, programa y proyecto) para el programa y realiza ajustes y revisiones oportunos del proceso, si es necesario.
Diferencias con el gestor de proyectos
Los gestores de proyectos, por otro lado, supervisan las operaciones de proyectos individuales dentro de los programas.
Coordinan el cronograma, el presupuesto y los recursos para completar el trabajo dentro de las directrices del programa y informan sobre el avance del trabajo al responsable del programa y sobre cualquier cambio realizado al plan inicial del proyecto.
El rol del gestor de proyectos es más táctico que el del gestor de programas.
Como vimos en nuestro ejemplo anterior, los gestores de programas son los arquitectos, mientras que los gestores de proyectos son los pintores, fontaneros e ingenieros eléctricos.
Los gestores de proyectos se centran principalmente en la ejecución y gestión de los elementos funcionales del proyecto, es decir:
- cumplir con los plazos,
- cumplimiento del presupuesto,
- delegación de actividades
- logro de los resultados.
Es cierto que los gerentes de programas y los gerentes de proyectos tienen funciones distintas, pero sus desafíos son similares.
Aunque sus responsabilidades diarias sean diferentes, tanto los gerentes de programas como los gerentes de proyectos supervisan muchas partes dinámicas y deben garantizar la máxima organización y eficiencia.
Herramientas comunes para el gerente de programas y el gerente de proyectos
Estos dos actores pueden enfrentar muchos desafíos similares o idénticos y beneficiarse del uso de técnicas y herramientas similares. Veamos cuáles son:
- Panel de control: Una visión clara del estado de las actividades y del avance es fundamental cuando el éxito depende de varias personas y de múltiples partes dinámicas. Todo gerente de programas y todo gerente de proyectos debe contar con un panel de control que muestre exactamente quién está trabajando en qué. Existen varios software de gestión de proyectos que permiten tener un panel de control con estas características y con las más diversas funcionalidades.
- Plantillas: Muchos programas incluyen proyectos similares. Por ejemplo, cada proyecto de marketing podría implicar una campaña publicitaria. En lugar de comenzar desde cero cada vez, los gerentes de proyectos, junto con los gerentes de programas, deben estructurar su trabajo y preparar plantillas que puedan reutilizarse para tareas similares. Esto minimiza la necesidad de nuevas iniciativas y ayuda a replicar historias de éxito anteriores. En resumen, las plantillas deben contener las mejores prácticas.
- Gráficos de trabajo versátiles: no todas las personas trabajan de la misma manera, y cada persona tiene su propio método de trabajo preferido. Por lo tanto, la asignación de trabajo por parte de los gerentes de programas y los gerentes de proyectos resulta mucho más sencilla cuando el equipo del proyecto no necesita ajustarse necesariamente al enfoque de trabajo de los gerentes. Es importante que un solo programa o proyecto pueda visualizarse desde distintas perspectivas y con distintas herramientas, como pestañas, gráficos, listas o líneas de tiempo Kanban. Esto significa que todas las personas involucradas pueden mantenerse alineadas mientras usan herramientas con las que se sienten cómodas.
- Colaboración contextual: Hacer un seguimiento de cada recurso, actualización y solicitud puede resultar abrumador. Buscar detalles en correos electrónicos y hojas de cálculo es una pérdida de tiempo tanto para los gerentes de proyectos como para los gerentes de programas. Por lo tanto, resulta extremadamente útil mantener toda la comunicación relacionada con los programas y proyectos en un único hilo, fácilmente accesible y comprensible.
Cuando la persona adecuada es la gerente de programa, esto inevitablemente se convierte en un activo valioso para los gerentes de proyecto cuyos proyectos forman parte del programa.
El gerente de programa adaptará el programa para cumplir con los objetivos financieros más importantes de la organización y garantizar así el éxito de los proyectos en todos sus aspectos.
