Para comprender qué es el timeboxing, es fundamental reflexionar sobre ello y considerar una jornada laboral habitual.
¿Cuál es el enfoque estándar cuando tienes una lista de tareas pendientes?
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La mayoría de las personas, así como la mayoría de los gestores de proyectos, elige una actividad para comenzar y trabaja hasta completarla.
No puedes avanzar a ninguna otra tarea hasta que esa primera tarea se haya completado con éxito.
Solo entonces elegirás otra tarea y repetirás el proceso una vez más.
Este es el método estándar para hacer las cosas, pero ¿es realmente siempre el más eficaz?
¿Qué sucedería, por ejemplo, si una de las tareas de la lista de pendientes fuera tan amplia y compleja que no podrías trabajar en nada más durante un período determinado?
En esta situación, la técnica de timeboxing puede ayudarte a gestionar mejor tu tiempo.
¿Qué es exactamente el timeboxing?
Ya hemos tratado varias veces la gestión del tiempo en proyectos, como el método GTD, cuando hablamos sobre gestión del tiempo o cuando mencionamos el nivelado, pero nunca hemos abordado la técnica de timeboxing.
Timeboxing es una técnica muy sencilla para gestionar el tiempo y aumentar la productividad.
El concepto consiste en asignar de antemano un período determinado de tiempo a una tarea y luego completar dicha tarea dentro de ese tiempo.
Un ejemplo práctico es planificar el orden del día de una reunión y determinar de antemano cuánto tiempo deseas dedicar a cada tema.
Durante la reunión, configuras un temporizador y, cuando se agota el tiempo, pasas al siguiente tema.
¿Qué hace eficaz al timeboxing?
El timeboxing es una táctica diseñada para ayudarte a mantenerte enfocado y lograr avances significativos al centrarte en el tiempo en lugar de en las actividades en cuestión.
Esta técnica se basa en el principio psicológico denominado «Ley de Parkinson«, que establece que el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su realización.
Para darte un ejemplo: si te das una semana para completar una tarea de dos horas, esta se expandirá para ocupar toda la semana.
También podría no llenar ese tiempo adicional con más trabajo, sino únicamente con estrés y presión por tener que finalizarla.
Por eso, al establecer un límite de tiempo, te concentras únicamente en terminar la actividad.
¿Cuáles son las ventajas del timeboxing?
Obviamente, la sensación de urgencia autoimpuesta mencionada anteriormente es una de las principales ventajas del timeboxing, pero este enfoque también ofrece otros aspectos positivos, entre ellos:
- Mayor concentración: el timeboxing incrementa el nivel de atención al realizar una actividad. No habrá espacio para distracciones y la productividad aumentará.
- Oportunidades recurrentes de reevaluación: la mayoría de las personas no dedican tiempo a evaluar su desempeño hasta el final de la jornada laboral, cuando revisan su lista de tareas pendientes y ven claramente cuánto queda por hacer. El timeboxing te permite analizar y evaluar tu trabajo cuando se agota el tiempo asignado.
- Proyectos menos estresantes: al enfrentar un proyecto particularmente exigente y cargado de actividades, el trabajo puede resultar intimidante. El proyecto parece extenderse indefinidamente y te sientes abrumado. Aquí es donde el timeboxing resulta útil en estos casos: es mucho más fácil pensar «trabajaré en esta actividad durante una hora» que pensar «trabajaré en esta actividad hasta que esté terminada».
¿Qué tan difícil es implementar el timeboxing?
Especialmente cuando tienes un flujo de trabajo centrado en las actividades más que en el tiempo, ¿qué tan difícil será cambiar radicalmente la perspectiva y aplicar la técnica de timeboxing?
A continuación, te presentamos algunos consejos para comenzar a aplicar el timeboxing en tu flujo de trabajo y, por qué no, también en tu vida cotidiana:
- En lugar de empezar con un proyecto abrumador, selecciona una tarea o trabajo relativamente pequeño y sencillo, algo que puedas completar en poco tiempo y sin demasiado estrés. De hecho, nadie corre un maratón sin entrenar paso a paso previamente.
- Asimismo, establece intervalos de tiempo cortos al comenzar a adoptar esta técnica. La mejor opción es iniciar con 15 o 20 minutos para una actividad y, si es posible, comenzar en el momento en que estés más atento, concentrado y energizado.
- Configura un temporizador en tu celular o computadora y, cuando se agote el tiempo, respétalo y finaliza la tarea.
- Concéntrate y obliga a tu mente a trabajar sin interrupciones durante ese período establecido. Esta es probablemente la parte más difícil y significa, básicamente, no contestar el teléfono, no revisar correos electrónicos, no navegar por internet ni entablar conversaciones informales con colegas.
Al final, es importante examinar cómo fue el proceso y realizar los ajustes necesarios para la próxima ocasión.
¿Realmente necesitas revisar tus correos electrónicos durante la actividad? ¿Es obligatorio contestar el teléfono debido a tu rol en la empresa?
Al seguir estos pasos y ajustarlos con el tiempo, podrás implementar de forma efectiva la técnica de timeboxing en tu flujo de trabajo.
Sin embargo, también es importante destacar que el timeboxing no es una solución mágica y no te hará automáticamente más productivo ni eficiente.
Además, no es adecuado para todos los tipos de actividades o reuniones. Por ejemplo, en actividades creativas o sesiones de lluvia de ideas, necesitarás un tiempo que muchas veces no puede ser tan limitado como lo exige el timeboxing.
También es fundamental prestar siempre atención a la calidad de los resultados.
Con o sin timeboxing, el objetivo de todo gestor de proyectos, equipo de proyectos y organización en general debe ser siempre ofrecer un trabajo de máxima calidad.
