Gestire le aspettative di un progetto

Gestire le aspettative di un progetto è un’abilità vitale per qualsiasi project manager e per il successo di un qualsiasi progetto. Il motivo è facilmente comprensibile.

Consegnare un progetto rispettando tempi e budget affidati è certamente l’obiettivo di ogni Project Manager, ma questo non basta a far felice un cliente.

Sarà sicuramente successo a più di un project manager di ritrovarsi a consegnare un progetto in tempo e nel rispetto del budget per poi scoprire che il cliente non è soddisfatto del risultato finale.

Questo spesso deriva da aspettative non corrispondenti alla realtà, ovvero da aspettative che vanno oltre gli obiettivi realmente raggiungibili (perlomeno nei tempi e col budget assegnato. Si tratta di una evenienza piuttosto comune, e quando si verifica è abbastanza spiacevole per entrambe le parti.

La cosa peggiore è che spesso questo viene fuori dal nulla, poiché tutto sembrava progredire secondo i piani. Ci si rende conto di non poter soddisfare le aspettative del cliente semplicemente perché si è trascurato di gestirle.

Aspettative: cosa sono e perché bisogna tenerne conto?

Un’aspettativa è definita come “una forte convinzione che qualcosa andrà ad accadere” sulla base di determinati presupposti e di esperienze precedenti.

L’essere umano è una creatura abituale e si aspetta che determinate cose si manifestino e funzionino in determinati modi.

Formiamo le nostre aspettative sugli altri e, allo stesso modo, siamo soggetti alle aspettative di coloro che ci circondano.

Certamente però, la vita non segue piani precisi e fissi nel tempo, rendendo quindi, a volte, vane ed erronee le aspettative.

In particolare, nel project management, non sapere come gestire le aspettative del cliente e anche del team di progetto porta a molte sfide, tra cui:

• Obiettivi e misure di successo poco chiare
• Confusione su quale compito si deve svolgere e quando
• Focus sulle priorità sbagliate
• Mancanza di impegno del team
• Fiducia ridotta tra project manager, team e cliente.

È fondamentale quindi gestire le aspettative (e non solo dei clienti) fin dall’inizio del progetto e durante tutto il suo ciclo di vita.

In particolare, esistono cinque modi per gestire le aspettative di un progetto. Vediamo quali sono.

Gestire le aspettative di un progetto: la Pianificazione del progetto

Molto spesso, le parti interessate hanno una visione del progetto e dei suoi risultati prima ancora che qualsiasi pianificazione del progetto effettiva abbia luogo.

Se questo aspetto non viene affrontato ed indirizzato nella maniera giusta, può portare a un conflitto tra ciò che viene promesso, come viene interpretata la promessa e ciò che al termine viene effettivamente consegnato.

È necessario coinvolgere le parti interessate all’inizio e durante la fase di pianificazione per sviluppare aspettative realistiche basate sulle risorse disponibili, sulle capacità del team e sui risultati desiderati.

Collaborare con le parti interessate per formulare l’ambito, le priorità e gli obiettivi, identificare le dipendenze delle attività e decidere come affrontare i rischi.

È anche importante coinvolgere il team nella pianificazione del progetto.

Ciò garantisce che il team sia allineato con gli obiettivi e può aiutare a creare un piano di progetto realistico, portando a una maggiore motivazione e coinvolgimento dei vari membri.

La chiarezza è fondamentale durante questa fase ed il project manager non deve dare per scontato che tutti abbiano la stessa comprensione del piano e degli obiettivi del progetto.

Gestire le aspettative di un progetto: Esecuzione del progetto

La chiave qui sta nel tenere riunioni separate con il team e le parti interessate per discutere su come il progetto verrà eseguito e monitorato.

La riunione con il team deve essere utilizzata per assicurarsi che tutti comprendano appieno il progetto, il loro ruolo e le aspettative del project manager su come verrà consegnato il progetto.

L’agenda può includere ad esempio:

• Ruoli e responsabilità
• Compiti e dipendenze
• Cronologia, pietre miliari e risultati chiave
• Requisiti di monitoraggio e reportistica
• Piano di comunicazione
• Disponibilità delle risorse
• KPI e metriche
• Strategie di gestione del rischio
• Processo di richiesta di modifica

Inoltre, è necessario pianificare riunioni regolari con il team – ad esempio una volta a settimana – per esaminare i progressi compiuti e le attività imminenti.

