Il coordinatore di progetto

I coordinatori di progetto sono figure di cui, a volte, i project manager hanno bisogno di aiuto nella gestione dei progetti.

Esistono già molti articoli che spiegano nel dettaglio il lavoro di un project manager e le sue responsabilità, ma vediamo in questo articolo di capire meglio chi è il coordinatore di progetto.

In primis, per avere un’idea generale di dove si trovi il coordinatore di progetto nella struttura generale dell’organizzazione, è importante mappare i diversi ruoli nel project management.

Il coordinatore di progetto è quella persona che riferisce al project manager e si trovano subito nel gradino successivo nella catena di comando.

Project manager vs. coordinatore del progetto

Sebbene i project manager e i coordinatori di progetto solitamente lavorano fianco a fianco, è molto importante distinguere i due ruoli.

Il coordinatore di progetto è responsabile di raccogliere tutte le informazioni necessarie per il team ed il project manager e distribuirle correttamente.

Qualsiasi informazione o aggiornamento di cui il team ha bisogno dovrebbe essere facilmente accessibile, grazie al coordinatore di progetto, per tutto il ciclo di vita del progetto.

Nel frattempo, è compito del project manager vedere la pianificazione del progetto fino al suo completamento.

In definitiva, il coordinatore di progetto è responsabile di alleggerire e semplificare alcune delle funzioni del project manager al fine di facilitare il lavoro di tutti.

Qualità del coordinatore di progetto

Un coordinatore di progetto coordinerà – appunto – il programma, il budget, le problematiche e i rischi del progetto.

È suo compito assicurarsi che il progetto sia ben organizzato e che funzioni senza intoppi e ciò può includere quindi la comunicazione con vari dipartimenti dell’organizzazione per assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina.

I coordinatori del progetto devono eccellere in un ambiente di lavoro frenetico e stimolante e devono essere in grado di essere il braccio destro del project manager.

Inoltre, i coordinatori di progetto possono avere esperienza e conoscenze tecniche in settori specifici e possono essere assegnati a determinati dipartimenti in base alle loro qualifiche.

Ci sono molte qualità che definiscono un coordinatore di progetto di successo; ecco quali sono le più importanti:

• Orientamento ai dettagli: l’attenzione ai dettagli è fondamentale quando si supervisionano tanti aspetti diversi del progetto, tutti fondamentali affinché questo si concluda con successo.
• Affidabilità: il project manager dipenderà dal coordinatore di progetto per gestire le minuzie ed i piccoli dettagli del project management e, pertanto, è fondamentale che il coordinatore di progetto sia affidabile e non operi contro le linee guida del project manager.
• Buona comunicazione: il coordinatore di progetto può essere considerato come un ponte che collega il project manager a vari altri membri del team di progetto. Per questo motivo deve possedere capacità comunicative superiori rispetto alla media.
• Produttività: il progetto richiede produttività da parte del team che vi lavora e questo è particolarmente importante nel caso del coordinatore di progetto. I coordinatori sono come l’olio che fa girare perfettamente la ruota del progetto.
• Autonomia: l’ultima cosa che un project manager vuole è un coordinatore di progetto a che non segue il compito che gli è stato assegnato. Il coordinatore di progetto deve avere una grande autonomia e capacità di auto-organizzarsi.

Educazione, formazione e certificazione di un coordinatore di progetto

Una laurea formale in project management non è generalmente richiesta.

Tuttavia, la maggior parte dei datori di lavoro cerca diversi anni di esperienza nel proprio settore specifico e, preferibilmente, una laurea o certificazione in quel campo nonché esperienza nel lavoro per progetti.

Ad esempio, una laurea in comunicazione, management e gestione aziendale, economia o altri campi simili può fornire le competenze necessarie.

I datori di lavoro cercano inoltre competenze in campo informatico, nell’uso di Microsoft Office e, preferibilmente, anche di software di project management.

Per chi volesse approfondire ulteriormente, ogni anno vengono organizzati corsi di formazione per futuri coordinatori di progetto.

Responsabilità del coordinatore di progetto

Alcune responsabilità di un coordinatore di progetto includono:

• Assicurarsi che il proprio team disponga degli strumenti necessari per eseguire il progetto.
• Creare un programma di progetto, con pietre miliari, date di scadenza e stime per i materiali e le risorse richieste, ad esempio i membri del team, che verranno sottoposti alla direzione per l’approvazione.
• Aiutare con la documentazione di ogni fase del progetto, oltre a redigere rapporti di sintesi.
• Lavorare con i membri del team “sul campo”.
• Mantenere alto il morale dei membri del team e costruire relazioni con loro per sviluppare un’unità forte.

In conclusione, un coordinatore di progetto, non solo deve essere abituato a un ambiente frenetico, ma deve dargli il benvenuto.

Ci sono molti compiti e qualità diverse che ci si aspetta da un coordinatore di progetto di successo.

Come affermato in precedenza, i coordinatori svolgono un lavoro molto importante durante tutto il ciclo di vita di un progetto.

Siamo sicuri che in futuro, il ruolo del coordinatore di progetto si svilupperà ulteriormente in un ruolo di gestione altamente integrato con il team di progetto e arriverà ad essere responsabile di più incarichi – e sempre più importanti – durante il ciclo di vita di progetto.