Para quienes trabajan en el sector de la consultoría, conseguir un nuevo cliente es solo el principio. El verdadero reto reside en gestionar las relaciones con los clientes a lo largo del tiempo de forma estructurada, desde el contacto inicial hasta la elaboración de informes sobre los proyectos en curso.
Cuando esta información está dispersa en correos electrónicos, hojas de cálculo y herramientas separadas, existe el riesgo de perder datos valiosos, omitir seguimientos importantes y parecer poco profesional ante los clientes.
INDICE
- ¿Cómo organizar la base de datos de clientes sin perder información?
- ¿Cómo se puede gestionar la fase previa a la venta sin perder el trato?
- ¿Cómo se pueden compartir los datos del proyecto con los clientes de forma eficiente?
- Tomemos un ejemplo de un caso real: Advance
- ¿Y ahora quieres ver cómo funciona en la estructura de tus pedidos?
THoy intentaremos explicar las prácticas más efectivas para abordar algunos de los desafíos clave en la gestión de cartera de clientes en empresas de consultoría, y cómo proporcionar al equipo herramientas prácticas para garantizar que se mantengan encaminados con su trabajo.
¿Cómo organizar la base de datos de clientes sin perder información?
En primer lugar, mantener una base de datos de clientes potenciales bien organizada es el primer paso a dar y requiere un enfoque coherente que adopte todo el equipo.
Cada detalle recopilado durante el contacto inicial —una preferencia expresada, una referencia a un proyecto anterior, una persona de contacto específica— puede resultar invaluable en el futuro. Pero sin la herramienta adecuada, esta información tiende a perderse.
Twproject le permite administrar su base de datos de clientes directamente dentro de la plataforma: puede agregar un número ilimitado de contactos y recursos externos sin requerir que inicien sesión, lo que significa que no se cuentan para su cuota de licencia.
Los contactos se pueden organizar jerárquicamente —por empresa, departamento o persona de contacto— y agrupar en equipos de trabajo, lo que facilita la gestión incluso de grandes carteras de clientes. Todo se puede etiquetar y buscar mediante búsqueda de texto completo: encontrar una conversación, un documento o una tarea relacionada con un cliente específico lleva solo unos segundos, en lugar de horas de búsqueda en correos electrónicos.
¿Cómo se puede gestionar la fase previa a la venta sin perder el trato?
Otro aspecto clave es determinar cómo contabilizar —y, en consecuencia, informar sobre— la fase de preventa, y sobre todo, garantizar que todo el equipo siga un proceso estandarizado.
La fase previa al lanzamiento formal de un proyecto (reuniones exploratorias, propuestas, negociaciones y estimaciones) suele ser la menos documentada. Sin embargo, es durante esta fase que se definen las expectativas, alcance y presupuesto: todos los factores determinarán en última instancia si el proyecto será rentable o no.
Con Twproject, tienes una solución sencilla a este problema al alcance de tu mano: puedes gestionar las tareas de preventa usando ToDos. Con las ToDos avanzadas de Twproject, cada tarea incluye:
- un cesionario, es decir, la persona que maneja el caso, quien por supuesto también puede asignárselo a sí misma;
- una fecha límite opcional;
- un nivel de prioridad;
- cualquier etiqueta para identificar, por ejemplo, la fase (preventa en este caso);
- comentarios y menciones para mantener a todos los involucrados al tanto;
- toda la documentación relacionada, por lo que ya no tendrá que buscar el material en todas partes.
Además, la ventaja de usar ToDos sobre las características de un CRM tradicional es que estas tareas no se almacenan en un sistema separado del resto: una vez que el cliente aprueba y el proyecto comienza, todo el trabajo preparatorio ya está dentro de la misma plataforma, listo para ser transferido y reportado. No tienes que empezar desde cero, no pierdes el historial y todo está incluido en los costos del proyecto.
¿Cómo se pueden compartir eficientemente los datos del proyecto con los clientes?
Una vez que un proyecto está en marcha, el cliente quiere actualizaciones. Prepararlas manualmente (extraer datos, crear informes y enviarlos por correo electrónico) es una tarea que consume mucho tiempo y no aporta ningún valor.
Y a menudo los datos llegan tarde, momento en el que el proyecto ya ha tomado una dirección diferente. Twproject resuelve esto de dos maneras.
- Informes integrados: La plataforma supervisa el progreso, los costes, las horas trabajadas y las desviaciones del plan en tiempo real. Generar un informe actualizado es un proceso sencillo que puede realizar desde cualquier vista del proyecto, aplicando los filtros que desee, y no requiere ajustes manuales posteriores.
- Página pública del proyecto: esto le permite brindar a los clientes información directa sobre los proyectos. Los clientes acceden a una página pública donde se recopila la información del proyecto (que el gerente de proyecto selecciona de una lista según lo que desea compartir) y pueden realizar un seguimiento del progreso en tiempo real. Desde la página pública, el cliente también puede enviar solicitudes directas que se convierten automáticamente en tareas pendientes, que el gerente de proyecto ordenará y asignará a los miembros del equipo correspondientes. Todo esto aumenta la transparencia, reduce las solicitudes de actualizaciones y fortalece la confianza en la relación entre la agencia y sus clientes.
Eche un vistazo a este caso real: Advance
Advance es una empresa de consultoría de TI que gestiona simultáneamente una amplia variedad de proyectos, desde el desarrollo de software hasta la implementación de infraestructura. Antes de Twproject, la información sobre clientes y proyectos estaba dispersa en correos electrónicos, Slack y notas manuscritas.
Desde la adopción de Twproject, los datos y las tareas se han centralizado y se pueden buscar en un solo lugar. En palabras del Director General:
Toda la información de clientes y proyectos se almacena de forma centralizada y es fácil de encontrar; al hacerlo, hemos creado un repositorio de conocimiento con capacidad de búsqueda para el futuro.
El equipo ha reducido el tiempo dedicado a los aspectos administrativos de la gestión de clientes y ahora puede centrarse en actividades que aportan valor, sin tener que buscar datos o actualizaciones.
¿Quieres ver cómo funciona esto con tu estructura de pedidos?
Gestionar clientes, preventas y generar informes en una única plataforma no es complicado (siempre que esté configurada correctamente desde el principio) y es una práctica recomendada para lograr:
- Continuidad de la relación con el cliente: Tener un historial completo de cada cliente significa que no tienes que empezar de cero con cada nuevo contacto.
- Retención de toda la información: Los detalles que parecen irrelevantes al principio pueden resultar útiles más adelante, por lo que es importante poder encontrarlos fácilmente.
- Mayor colaboración interna: Cuando la información está centralizada, hacerse cargo de la cuenta de un cliente es mucho más fácil en caso de rotación de personal.
- Trazabilidad de las actividades de preventa: las horas dedicadas a la fase de ventas pueden incluirse así en el cálculo de la rentabilidad global del proyecto.
- Transparencia hacia el cliente: los informes e información compartidos le permiten responder con precisión a las solicitudes del cliente sin tener que reconstruir los datos cada vez.
Si desea ver cómo se aplican estos procesos a su equipo de consultoría, nuestros tutores especializados en su campo le mostrarán Twproject configurado según su flujo de trabajo real: perfiles de clientes, actividades de preventa e informes de clientes ya adaptados a su contexto específico.
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