Utilizzare linee guida SMART nell’individuazione degli obiettivi

Le  linee guida SMART per l’individuazione degli obiettivi sono fondamentali nell’approccio al progetto.

Capita, però, che queste linee guida vengano, in alcune circostanze, messe da parte in nome della estemporaneità del progetto stesso o di una presunta chiarezza di obiettivi condivisi.

Il risultato è un circolo vizioso: obiettivi non chiari allungano e inficiano i risultati del progetto.

Quando si fissano degli obiettivi, la specificità è fondamentale: ad esempio, sfidare sé stessi a “fare più lavoro” è troppo vago, poiché in questo modo non è possibile monitorare i progressi e il punto di arrivo.

In poche parole, se gli obiettivi non sono quantificabili, raggiungere il successo può diventare difficile.

Gli obiettivi SMART sono quindi la risposta, poiché è possibile suddividerli in cinque fattori quantificabili.

Sebbene il progresso nella vita personale o lavorativa sia possibile anche senza fissare obiettivi, sicuramente l’applicazione del sistema SMART porta maggiori possibilità di successo.

Cosa sono gli obiettivi SMART?

Gli obiettivi SMART sono un’idea relativamente nuova: nel 1981, George T. Doran, un consulente ed ex direttore della pianificazione aziendale per la Washington Water Power Company, ha pubblicato un documento in cui introduce gli obiettivi SMART.

T. Doran definisce gli Obiettivi SMART come uno strumento per creare criteri ed aiutare a migliorare le possibilità di riuscire a raggiungere un obiettivo.

SMART è l’acronimo che si utilizza per guidare la definizione degli obiettivi e nel dettaglio significa:

• Specifico (semplice, sensato, significativo).
• Misurabile (significativo, motivante).
• Raggiungibile (concordato).
• Realistico (ragionevole, dotato di risorse, basato sui risultati).
• Temporizzabile (basato sul tempo, limitato nel tempo / costo).

S – Specifico

Quando si stabilisce un obiettivo, bisogna essere specifici su ciò che si vuole ottenere.

Questo aspetto non è un elenco dettagliato di come si raggiungerà un obiettivo, ma dovrebbe includere una risposta alle popolari domande “5 w”:

• (Who) Chi: si considera chi deve essere coinvolto per raggiungere l’obiettivo. Questo aspetto è particolarmente importante quando si lavora ad un progetto di gruppo.
• (What) Cosa: si pensa esattamente a ciò che si sta cercando di ottenere e se ne elencano i fattori e gli aspetti importanti.
• (Where) Dove: questa domanda potrebbe non essere sempre applicabile, ma se il progetto riguarda un luogo o un evento specifico, bisogna identificarlo qui.
• (When) Quando: si entrerà più nello specifico di questa domanda nella sezione “temporizzabile” della definizione degli obiettivi SMART.
• (Why) Perché: semplicemente si risponde alla domanda “qual è il motivo dell’obiettivo?”

Più informazioni si possono raccogliere, migliori saranno i risultati e più facile sarà raggiungere gli obiettivi poiché la definizione del percorso da seguire sarà più chiara.

M – Misurabile

Quali metriche si utilizzeranno per determinare se l’obiettivo è raggiunto con successo o no?

Questo aspetto rende un obiettivo più tangibile e pratico perché fornisce un modo e numeri per misurare i progressi.

Se il progetto richiede alcuni mesi per essere completato, il consiglio è quello di impostare alcune pietre miliari considerando attività specifiche da svolgere.

Più dati quantitativi si hanno, maggior controllo è possibile avere sui progressi.

A – Raggiungibile

Questo step si concentra su come raggiungere l’obiettivo e se si hanno a disposizione gli strumenti e le abilità necessarie.

A volte il team non ha a disposizione le risorse necessarie. Se così fosse, sarebbe necessario considerare come ottenerli o se ci sono metodi alternativi per raggiungere l’obiettivo pur non avendo gli strumenti e le abilità richieste.

Quindi, per evitare brutte sorprese e per rendere un obiettivo raggiungibile, è necessaria un’analisi preventiva di ciò che è possibile fare in concreto per raggiungere l’obiettivo.

R – Realistico

Per definire obiettivi pertinenti e realistici, è necessario misurare la portata del proprio potenziale e di coloro che sono associati nell’organizzazione.

Questo si riferisce al concentrarsi su qualcosa che ha senso con gli obiettivi aziendali più ampi, quindi ad obbiettivi di marketing e/o alle strategie commerciali.

Ad esempio, se l’obiettivo è lanciare un nuovo prodotto, dovrebbe essere qualcosa che sia in linea con gli obiettivi aziendali generali.

Il team di progetto potrebbe anche essere in grado di lanciare un nuovo prodotto di consumo, ma se l’azienda è nel settore B2B e non ha in programma di espandersi nel mercato dei consumatori, l’obiettivo non sarebbe rilevante.

T – Temporizzabile

Chiunque può fissare obiettivi, ma se manca un tempismo realistico, è probabile che il progetto non raggiunga l’obiettivo con successo.

La chiave è porre domande specifiche sulla data in cui l’obiettivo deve essere raggiunto e su cosa può essere realizzato entro quel periodo di tempo.

Se il progetto copre un lungo lasso di tempo, è utile suddividere il tutto in mini-obiettivi o milestones. Fornire vincoli di tempo crea così un senso di urgenza.

Vantaggi del sistema di obiettivi SMART

Il concetto di definizione di obiettivi SMART funziona bene non solo negli affari, ma anche nella vita privata perché fornisce un quadro chiaro per il raggiungimento degli obiettivi.

Ecco quali sono i principali vantaggi degli obiettivi SMART:

Fornire indicazioni

Applicando gli obiettivi SMART, si ottiene una chiara direzione aziendale che può guidare il team nel prendere decisioni quotidiane.

Aiuto nella pianificazione

Quando si raggiunge il successo nella definizione degli obiettivi SMART, si ottiene un livello avanzato di pianificazione delle attività del progetto e dei problemi quotidiani.

Risultati più rapidi

Gli obiettivi SMART aiutano a realizzare le attività più rapidamente e con meno sforzo perché si sprecherà meno tempo in azioni improduttive.

Strumento di motivazione

Forti obiettivi di business possono diventare uno strumento per motivare i membri del team. Ad esempio, se l’obiettivo è aumentare le vendite, è possibile implementare programmi di incentivi correlati al raggiungimento di determinati traguardi.

Per riassumere in una frase molto breve e molto significativa:

lavorare senza obiettivi è come navigare senza bussola.

È come trovarsi nell’immensità del mare aperto in un momento in cui non si sa cosa fare, in cui non si conoscono le risorse su cui contare né tanto meno la direzione da prendere.

Lo stesso accade con gli obiettivi di un’organizzazione: persone, gruppi e sistemi necessitano di obiettivi chiari, strutturati e ben definiti.

La formula SMART è quindi uno strumento efficace che fornisce la chiarezza, l’attenzione e la motivazione necessarie per raggiungere gli obiettivi.

Gli obiettivi SMART sono anche facili da applicare e non richiedono di strumenti o formazione specialistici.

Alcune persone credono che il metodo SMART non funzioni bene per obiettivi a lungo termine perché manca di flessibilità, mentre altri suggeriscono che potrebbe soffocare la creatività, ma indipendentemente dai differenti punti di vista, gli obiettivi specifici e misurati sono la chiave del successo.