Identificare i deliverables di progetto

Nella gestione del progetto, un deliverable è un prodotto o un servizio che viene fornito al cliente. I deliverables di progetto di solito hanno una data di scadenza e sono tangibili, misurabili e specifici.

Possono, inoltre, essere dati a un cliente esterno o interno e soddisfare una pietra miliare o una data di scadenza che viene creata e prodotta nel piano di progetto.

Possono esserci uno o più deliverable all’interno di un singolo progetto.

Conoscere quando un deliverable può essere definito tale

I risultati sono ciò che guidano il successo o il fallimento di ogni progetto.

È importante, quindi, sapere quali sono e tutte le diverse forme che essi possono assumere.

Questi risultati misurabili confermano la realizzazione degli obiettivi di lavoro e la bontà del progetto. I risultati dimostrano anche l’aderenza del lavoro del team ai requisiti del progetto.

Capita però che, nell’esecuzione di un progetto, si ottengano risultati che poco abbiano a che fare col progetto stesso.

È necessario, quindi avere dei parametri per affermare che un output possa essere classificato come deliverable. Affinché un output sia classificato come “deliverable” all’interno di un progetto, esso deve:

• rientrare nel campo di applicazione del progetto
• essere accettato dagli stakeholder – esterni o interni
• essere il risultato di un lavoro deliberato
• avere un ruolo preciso nel realizzare l’obiettivo del progetto

Il deliverable può essere massiccio e tangibile, come uno stadio o una fabbrica, ma può anche essere piccolo, come un documento di una pagina.

I deliverables di progetto, da soli, raramente sono l’obiettivo finale, ma piuttosto tracciano il percorso per raggiungerlo.

Questo è il motivo per cui i project manager si concentrano spesso in modo ossessivo sulla loro definizione, gestione e monitoraggio.

 Deliverables interni vs esterni

Un modo comune per classificare i risultati finali è dividerli in risultati “esterni” ed “interni”. C’è un metodo semplice per definirli:

• Qualsiasi lavoro svolto per soddisfare le richieste di un cliente o per combattere la concorrenza è un risultato esterno.
• Qualsiasi lavoro svolto che non faccia parte del business con clienti è un risultato interno. Un deliverable interno, in poche parole, è qualsiasi cosa venga creato come parte della gestione del business. Tenere e monitorare i conti, creare documenti aziendali, ecc. questi sono tutti i risultati interni.

Differenza tra Deliverable e Milestones

Un’altra fonte di confusione per alcuni project manager, soprattutto all’inizio della carriera, è la differenza tra deliverable e milestones.

Le pietre miliari sono punti di controllo nel corso di un progetto e possono essere inserite in qualsiasi punto. Contrassegnano il completamento di un’attività importante. Le Milestones non hanno scadenze, ma sono semplicemente un modo per tenere traccia dei progressi del progetto.

Le pietre miliari vengono create per scomporre un risultato finale complesso nelle sue parti costitutive.

Le pietre miliari inoltre, non sono pensate per i clienti, ma per il team di progetto interno.

Deliverables di progetto vs delivarables di processo

C’è ancora un’altra distinzione che bisogna fare quando si tratta di deliverable: deliverables di progetto vs deliverables di processo.

I risultati del progetto sono i grandi traguardi incentrati sul cliente di cui abbiamo parlato in precedenza.

I risultati del processo descrivono invece il percorso che aiuterà a creare i risultati del progetto.

Tutti i documenti creati nel corso della gestione di un progetto, come ad esempio la dichiarazione dell’ambito del progetto, il piano di progetto e la struttura per la ripartizione del lavoro, sono documenti raramente rivolti al cliente. Sono però documenti fondamentali per gli stakeholder interni e per il team al fine di gestire meglio il progetto.

Tutti questi documenti sono esempi di deliverable di processo. La loro creazione non è l’obiettivo stesso del progetto, ma rende molto più facile una conclusione di successo.

Processo di definizione dei deliverables di progetto

Per definire i risultati del progetto, è necessario guardare indietro rispetto all’obiettivo del progetto, ponendosi le seguenti domande:

• Che cosa sta cercando di raggiungere il progetto?
• Qual è lo scopo, l’obiettivo o il risultato finale che il cliente desidera una volta che il progetto si chiude?
• Quali sono le parti costitutive dell’obiettivo del progetto?
• Qual è la forma e la funzione di ciascuna di queste parti costitutive?
• Quanto è importante questa parte per il progetto complessivo?
• Come sarà possibile creare questa parte?
• Qual è il costo di produzione / acquisizione di questa parte?
• Quanto tempo ci vorrà per produrre / acquisire questa parte?

