Intelligenza emotiva e project management

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Quando il concetto di Intelligenza Emotiva è entrato per la prima volta nel mainstream popolare, gli scettici l’hanno liquidato come una moda temporanea che sarebbe presto finita nel dimenticatoio.

Tuttavia, dalla pubblicazione nel 1995 del libro di Daniel Goleman “Emotional Intelligence”, l’intelligenza emotiva ha aumentato la sua credibilità nel mondo degli affari, diventando una skill importante per i manager.

Oggi, infatti, il lavoro del project manager non si limita solamente a definire l’ambito di progetto, creare un piano o tenere traccia dei costi e delle tempistiche.

Altre attività sono entrante in campo e sono, per il PM, all’ordine del giorno in ambienti molto complessi. Parliamo di attività come lo sviluppo di relazioni, il team building, l’influenza, la collaborazione e la negoziazione.

Anche l’attenzione al clima aziendale è aumentata. Per ottimizzare i risultati del progetto, -massimizzando al tempo stesso l’utilizzo delle risorse –  diviene fondamentale che coloro che gestiscono il progetto comprendano e applichino i principi dell’ Intelligenza Emotiva.

Il project manager deve essere in grado di creare un clima in cui i clienti, i membri del team, gli stakeholder e il management possano comunicare con chiarezza. Un clima in cui sarà semplice gestire in modo più efficace le sfide e compiere scelte impegnative per agire in modo strategico e rapido.

Intelligenza Emotiva: le capacità del Project Manager

I project manager devono infatti essere in grado di fare quanto segue:

  • Operare in ambienti a complessi: i project manager devono influenzare, negoziare e collaborare con altri reparti e team per le risorse e comprendere le interdipendenze dei progetti. La capacità di costruire relazioni e capire come ottenere il meglio dagli altri è un’abilità critica che il project manager deve inevitabilmente possedere.
  • Creare team efficaci: le persone sono la chiave del successo di qualsiasi progetto ed i project manager raramente hanno un controllo diretto sullo staff con il quale devono lavorare. Devono essere quindi in grado di motivare il team, gestire membri provenienti dalle fonti più disparate e gestire i conflitti, tutte abilità che richiedono la capacità di comprendere le persone e le loro particolari esigenze e necessità.
  • Gestire il cambiamento: per la loro stessa natura, i progetti causano cambiamenti. Costruire una soluzione tecnica è solo una componente di un progetto; comprendere e gestire l’impatto di tale soluzione su una popolazione di utenti e l’effetto di tale cambiamento è un’abilità critica per un project manager.
  • Leadership: i project manager devono avere il ruolo di leader rispetto alle persone coinvolte nel progetto, agli stakeholder e agli altri gruppi con cui interagiscono. Oltre alla capacità di prendere decisioni basate su analisi ben ponderate della situazione, anche la capacità di prendere decisioni basate sulla comprensione dell’impatto sulle persone è un importante aspetto di leadership.
  • Risultati: la complessità dell’ambiente e il grado in cui la collaborazione deve avere successo non hanno precedenti e la semplice capacità di tracciare un piano di progetto non è sufficiente per consentire a un project manager di avere successo. Comprendere le proprie emozioni, le emozioni degli altri e come queste possono essere gestite in modo più efficace può avere un effetto importante sulla capacità di un project manager di fornire risultati.

L’abilità di intelligenza emotiva si basa sulla capacità di un individuo di riconoscere, prestare attenzione e comprendere le emozioni in se stessi e negli altri.

A questo si riferiscono le capacità critiche per dimostrare empatia, differenziare tra le emozioni e identificare l’impatto che le emozioni hanno su una situazione.

La ricerca mostra che circa il 55% di ciò che percepiamo da qualcuno proviene dal linguaggio del  corpo, circa il 38% dal tono della voce e solo il 7% dalle parole reali che si stanno utilizzando.

La percezione di segnali emotivi per i project manager è quindi un’abilità critica.

Ad esempio, fraintendere il linguaggio del corpo di uno stakeholder quando si tenta di negoziare un determinato fattore all’interno di un progetto, non solo sarà un fattore critico sull’esito di quella singola situazione, ma anche sul tono della relazione per tutto il ciclo di vita del progetto.

Vediamo quindi nel dettaglio il ruolo dell’intelligenza emotiva nella routine di un project manager.