Durante una riunione con le parti interessate si rivedranno i documenti e i processi di progetto, l’ambito e le scadenze e si chiariranno eventuali dubbi o problemi.

Questa riunione è anche un’opportunità utile per evidenziare, ad esempio, le responsabilità delle parti interessate, fornendo un feedback tempestivo prima che sia troppo tardi e il progetto cominci a muoversi nella direzione sbagliata.

 Gestire le aspettative di un progetto:  Comunicazione

Le aspettative si basano su ipotesi e preconcetti ed una comunicazione costante ed efficace è fondamentale per ridurne l’impatto.

La comunicazione inizia già nella fase di pianificazione del progetto e continua durante tutto il suo ciclo di vita.

Quando un project manager si incontra con le parti interessate e con il team di progetto, deve essere onesto su ciò che può essere realizzato e chiaro sui piani concordati.

Esistono diversi modi per raggiungere questo livello di chiarezza: ad esempio, utilizzare un linguaggio semplice per evitare confusione, incoraggiare domande e concludere ogni incontro con un breve riepilogo (magari inviato per mail a tutti i partecipanti).

Un altro suggerimento è quello di registrare e archiviare i verbali delle riunioni nel folder dedicato al progetto per avere riferimenti futuri.

Un piano di comunicazione efficiente dovrebbe comprendere:

• Il canale di comunicazione per ogni situazione: e-mail, messaggi istantanei, forum di discussione online, riunioni, ecc.
• Frequenza della comunicazione.
• Responsabili della comunicazione.
• Gestione della comunicazione di rischi e problemi.

Questo ultimo punto si riferisce alla questione delicata delle cattive notizie.

I progetti inevitabilmente vanno fuori strada, ma il problema può essere facilmente superato grazie ad una comunicazione rapida ed efficiente.

Gestire le aspettative di un progetto:  False promesse

È facile prima di iniziare il lavoro per un progetto, lasciarsi coinvolgere dall’eccitazione per un nuovo lavoro e soccombere alla pressione delle parti interessate facendo false promesse.

Un “potremmo essere in grado di farlo” può diventare facilmente un “possiamo certamente farlo” ed ecco che ci si ritrova a lottare con aspettative non realistiche.

È importante quindi che un project manager accetti obiettivi che sa con sicurezza siano raggiungibili, mentre per quanto riguarda gli altri deve mantenere aperta una finestra di dialogo o mettere in chiaro i possibili rischi, senza dare false promesse.

Una soluzione potrebbe essere, in caso di dubbi su una richiesta o su un suggerimento, controllare la cronologia di progetti simili precedenti e/o consultare il team di progetto o specialisti del settore prima di concordare eventuali scadenze.

Gestire le aspettative di un progetto: Aspettative personali

Come accennato in precedenza, le persone si aspettano sempre determinati comportamenti da coloro che le circondano.

Tuttavia, poiché in genere le aspettative non coincidono con la realtà, potremmo essere delusi dalle azioni di familiari, amici e colleghi.

Come project manager, è importante quindi condividere le proprie aspettative con il team di progetto.

Essere trasparenti in merito allo standard dei risultati finali, ai requisiti di comunicazione, alla responsabilità per la gestione dei rischi, ecc. può rendere le aspettative all’interno del team molto più gestibili.

Inoltre, un project manager deve essere chiaro sui meccanismi e sui processi di feedback per affrontare le scarse prestazioni dei membri del team.

Aspettarsi che un team di progetto fornisca risultati senza alcuna direzione o guida è semplicemente ingiusto ed erroneo.

Conclusioni

Le aspettative sono inevitabili sia nella vita di tutti i giorni che nel project management.

Tutto ciò che facciamo, tutto ciò che diciamo, tutto ciò che non facciamo, tutto ciò che non diciamo crea aspettative su ciò che faremo o diremo in futuro.

Per questi motivi, nella gestione dei progetti è importante che il project manager sia in grado di garantire che tutte le parti interessate mantengano le stesse aspettative e che tali aspettative siano realistiche e intenzionali.

La gestione proattiva delle aspettative porta di conseguenza a progetti di successo, stakeholder e clienti soddisfatti e team coinvolti.