Il processo decisionale collaborativo

Tutti sanno che il processo decisionale individuale è più veloce e più semplice del prendere una decisione in squadra, giusto?

E sì, fintanto che il decisore è completamente informato su tutti i dettagli di una decisione ed è imparziale, il processo è sicuramente più veloce.

Ma se il decisore non è onnisciente e imparziale – e questo riguarda la maggior parte dei casi – allora il coinvolgimento di più parti interessate e specialisti porta senza dubbio a risultati migliori.

“Collaborazione” diventa quindi la parola d’ordine, anche nel processo decisionale ed il processo decisionale collaborativo, non a caso, è alla radice dei team di maggior successo al mondo.

Ma cos’è davvero il processo decisionale collaborativo?

Il processo decisionale collaborativo si verifica quando un team di individui raggiunge un consenso.

Questo consenso dovrebbe essere sulla migliore soluzione possibile, scelta in seguito ad una serie di proposte.

Non solo questo approccio promuove un’atmosfera di lavoro di squadra, ma tutte le persone coinvolte sono maggiormente impegnate per l’implementazione con successo della soluzione.

Di seguito sono riportati alcuni passaggi per rendere collaborativo il processo decisionale.

Come rendere collaborativo il processo decisionale: Scegliere un facilitatore

La maggior parte delle iniziative necessita di un facilitatore per far sì che gli obiettivi vengano raggiunti. Ed il processo decisionale collaborativo non è diverso.

Senza una leadership impegnata infatti, il processo è a rischio di fallimento.

Questo facilitatore avrà il compito di gestire aspetti come:

• Ottenere il buy-in e l’impegno delle principali parti interessate
• Creare definizioni di successo e fallimento per l’iniziativa
• Allineare l’iniziativa con altri obiettivi
• Favorire il lavoro di squadra ed il dialogo costruttivo durante l’intero processo

Il facilitatore garantirà inoltre che il gruppo rimanga concentrato sul problema in questione e lo guiderà attraverso il processo di identificazione e selezione della soluzione.

Come rendere collaborativo il processo decisionale: Identificare e comprendere il problema

Senza una chiara identificazione del problema in questione, l’intero processo decisionale potrà fallire e questo può portare a scoraggiamento e confusione nel team.

Il primo passo verso il successo è quindi garantire che ciascun membro sia in grado di articolare chiaramente il problema.

Quindi, si passa ad elencare le incognite che circondano il problema e a tracciare quali informazioni devono ancora essere scoperte.

Inoltre, è importante coinvolgere le persone direttamente colpite dal problema.

Questo consiglio potrebbe sembrare evidente, ma se si osserva come vengono prese le decisioni più burocratiche, non è ciò che accade nella realtà.

Tuttavia, le persone che sono interessate da una decisione sono generalmente più legate all’argomento rispetto agli esperti stessi; pertanto, possono offrire una varietà di esperienze vissute e informazioni preziose, interpretazioni e prospettive sull’argomento.

Come rendere collaborativo il processo decisionale: Costruire un dialogo positivo e scoprire soluzioni alternative

Invece di soffermarsi sugli impatti negativi del problema attuale, il team dovrebbe concentrarsi sulla ricerca di una soluzione.

È facile essere avvolti dal pessimismo quando l’attenzione è completamente focalizzata sugli aspetti negativi.

Il team dovrà quindi concentrarsi sui dettagli che potranno essere cambiati e ciascun membro della squadra dovrà essere libero di fornire le proprie idee più originali senza essere giudicato.

A volte la soluzione migliore potrebbe non essere trovata dalla fonte più ovvia o dagli esperti più rinomati.

Come rendere collaborativo il processo decisionale: Raccogliere dati

Una volta raccolte delle soluzioni potenziali, bisogna raccogliere dati per supportarle.

Il team di progetto dovrebbe valutare ed analizzare il valore dei dati raccolti rispetto alla capacità di supportare le misure predefinite di successo senza perdersi in altri dettagli di poca importanza per la situazione specifica.

Come rendere collaborativo il processo decisionale: Valutare soluzioni alternative ed effettuare una selezione

Ora il team è finalmente pronto a scegliere la migliore soluzione al problema.

Il facilitatore può aiutare i membri della squadra a organizzare i loro pensieri su ciascuna soluzione proposta utilizzando anche degli strumenti specifici, come ad esempio la matrice decisionale.

Chiaramente, esiste la possibilità di non raggiungere un consenso immediato ed in tal caso può essere utile completare il processo con altri tipi di strumenti, come un’analisi costi-benefici.

Ciò aiuterà il team a selezionare la soluzione che meglio si adatta agli obiettivi aziendali.

Come rendere collaborativo il processo decisionale: Creare un piano di implementazione per la soluzione scelta

La selezione di una soluzione non significa che il lavoro sia completato. Senza implementare correttamente la soluzione proposta infatti, il problema rimarrà irrisolto.

Un piano di implementazione efficace considera l’obiettivo finale e lavora per creare passaggi ed attività che mettano in moto la soluzione.

Il team non dovrà spaventarsi nel caso in cui si scoprissero delle barriere o degli ostacoli imprevisti; questo è un evento comune nella fase di implementazione.

Come per il resto, gli eventuali problemi possono essere affrontati applicando lo stesso processo decisionale collaborativo.

 

Le organizzazioni di ogni tipo e dimensione trarranno beneficio da un approccio collaborativo al processo decisionale.

Nel mercato competitivo di oggi, i team devono affrontare la soluzione dei problemi in modi nuovi ed evitare le insidie ed il pericolo che situazioni di incertezza, disaccordo e caos possono creare.

La metodologia facilitata e collaborativa di una decisione guidata dal gruppo è il percorso più breve per la risoluzione duratura dei problemi e per mantenere o incentivare una forte cultura del lavoro di squadra.

In ultima analisi, la scelta di perseguire un approccio più collaborativo probabilmente aumenterà l’efficacia di qualsiasi processo decisionale importante.

La crescente collaborazione inizia con l’identificazione dei colleghi che hanno maggiori probabilità di fornire input utili e quindi ascoltare sinceramente queste idee prima di prendere una decisione finale.

Ancora più importante, in un processo decisionale collaborativo la maggior parte delle decisioni sono di qualità molto migliore e l’impegno per tali decisioni è considerevolmente più elevato, rendendo la collaborazione la prima scelta in un processo decisionale, e non l’ultima.