Intelligenza Emotiva e Management: controllo e gestione delle emozioni

In questo senso si intende la capacità di gestire, controllare ed esprimere efficacemente le emozioni.

Identificare i nostri stati d’animo e l’impatto dei nostri stati d’animo sul nostro comportamento è un aspetto critico dell’autocoscienza.

Ad esempio, se il project manager è stressato e si reca dal team direttamente dopo una riunione deludente senza comprendere il proprio livello di stress, c’è il rischio che questo stress venga trasferito ai membri del team. La conseguenza sarà una drastica riduzione della motivazione del personale.

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In questo caso, il project manager deve prendersi del tempo per calmarsi e riequilibrarsi e, solamente dopo, parlare con il proprio personale.

E’ quindi fondamentale riuscire a compiere un’auto-analisi per capire le emozioni che si stanno vivendo e come gestirle.

Intelligenza Emotiva e Processo decisionale: su chi impatto?

Con intelligenza emotiva nel processo decisionale si intende la capacità di applicare appropriatamente le emozioni per gestire e risolvere i problemi, cosa che un project manager deve fare quotidianamente.

I project manager devono essere in grado di prendere decisioni analizzando tutti gli aspetti di una situazione, senza distorcere la realtà in modo positivo o negativo, e comprendere gli aspetti e gli impatti delle persone in merito a qualsiasi decisione presa.

Le decisioni spesso si traducono in cambiamenti e quindi parte delle decisioni è la capacità di identificare e comprendere l’impatto emotivo del cambiamento su altre persone.

Intelligenza Emotiva e Realizzazione: motivazione interiore

L’intelligenza emotiva rispetto alla realizzazione è la capacità di generare le emozioni necessarie per motivare se stessi nel perseguimento di obiettivi realistici e significativi.

Un manager dovrebbe essere in grado di fissare degli obiettivi e, se fallisce, di tirarsi indietro, analizzare cosa deve essere corretto o cambiato e proseguire con l’azione correttiva.

Determinazione e vigore sono sentimenti che aiutano ad avanzare verso l’azione e la realizzazione e per i project manager queste sono capacità fondamentali per il loro successo.

Intelligenza Emotiva e Influenza: essere il leader

Influenzare, nel concetto di intelligenza emotiva è la capacità di riconoscere, gestire ed evocare emozioni negli altri per promuovere il cambiamento.

È la capacità di valutare una situazione, interpretare il tono emotivo e comprendere l’impatto di questo nella capacità di costruire e mantenere relazioni sociali.

Come un project manager gestisce le proprie emozioni, così come le emozioni degli altri, può avere un impatto significativo sulla natura di una relazione.

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Le emozioni positive tendono a tradursi in una relazione più collaborativa. mentre le emozioni negative tendono a ridurre la probabilità di collaborazione.

Dal momento che un project manager ha quasi sempre una varietà di gruppi eterogenei da influenzare per avere successo, la capacità di influenzare positivamente le relazioni per raggiungere la collaborazione può avere un effetto percepibile sui risultati.

Intelligenza Emotiva: Conclusioni

In sintesi, i project manager lavorano in ambienti sempre più complessi, e non è sufficiente portare solo competenze tecniche nel ruolo per avere successo.

Le relazioni devono essere sviluppate, i team devono essere motivati, i cambiamenti devono essere gestiti.

Migliorare la capacità di percepire le emozioni degli altri, permette di entrare in empatia e adattare lo stile di management per ottenere un risultato migliore.

Quando una persona è in grado di gestire le sue emozioni, può essere sicura che queste siano appropriate alla situazione.

Se è possibile usare le emozioni per migliorare il processo decisionale, è possibile migliorare la capacità di risolvere i problemi.

Se è possibile auto-motivarsi, è possibile raggiungere obiettivi più realistici.

Infine, se è possibile migliorare la capacità di interpretare il tono emotivo, è possibile costruire relazioni più efficaci e influenzare gli obiettivi e i risultati di un progetto.

In questo modo, i project manager possono essere leader più efficaci e, di conseguenza, sperimentare maggiore successo nella consegna dei progetti.

I project manager che comprendono veramente i talenti, i valori e il potenziale di se stessi e dei loro team di progetto, che sanno come gestire le proprie emozioni e le emozioni degli altri e che possono connettersi con i membri del team hanno l’opportunità di creare un ambiente di progetto che non sarà secondo a nessuno.

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