Il registro degli stakeholder di progetto

Il registro degli stakeholder di progetto cos’è e a cosa serve? Lo vedremo in questo articolo.

Quello che sicuramente è inconfutabile è che nessun progetto può concludersi con successo se gli stakeholder non sono contenti. La soddisfazione delle parti interessate è essenziale per il completamento in modo positivo del progetto.

Secondo la Guida di PMBOK, “Una parte interessata può essere una persona, un gruppo o un’organizzazione che può essere interessata o avere qualche interesse nel progetto o nei risultati del progetto; direttamente o indirettamente. ”

Gli stakeholder sono appunto tutte le parti interessate al progetto. Ecco quindi che per gestire gli stakeholder di progetto è essenziale avere un registro apposito.

Che cos’è un registro degli stakeholder di progetto?

Un registro degli stakeholder di progetto è un documento relativo al progetto che contiene tutte le informazioni sulle parti interessate del progetto.

Questo documento identifica le persone, i gruppi e le organizzazioni che hanno interesse nel lavoro, nel progetto e nei suoi risultati.

In un registro degli stakeholder è possibile trovare le seguenti informazioni:

• Nomi
• Titoli
• Ruoli
• Interessi
• Requisiti
• Aspettative
• Tipo di influenza

È necessario creare il registro delle parti interessate quando lo sponsor firma la carta del progetto e, in questa fase, vengono identificati ed analizzati gli stakeholder e, di conseguenza, è possibile creare una strategia per gestirli.

Questo documento aiuterà il project manager a completare il progetto con meno problemi.

Il contenuto del registro delle parti interessate al progetto

È possibile dividere le informazioni del registro degli stakeholder in tre categorie:

• Identificazione delle parti interessate
• Valutazione delle parti interessate
• Classificazione delle parti interessate

Se si include poi una strategia di gestione degli stakeholder, questa sarà la quarta categoria.

In una grande organizzazione, la strategia di gestione delle parti interessate può essere un documento separato.

Tuttavia, in un’organizzazione più piccola, questa informazione può essere inclusa direttamente nel registro delle parti interessate.

Identificazione delle parti interessate

In generale, le parti interessate del progetto rientrano in tre categorie:

1. Stakeholder organizzativi

Questi sono gli stakeholder all’interno dell’organizzazione ed includono solitamente il senior management, il management tecnico e i manager di linea, che sono generalmente interessati a un progetto di successo e ad un prodotto che ha successo sul mercato. In questo tipo di stakeholder si include anche il team di progetto stesso, interessato alla sicurezza del lavoro, a salari equi e all’avanzamento di carriera.

2. Stakeholder basati sul prodotto e sul mercato

Questa categoria contiene gli stakeholder che hanno un “interesse” nel prodotto, ma non nell’organizzazione. In questa categoria si includono i clienti interessati all’acquisto di un prodotto che migliora la loro vita a un prezzo equo e si includono anche i fornitori che forniscono strumenti, attrezzature e servizi per svolgere il progetto con successo. Questa categoria comprende anche i governi che hanno un interesse normativo nel prodotto e che desiderano proteggere il pubblico dalle conseguenze negative dell’utilizzo del prodotto. E infine, il pubblico in generale è anche incluso qui, anche se non è stakeholder fino a quando non sperimenta il risultato del progetto.

3. Stakeholder basati sul finanziamento

La terza categoria di stakeholder è la persona o l’organizzazione che sostiene finanziariamente il progetto. Gli investitori, i creditori e le banche che hanno finanziato il progetto sono infatti interessati a realizzare un ritorno sull’investimento in tempi ragionevoli.

Ognuno di questi stakeholder dovrebbe essere quindi registrato, completo di dati di contatto, descrizioni delle mansioni, posizione nella struttura organizzativa, livello di autorità e ruolo nel progetto.

In breve, un’efficace gestione delle parti interessate impone che il project manager debba sapere chi ha la capacità di influenzare il progetto in modo da poter ottenere decisioni rapide in caso di problemi.

Valutazione delle parti interessate

Nella maggior parte dei casi, le parti interessate hanno un evidente “interesse” nel progetto, ad esempio un’agenzia di regolamentazione che richiede una valutazione ambientale prima del rilascio delle autorizzazioni.

Ma questo non è sempre così immediato; spesso gli stakeholder hanno requisiti minori che vengono alla ribalta solo quando non sono soddisfatti.

Ogni stakeholder dovrebbe essere valutato su quali siano i suoi requisiti.

