Gestire le varianti di un progetto

I cambiamenti durante un progetto non sono insoliti per i project manager.

Gestire tali varianti in modo efficiente ed efficace può essere complicato, ma è essenziale se si desidera raggiungere il successo di un progetto.

Avere quindi un processo di gestione delle modifiche chiaro e semplice e un occhio fermo al quadro generale, contribuisce molto a mantenere il progetto sulla strada giusta.

Primo passo: accettare il cambiamento

I cambiamenti possono avvenire praticamente in ogni punto del ciclo di vita del progetto.

Riconoscendo che i cambiamenti sono inevitabili e, a volte, addirittura vantaggiosi, consente ai project manager di adottare approcci più agili nella pianificazione e nell’esecuzione.

Avere strategie in atto per affrontare efficacemente i cambiamenti nel momento in cui si verificano è il modo più efficace per andare nella giusta direzione, anche malgrado ciò che può sembrare un costante cambiamento di direzione.

Un processo definito e strutturato definirà il modo migliore per rispondere ai suggerimenti e alle richieste di cambiamento all’interno del processo di sviluppo.

Il processo di gestione delle varianti di progetto

Il processo di gestione delle varianti di progetto è simile al seguente:

• La richiesta di modifica viene ricevuta
• La richiesta di modifica viene valutata
• Viene preparata e presentata agli stakeholder la strategia di risposta
• La strategia di risposta viene approvata o declinata
  • Se la strategia viene approvata, si mette in pratica
  • Se la strategia viene declinata, si cerca una nuova soluzione

Vediamo questi passaggi più nello specifico:

La richiesta di modifica viene ricevuta

Idealmente, si dovrebbe avere una via ufficiale e formale per avanzare le richieste di modifica, ma spesso, nella vita reale dell’organizzazione, non è così.

Una richiesta di modifica può essere ricevuta in centinaia di modi diversi: durante una riunione, per e-mail, al telefono, parlando nel corridoio, ecc.

Il modello di richiesta di modifica del progetto dovrebbe catturare accuratamente e in modo succinto tutti i dettagli della richiesta, in modo da poter affrontare ogni singolo punto nel momento in cui si cerca una strategia di risposta.

La richiesta di modifica viene valutata

Si valuterà l’impatto di una richiesta di modifica su:

• Programma di progetto
• Lavoro svolto fino e lavoro ancora da svolgere
• Budget
• Qualità
• Ambito del progetto
• Disponibilità delle risorse

Prendiamo ad esempio una modifica di un software stimata in cinque giorni.

Ciò non aggiungerebbe solo cinque giorni alla pianificazione perché andrebbe ad eliminare un’altra attività in quanto la andrebbe a posporre in un lasso di tempo in cui la risorsa chiave è in vacanza.

Anche questa attività dovrebbe quindi essere spostata portando, nel complesso, ad aggiungere otto giorni alla pianificazione.

Questo rappresenterebbe un costo X e gli otto giorni in più rappresenterebbero un mese di contratto aggiuntivo con il fornitore, aumentando quindi il costo X ad un costo XY.

La qualità al termine rimane la stessa, ma l’ambito cambia a causa dell’incorporazione della nuova modifica per la gestione della variante di progetto.

Da non dimenticare inoltre che tutta la documentazione pertinente dovrebbe essere aggiornata.

Quindi, nel quadro generale, un semplice cambiamento di cinque giorni ha effetti clamorosi ed è per questo importante considerare tutti i fattori rilevanti prima di prendere una decisione di implementazione.

Viene preparata e presentata agli stakeholder la strategia di risposta

Una volta valutati tutti gli elementi, il project manager presenta una strategia di risposta da fornire agli stakeholder come gestione delle varianti di progetto ed i suoi consigli sulla fattibilità.

In alcuni casi, le modifiche non verranno implementate perché il vantaggio percepito sarà inferiore al costo.

In altri casi, è possibile trovare abbastanza benefici per compensare i costi di lavoro aggiuntivo.

Altri casi ancora, tuttavia, dimostreranno che le modifiche sono inevitabili e al di fuori di qualsiasi controllo, indipendentemente dall’effetto negativo che porteranno.

La strategia di risposta viene approvata o declinata

Per le piccole modifiche che rientrano nel limite di autorizzazione, la decisione se accettare o rifiutare le modifiche spetta direttamente al project manager, ma qualunque altra variante di dimensioni maggiori dovrebbe essere approvata dagli stakeholder di progetto.

I termini per ciò che rientra in quale categoria sono generalmente definiti all’inizio di qualsiasi progetto.

Indipendentemente dal risultato, è importante tenere informati tutti i soggetti coinvolti nel processo.

Guidare un team di progetto attraverso il processo di gestione delle varianti

Il team di progetto è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto, quindi è fondamentale coinvolgerli attivamente nella gestione delle modifiche al processo.

Ecco cinque modi per farlo:

1. Essere aperti sulle modifiche: il project manager deve far sapere al suo team se sono previsti cambiamenti nei progetti – e idealmente quali.
2. Essere aperti riguardo al processo: La maggior parte dei membri del team non saprà cosa ci si aspetta da loro fino a quando non saranno stati avvisati. Il project manager dovrà quindi preparare un briefing e far sapere a ciascuno qual è il suo ruolo.
3. Semplificare il più possibile: Il cambiamento delle varianti di progetto è spesso, nella migliore delle ipotesi, un caos controllato. Il team può essere spaventato di fronte ai cambiamenti, soprattutto quelli più complessi o quelli che vanno contro le decisioni a lungo pensate e gli ostacoli considerati a lungo eliminati. Il team di progetto si rivolge al suo leader per assistenza e stabilizzazione, per questo il project manager deve rendere il processo il più semplice possibile.
4. Aiutare e supportare: Un nuovo modo di lavorare richiede tempo. Il project manager deve far sapere al suo team che è pronto ad aiutare e supportare ogni singolo membro se ha bisogno di qualcosa.
5. Non avere paura di dire di no: Non tutti i cambiamenti sono proposte sensate. Il project manager deve trasmettere al team la sua apertura nei loro confronti nel caso in cui un dipendente sentisse, per qualsiasi motivo, che il cambiamento non è la cosa giusta per il progetto. La sua porta deve sempre essere aperta al dialogo.

 

Non riuscire a gestire le varianti di progetto in modo efficace è uno dei principali modi in cui un progetto può completamente deragliare.

Ma se un project manager si arma delle giuste informazioni e dei processi corretti, i cambiamenti del progetto possono essere gestiti in modo controllato, intelligente e vantaggioso per tutti i soggetti coinvolti.