Quante volte vi è capitato di essere stressati e agitati per cercare di rispettare una scadenza di progetto?
Sappiamo tutti che le scadenze sono fondamentali per il successo di un progetto e senza una scadenza stabilita, non si avrebbe alcuna direzione o motivazione per fare qualunque cosa.
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Sfortunatamente, molti progetti continuano a soffrire a causa di ritardi, scadenze mancate e mancato follow-up.
Quando un progetto rallenta o fallisce, il danno è enorme: significa – nella maggior parte dei progetti – soldi buttati via e ore di lavoro preziose investite per niente.
Se saltare la scadenza di progetto diventa una costante, se ci si trova ad affrettarsi per cercare di raggiungerle all’ultimo minuto, allora è il caso di ridefinire le proprie modalità operative, apportando modifiche al sistema di pianificazione del lavoro.
Per capire come fare è importante partire dalla loro funzione ed utilità.
Perché le scadenze sono importanti?
In genere, le scadenze vengono fissate per uno dei seguenti motivi:
- Per assicurarsi di completare un lavoro: è facile ritardare o dimenticare un’attività che non ha un punto finale concordato. Le scadenze aiutano quindi a evitare questa situazione.
- Per incoraggiare un regolare flusso di lavoro: le scadenze aiutano a collaborare per il raggiungimento di un obiettivo condiviso e per mantenere i progetti complessi e in più fasi sulla buona strada.
- Per impostare le aspettative: le scadenze chiariscono cosa si deve consegnare e quando. In questo modo è possibile assumere il controllo del lavoro, senza confusione.
Nel caso in cui una scadenza non venga rispettata, possono esserci anche gravi conseguenze.
A livello personale: questo può danneggiare la reputazione e le prospettive di carriera di chi non rispetta le scadenze, soprattutto se ciò accade più di una volta.
Inoltre, può anche essere estremamente dannoso a livello organizzativo poiché innesca possibili reclami e attiva negoziazioni. Il mancato rispetto di una scadenza può avere un impatto sulla reputazione dell’organizzazione e può avere anche gravi implicazioni finanziarie se questo ritardo innesca altri ritardi o, addirittura, una clausola penale in un contratto.
6 passaggi chiave per rispettare le scadenze del progetto
Ecco 6 passaggi chiave per schedulare al meglio le scadenze di progetto:
- Elencare tutte le attività e le tappe del progetto.
Scriverle come passaggi d’azione invece che con frasi vaghe e generiche; questo aiuterà a trovare una motivazione aggiuntiva.
- Scegliere una scadenza ragionevole in base alla complessità del lavoro da svolgere.
In principio, non bisogna commettere l’errore di fissare una scadenza impossibile da rispettare. Bisogna quindi analizzare la complessità del lavoro e stimare un ragionevole lasso di tempo necessario per portarlo a termine. Se non si è in grado di farlo da soli, si può sempre chiedere l’aiuto di chi ha già svolto l’attività o di chi conosce meglio i processi.
- Pianificare e impostare delle notifiche per le scadenze.
Se le scadenze non sono programmate e registrate da qualche parte, è meno probabile ricordarsele. Utilizzare quindi uno strumento di calendario per pianificare le scadenze delle attività e delle pietre miliari in modo da ricevere notifiche per ciascuna, può sicuramente aiutare a non mancare i traguardi.
- Aggiungere un ragionevole “cuscinetto” a ogni scadenza.
Con cuscinetto si intende del tempo extra che torna utile nel caso in cui si presentino ritardi o problemi che potrebbero portare il progetto a un arresto o ad un rallentamento improvviso.
- Lavorare insieme ad un partner responsabile.
Che si tratti del project manager stesso, di un membro del team, di un cliente o di uno stakeholder, avere un partner di lavoro può motivare a rispettare le scadenze nei tempi previsti.
- Concentrarsi su un solo compito alla volta.
Il multitasking può sembrare fruttifero, ma dover pensare a tante cose contemporaneamente può invece portare a sentirsi esausti e ad avere problemi di organizzazione. La chiave è quindi concentrare il proprio tempo, impegno e attenzione su un solo compito alla volta. Dopo averlo completato, spuntarlo dalla to do list motiverà ancora di più a passare all’attività successiva.
Cosa succede se, di nuovo, non si rispetta una scadenza?
Nonostante i consigli di questo articolo, nonostante il duro lavoro e la lungimiranza, potrebbe comunque capitare – ancora – di non rispettare una scadenza di progetto.
Se ciò accade, è importante mantenere la calma e fare ogni sforzo possibile per limitare i danni.
Come?
Il primo passo è mantenere gli stakeholder informati sui progressi durante il lavoro, evidenziando eventuali problemi che possono ritardare – o già stanno ritardando – le attività e mostrando gli eventuali piani di emergenza e di gestione del rischio.
In questo modo, se alla fine non si riesce a rispettare la deadline, le persone coinvolte saranno più propense a capire la situazione e alcune potrebbero essere pronte ad aiutare.
In una situazione del genere, è meglio affrontare rapidamente il problema e concordare una nuova scadenza.
Inoltre, è necessario una revisione del progetto per identificare cosa è andato storto e per evitare che si ripeta, anche in eventuali progetti similari futuri.
Tuttavia, il mancato rispetto di una scadenza di progetto può avere implicazioni più ampie.
Ad esempio, come accennato in precedenza, se si lavora con un cliente o un’organizzazione esterna, il ritardo potrebbe portare ad una sanzione finanziaria o a danneggiare la reputazione del lavoratore e/o dell’azienda in maniera pesante.
Qualunque sia il caso, è importante che chi non è riuscito a rispettare la scadenza, se ne assuma la responsabilità, evitando di trovare scuse e di peggiorare così la situazione.
Quando ciò accade, la cosa migliore che un professionista può fare è accettare l’errore e imparare dall’esperienza.
Per concludere, le scadenze non devono essere viste come un cappio intorno al collo che si stringe sempre di più.
Grazie ad una mentalità pragmatica e alle giuste strategie, come quelle indicate in questo articolo, si potranno gestire meglio le scadenze.
In questo modo si avrà non solo un netto miglioramento della qualità del lavoro, ma anche della capacità di gestire lo stress.
