Come Introdurre un Software di Gestione Progetti e Avere Successo

Una delle sfide più grandi che un project manager si trova ad affrontare in un nuovo team è quella di migliorare la gestione dei progetti  e fare in modo che abbiano questi cambiamenti siano accettati dal gruppo senza resistenza.
Uno degli esempi più frequenti è quando un project manager decide di introdurre un nuovo strumento di project management.
Questa fase di cambiamento, anche se percepita molto stressante, è una grande opportunità per l’azienda per migliorare la propria organizzazione e la propria strategia.
Bene, cosa succede se sei tu quel project manager? Cosa fare se davvero vuoi cambiare le cose nell’organizzazione della tua azienda con un nuovo software di project management?

Individua i tuoi obbiettivi:

 

Una delle cose più importanti da fare prima di introdurre un nuovo software è individuare i tuoi obiettivi. Dovrai rispondere a 2 domande:

  1. Qual è la ragione principale che ti spinge a cercare uno strumento di project management?
  2. Quali sono le caratteristiche principali dello strumento che hai scelto?

Queste semplici domande ti consentono di analizzare quello che manca oggi al tuo team e quali sono gli obbiettivi che vuoi raggiungere nel futuro. Ecco alcuni esempi:
“Ho bisogno che ognuno veda su cosa sta lavorando, che smetta di perdere tempo con le e-mail, segnalando problemi e ritardi. Il software che ho scelto ha delle utilissime dashboard con la lista delle assegnazioni attive ordinate per priorità.”
“Ho iniziato a cercare un software di project management perché non avevamo idea del costo dei nostri progetti. Volevamo tracciare il tempo impiegato e produrre dei report con il costo delle risorse. Abbiamo scelto il software che ci permette di gestire facilmente i costi delle risorse e che, allo stesso tempo, ha uno strumento di time tracking”

Una volta che i tuoi obiettivi saranno chiari, cerca di essere concreto e fissa alcuni piccoli compiti per il futuro prossimo. Avere aspettative realistiche è molto importante, anzi è un punto fondamentale, se prevedi di raggiungere obiettivi non realistici subito riscontrerai nel tuo team un senso di fallimento e questo porterà il software a fallire.

Allo stesso tempo, se non comunichi le tue aspettative, nessuno capirà quanto sarà utile questo cambiamento e abbandoneranno il software.
Nessuno ha detto che sarebbe stato facile…

stereotype metapher leadership or exclusion

stereotype metaphor leadership or exclusion

Comunicare con il team, stiamo cercando di miglioreare..

L’altro punto chiave nell’introduzione di un nuovo software in un’azienda, è far sapere a tutti che questo aiuterà tutti a lavorare meglio, non solo il project manager.
Questo, in alcuni casi, è molto difficile.
Se sei il project manager di un team molto unito, forse per te può non valere, ma adesso io sto parlando a tutti quei pm che hanno un team grande da gestire, magari distribuito su più sedi e con persone che lavorano in maniera diversa. Quindi, come far percepire positivamente questi cambiamenti?
Non è un software per controllare chi lavora e chi no. Sembra brutto da dire, ma molte volte questi tipi di software sono percepiti come uno strumento di controllo. Non lo sono, e va detto chiaramente. Non importa se poi otterrai report sorprendenti su tutte le ore lavorate, oppure se, grazie al software, vedrai chi ha troppo carico. Il motivo del cambiamento non è avere più controllo, almeno non dovrebbe esserlo ;-).
Diventa il pm di te stesso e organizza al meglio il tuo lavoro. Una volta che il project manager ha creato la struttura del task, con dipendenze e tempistiche, tutto il team potrà controllare le priorità, organizzare i to-do e gestire il lavoro in autonomia. Se tu, come pm, riuscirai a fargli capire l’utilità di questo nuovo impegno, allora avrai il team dalla tua parte.
Questi sono solo due esempi da riportare al tuo team per fargli capire quanto utile può essere un software di project management e fargli capire che è uno strumento per tutto il team.

Prendi il meglio del software

Seguendo questa semplice ma efficace strategia per introdurre il nuovo software in azienda, otterrai nel tempo risultati incredibili. Se il tuo team userà il software, inserendo e aggiornando dati senza sforzo, otterrai qualcosa come:
Inserendo stime e worklog -> carico di lavoro del team e tracking dei costi
Quando il software sarà adottato, inizierai a inserire grafici di progetto e assegnare le tue risorse con stime e costi orari. Grazie a questo e all’inserimento dei worklog da parte del team, potrai vedere le risorse con sovraccarico di lavoro, controllare l’avanzamento dei task e verificare i costi, tutte le informazioni aggiornate in tempo reale.
Gestendo team e agenda -> condivisione di meeting e documenti
Utilizzando un’agenda condivisa, potrai condividere appuntamenti e creare facilmente meeting in base al gruppo di lavoro del task, controllare la disponibilità delle risorse e allo stesso modo condividere documenti.
Leggi qui per sapere di più sulla gestione dell’agenda del team.

Usando la check list del task -> autogestione e responsabilità

Quando il software di pm è adottato, ti darà inoltre la possibilità di monitorare le liste di to-do legate al progetto. I to-do sono un sistema facile per tutti gli utenti per organizzare e dare le priorità al proprio lavoro, finalmente smetteranno di usare foglietti sul tavolo e nessuna idea o comunicazione andrà persa.
Se credi che il tuo team abbia bisogno di un modo più strutturato per lavorare, è probabilmente arrivato il momento di introdurre un software di project management. Sì, sarà un cambiamento importante ma otterrai dei risultati incredibili se seguirai la nostra strategia. Il nostro software, Twproject, può davvero portarti ai risultati scritti sopra, tutto questo in un solo software.

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