In sostanza, si sta decomponendo l’obiettivo del progetto in parti più piccole e, allo stesso tempo, si sta valutando la fattibilità e la priorità di ogni parte costituente.

Raccolta dei requisiti per i prodotti finali

La parte probabilmente più difficile è definire i requisiti per ogni deliverables di progetto. In particolare, i requisiti specificano i criteri che rendono accettabile – o no – un deliverable.

Se i requisiti sono incompleti, i clienti inevitabilmente richiederanno modifiche e revisioni e ciò può aumentare la portata e il budget del progetto, intaccando i profitti.

Un passo fondamentale nel processo di definizione dei deliverable, pertanto, è la raccolta dei requisiti.

Ci sono diverse tecniche di progettazione che possono essere adottate per raccogliere i requisiti.

Indipendentemente dalla tecnica utilizzata, però, ci sono alcune domande che ci si dovrebbe sempre porre quando si vanno a valutare i requisiti per ogni deliverable:

• Chi sono i principali stakeholder che hanno bisogno di accettare questo deliverable?
• Quali sono le priorità principali per questo deriverable?
• Questi requisiti rientrano nel campo di applicazione e nel budget del progetto? In caso contrario, quanto spazio / budget aggiuntivi sono necessari?
• Abbiamo creato deliverable simili in passato? Quali erano le loro esigenze?
• Qual è lo standard del settore per questi deliverable?
• Chi è l’utente finale per questo deliverable?
• Cosa lo renderà un successo per loro?
• Quali sono i criteri minimi di qualità che questo deliverable deve soddisfare per avere successo? Come verranno misurati?

Oltre ai requisiti specifici per ogni deliverable, ci saranno anche alcuni requisiti “universali”, di solito dettati dalle migliori pratiche seguite nel settore di riferimento o dall’organizzazione nello specifico.

Suggerimenti per la gestione dei deliverables di progetto

Seguendo questi semplici suggerimenti è possibile semplificare la gestione dei risultati del progetto:

• Definire i deliverable prima di iniziare il lavoro. L’aggiunta di deliverable una volta che il lavoro è già iniziato potrebbe portare ad un cambio di ambito e di budget del progetto.
• Quanto meglio saranno compresi i requisiti per ogni deliverable, tanto più facile sarà per le parti interessate accettarlo.
• Scomporre l’obiettivo del progetto per scoprire i punti chiave.
• Coinvolgere le parti interessate nella riunione di avvio del progetto e cercare il loro contributo nella definizione dei risultati finali e dei loro criteri di accettazione.
• Quando si raccolgono i requisiti, assicurarsi che soddisfino i criteri degli obiettivi SMART.
• Separare i deliverable in fasi distinte per poterli seguire meglio.
• Identificare in anticipo le metriche che verranno utilizzate per misurare l’accettabilità di ciascun deliverable.
• Identificare la scadenza per ogni deliverable.
• Utilizzare un software di gestione del progetto per facilitare il tracciamento e la gestione dei deliverable del progetto.
• Mantenere una chiara distinzione tra deliverable e milestone e tra deliverable di processo e di progetto.

Ogni project manager deve sviluppare il proprio processo per definire e gestire i deliverable al meglio. Ciò dipenderà dal suo stile di lavoro e dai limiti e dalle capacità del team di progetto.

Un modo per rendere più semplice la gestione dei deliverable è sempre e comunque utilizzare un software di project management.

In questo modo sarà più facile tenere traccia dei deliverable e assicurarsi che soddisfino i criteri di accettazione.

Twproject offre degli strumenti raffinati per la definizione e il monitoraggio degli obiettivi del progetto. Ad esempio permette di scomporre il progetto in fasi e sotto-fasi, creando una WBS dettagliata, a cui assegnare singoli deliverables.

Ancora, consente di riordinare e condividere tutte le informazioni utili attraverso un Gantt dinamico e interattivo, con uno straordinario grado di elasticità nel settaggio delle dipendenze e di integrazione con le altri componenti del project planning.

Ma questo è solo un piccolo assaggio di tutto ciò che offre Twproject a chi vuole iniziare a pianificare al meglio. Provalo gratuitamente per 15 giorni e scopri quanto è utile per la gestione e la condivisione dei tuoi progetti.