Gestire la configurazione di un progetto (configuration Management)

gestire la configurazione di un progetto

La Gestione della Configurazione è una disciplina di gestione tecnica che serve a tenere traccia dei cambiamenti nello sviluppo di sistemi complessi e che fu sviluppata durante gli anni ’50 dal Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti.

A questo sistema sono stati dati vari nomi molto tecnici nel corso degli anni, fino a quando nel 2001 è stata pubblicata una guida consolidata che ha stabilito il sistema di gestione tecnica ora chiamato gestione della configurazione, o configuration management.

La gestione della configurazione del progetto è il processo di tracciamento e controllo delle modifiche a documenti e prodotti importanti del progetto. Ciò include i risultati finali del progetto e i documenti di gestione del progetto, come quello di pianificazione del progetto stesso.

Tutto ciò che richiede il monitoraggio tramite il sistema di controllo delle modifiche al progetto viene identificato nel piano di gestione della configurazione di un progetto.

Questi documenti non sono aperti a modifiche da parte di nessuno, in nessun momento.

Piuttosto, tutte le modifiche vengono documentate e approvate, solamente se strettamente necessarie, all’interno del piano di gestione della configurazione di un progetto.

La gestione della configurazione fornisce la documentazione che spiega perché si sono verificate le modifiche al progetto, chi ha approvato le modifiche e chi è il proprietario della modifica assegnato.

Qual è l’obiettivo della gestione della configurazione di un progetto?

L’obiettivo della gestione della configurazione in un progetto è quindi la gestione dei vincoli fondamentali del progetto di portata, tempo, costo e qualità.

All’interno di un progetto, lo scopo della gestione della configurazione è identificare, monitorare e proteggere i prodotti del progetto da modifiche non autorizzate.

La gestione della configurazione è una disciplina che fornisce un controllo preciso sulle risorse del progetto consentendo al project manager di:

  • Specificare le versioni dei prodotti in uso ed esistenti e conservare le informazioni sul loro stato, chi li possiede e le relazioni tra di essi
  • Mantenere una registrazione aggiornata contenente queste informazioni
  • Controllare le modifiche ai prodotti assicurando che le modifiche vengano apportate solo con il consenso delle autorità designate appropriate
  • Controllare i record per assicurarsi che contengano i prodotti autorizzati

All’interno di un progetto il compito della gestione della configurazione è fornire:

  • Meccanismi per la gestione, la tracciabilità e il controllo di tutti i prodotti del progetto; conservare i file di tutti i prodotti di un progetto una volta che sono stati controllati dalla qualità, controllandone l’accesso e conservando i record del loro stato
  • Stoccaggio sicuro e protetto di ogni prodotto nel modo più appropriato, ciò includerà il controllo dell’accesso al prodotto in modo tale da evitare danni al prodotto e da proteggerlo da un accesso inappropriato
  • Un sistema per registrare, tracciare e archiviare tutte le problematiche del progetto

Come eseguire la gestione della configurazione di un progetto

configurazione di un progetto

Esaminiamo ora i 5 step per eseguire correttamente la gestione della configurazione di un progetto.

Come eseguire la gestione della configurazione: Essere pronti dall’inizio

La linea guida più importante è quella di avviare la configurazione nelle prime fasi del ciclo di vita del progetto. Il project manager dovrebbe valutare la potenziale fluidità nella fase iniziale e creare il sistema di gestione della configurazione in scala adeguata durante la pianificazione del progetto piuttosto che a metà della sua esecuzione.

Come eseguire la gestione della configurazione: Sviluppare una chiara linea di base

È importante sviluppare un chiaro piano di riferimento, ovvero la descrizione del progetto come definita all’inizio del progetto, nonché documentare le diverse versioni durante lo sviluppo e la fase finale quando il progetto viene rilasciato.

Come eseguire la gestione della configurazione: Considerare una configurazione di progetto e di prodotto (h3)

È necessario considerare la gestione della configurazione per due aree:

  • le modifiche alla gestione del progetto
  • le modifiche al prodotto o al contenuto.

Come eseguire la gestione della configurazione: Documentare il proprietario dei documenti

Un’altra best practice consiste nel documentare chi è il proprietario delle diverse parti del progetto. Quando questi proprietari cambiano e la persona successiva porta una nuova prospettiva al progetto, normalmente si verifica un aumento temporaneo del tasso di cambiamento. Il supporto delle parti interessate per le modifiche al progetto e il processo di gestione della configurazione sono fondamentali quindi per il successo del sistema. Con i processi CM, le decisioni di accettazione del cambiamento dovrebbero essere prese a livello di un comitato di controllo delle modifiche nominato e riconosciuto.

Come eseguire la gestione della configurazione: Documentare la modifica del piano

La documentazione di modifica del piano può avvenire con semplici strumenti nel caso dei progetti più semplici oppure con specifici software di project management. Affinché ciò funzioni in modo efficace, il documento del piano deve essere creato prestando particolare attenzione.

Quando questo è il metodo CM, la regola è che nulla nel piano venga modificato a meno che non venga registrato nella documentazione di modifica, monitorando così tutta la gestione del progetto e le eventuali modifiche.

A ogni modifica viene assegnato un ID univoco, viene registrata la data della modifica, un riferimento al numero di sezione e una descrizione. Infine, la modifica al progetto o al prodotto viene descritta in tutti i dettagli necessari.

 

In conclusione, possiamo dire che i cambiamenti sono e continueranno ad essere una parte inevitabile della progettazione e nell’implementazione di qualsiasi progetto.

Anche la migliore serie di piani di progettazione non garantisce che un particolare progetto non subirà numerosi cambiamenti.

Ciò è particolarmente vero quando lo scopo coinvolge un progetto complesso su larga scala, multi contrattuale e multifase.

Le cause principali delle modifiche ai progetti riguardano le modifiche agli standard di progettazione, le modifiche all’ambito del progetto, complessità impreviste o difficoltà e ritardi nell’attuazione del progetto.

I project manager, per aiutare a controllare l’impatto che queste modifiche possono avere su costi, pianificazione e prestazioni, stanno iniziando a vedere il valore nell’utilizzo dei principi della gestione della configurazione.

Usa Twproject per gestire la configurazione dei tuoi progetti.

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