Inoltre, ogni stakeholder ha aspettative su come procederà il progetto e le sue azioni sono regolate da quelle aspettative che potrebbero non essere visibili fino a quando non saranno soddisfatte.

Inoltre, le parti interessate hanno vari livelli di influenza: dal fornire semplice feedback fino all’arresto completo di un progetto.

Ogni stakeholder ha un diverso potere nei confronti del progetto e il project manager dovrebbe valutare dove si trova il continuum di ogni stakeholder.

Ovviamente, le parti interessate che possono arrestare il progetto devono ottenere un’attenzione proporzionalmente più alta da parte del project manager.

Le parti interessate entrano nel progetto anche in diverse fasi del ciclo di vita del progetto, per questo il registro degli stakeholder di progetto deve essere regolarmente aggiornato.

In breve, in questa parte del registro degli stakeholder, si valuteranno le parti interessate secondo i seguenti criteri:

• I loro requisiti
• Le loro esigenze di comunicazione
• Le loro aspettative
• La loro influenza sul progetto
• Il loro interesse e potere

Questa parte, se correttamente compilata, aiuterà il project manager a completare il progetto con un’ostruzione minima.

Classificazione delle parti interessate

Le parti interessate possono essere classificate in diversi modi.

Uno di questi è stakeholder interno o esterno, che può essere utilizzato per determinare i requisiti contrattuali e di approvvigionamento.

Gli stakeholder interni sono parti interessate che si trovano all’interno dell’organizzazione principale, ad esempio il team di progetto, i responsabili tecnici o i dirigenti.

Le parti interessate esterne sono al di fuori dell’organizzazione madre, ad esempio fornitori e agenzie di regolamentazione.

Un altro metodo di classificazione degli stakeholder è chiamato impatto/influenza e viene utilizzato per accertare potenziali impatti negativi del progetto. In questa classificazione:

• L’impatto è l’entità della potenziale interruzione del progetto.
• L’influenza è la capacità di motivare gli altri a interrompere il progetto.
• Quelli con influenza devono essere mantenuti soddisfatti.
• Quelli con impatto devono essere tenuti informati.
• Quelli che hanno sia impatto che influenza devono essere gestiti molto da vicino.

Un’altra classificazione è quella che segue ed è un buon modo per distinguere tra i tipi di comunicazione richiesti da ciascun stakeholder.

In questo modello di classificazione, ogni stakeholder è classificato in uno di quattro seguenti modi:

• “Verso l’alto” è correlato all’organizzazione madre: dirigenti, investitori e sponsor del progetto. Queste parti interessate hanno interessi commerciali e finanziari nel progetto.
• “Verso il basso” sono le parti interessate che si trovano al di sotto della gerarchia del progetto: fornitori, appaltatori, fornitori di servizi e così via. Anche il team di progetto stesso conta come discendente.
• “Verso l’esterno” sono le parti interessate che hanno un “interesse” nel progetto, come regolatori governativi, proprietari di terreni adiacenti, utenti finali, clienti e persino il pubblico in generale.
• “Lateralmente” sono le parti interessate che sono in concorrenza con il progetto a causa delle scarse risorse, come altri project manager e dipartimenti organizzativi.

Analisi e strategia di gestione delle parti interessate

Dopo aver completato la classificazione delle parti interessate, si passa alla redazione della strategia di gestione degli stakeholder.

Questo aiuterà il project manager a gestirli in base alle loro esigenze, influenza e interesse per il progetto.

Uno stakeholder più influente richiederà una strategia diversa rispetto ad un altro con un livello di influenza inferiore.

Il registro delle parti interessate può contenere informazioni riservate e non tutti potrebbero essere autorizzati all’accesso di questo documento. Pertanto, è importante conservare questo documento in un luogo sicuro.

Molte organizzazioni però non limitano l’accesso al registro degli stakeholder e, in tal caso, è possibile creare un documento separato per la strategia delle parti interessate e conservarlo in un luogo sicuro.

Man mano che il progetto avanza, si identificheranno nuovi stakeholder e anche i loro attributi possono cambiare.

Per questo è importante mantenere il registro aggiornato per tutto il ciclo di vita del progetto.

 

 

La gestione delle parti interessate svolge quindi un ruolo chiave nel successo di un progetto.

La cattiva gestione degli stakeholder di progetto, specialmente quelli che hanno un alto potere e interesse, può addirittura portare al fallimento del progetto.

Pertanto, i team di progetto ed il project manager devono eseguire l’analisi, la classificazione e la definizione delle priorità tempestive e accurate delle parti interessate considerando le capacità delle parti interessate di influenzare il progetto.