Earned Schedule

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Quello dell’Earned Schedule (ES) è una metodologia piuttosto recente.

Introdotto per la prima volta nel 2003, si tratta di un metodo di analisi che estende e completa i vantaggi dell’Earned Value Management.

Attualmente, il metodo dell’Earned Schedule viene utilizzato globalmente per progetti di qualsiasi tipo e dimensione.

Viene insegnato nelle università, è incluso nei manuali di project management e negli standard dettati dal PMI ed è inoltre un argomento di ricerca a livello universitario.

Non solo teoria ma anche pratica. È ora ampiamente dimostrato che l’ES è utile ai project manager per l’analisi e il controllo delle prestazioni del progetto.

Perché nasce l’Earned Schedule

Tutto nasce e prende spunto dal metodo EVM (Earned Value Management) che offre al project manager e agli altri stakeholder la possibilità di visualizzare lo stato del costo del progetto durante il suo intero ciclo di vita. Questo, come è facile dedurre, permette una gestione più efficace del progetto stesso.

Nella sua forma originale, EVM è stato utilizzato per valutare le prestazioni del progetto e prevedere il costo del progetto al completamento.

Di solito, il controllo del progetto viene stabilito a livello del pacchetto di lavoro o del resoconto dei costi.

Di fatto, però, tale controllo sebbene aiuti nella gestione dei costi, non contribuisce nel controllo dei tempi di realizzazione. I dati EVM, infatti, non sono  generalmente utilizzati per stimare il tempo necessario per completare un’attività, un pacchetto di lavoro o un progetto o per prevederne la data di completamento.

Ciò può portare il project manager a prendere decisioni sbagliate sul progetto.

E’ proprio per colmare questo gap che nasce il concetto di Earned Schedule (ES).

L’ES, infatti,  consente di trasformare le metriche EVM in metriche temporali o di durata per migliorare la valutazione delle prestazioni della pianificazione del progetto e per prevedere la durata necessaria per il suo completamento.

Se combinato con un’adeguata analisi del programma, questo approccio può migliorare la comprensione della stima del tempo al termine del progetto. Può inoltre fornire ulteriori approfondimenti per prendere decisioni migliori in merito alla pianificazione del progetto e su altri parametri correlati.

Vediamo quindi più nel dettaglio di cosa si tratta.

Misura e indicatori dell’Earned Schedule

L’idea di Earned Schedule è analoga al concetto di Earned Value (EV). Tuttavia, invece di utilizzare i costi per misurare le prestazioni del progetto, si utilizza il tempo come unità di riferimento.

Se consideriamo i progetti in ritardo, infatti, utilizzando l’Earned Value, si avranno indicatori irrealistici. Si otterranno valori che, in modo ingannevole, fanno sembrare lo stato del progetto migliore di ciò che è in realtà.

Il problema sta nel fatto che l’Earned Value è un indicatore di valore e non di schedulazione.

Ciò porta quindi il valore pianificato al termine del progetto a coincidere con il budget al completamento anche se il progetto è in ritardo.

Il concetto fondamentale dell’ES è quello di determinare, quindi, il momento, in termini di tempo, in cui il lavoro pianificato sarebbe dovuto corrispondere al valore del lavoro svolto in quel determinato momento.

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La formula dell’Earned Schedule

La formula dell’Earned Schedule corrisponde a
ES = C + I.

Dove C è il numero di intervalli in cui EV è uguale o maggiore a PV e I è la quota degli intervalli successivi a PV.

Negli studi effettuati, la domanda che veniva posta è se l’ES è un metodo migliore di previsione della durata del progetto finale rispetto ai metodi dell’EVM.

La risposta è che l’ES è considerevolmente migliore di qualsiasi altro metodo relativo all’Earned Value Management.

Tra tutti i metodi e i set di dati studiati, l’ES è indicato come il miglior metodo di previsione della durata del progetto.

Certamente questo metodo è utile per i project manager quando devono prendere decisioni per soddisfare le date di consegna dei prodotti e i deliverable di progetto.

Mentre l’Earned Value fornisce una stima di quando il progetto è probabile che si concluda, l’Earned Schedule produce una comprensione della probabilità di completamento in precisi momenti nel tempo.

L’ES può quindi fornire informazioni utili al project manager e agli analisti e non è difficile da calcolare.

Sicuramente, è necessario del lavoro aggiuntivo, ma non è così dispendioso in termini di tempo quanto una completa revisione bottom-up dell’intero programma di progetto.

EVM ed ES sono stati integrati con limiti di confidenza statistica per ricavare risultati probabili per il costo finale e la durata del progetto.

I risultati di questo lavoro hanno dimostrato che l’approccio proposto è sufficientemente affidabile per l’applicazione generale del metodo di previsione sia per costo che per durata.

Inoltre è dimostrato che l’approccio ES può essere applicato efficacemente indipendentemente dal tipo di lavoro o dall’entità del costo e della durata del progetto.

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Grandi deviazioni fra lo stato di progetto e le previsioni di solito attirano l’attenzione del management e si traducono in azioni correttive. Piccole deviazioni sono di solito non considerate e tralasciate.

Quantificando ed evidenziando tali deviazioni, è possibile portare la concentrazione del management su progetti o pacchetti di lavoro che richiedono maggiore attenzione.

Di conseguenza, questi strumenti supportano la gestione efficace di progetti e migliorano la gestione del portafoglio di progetti aziendali.

L’utilizzo coerente di queste tecniche per prevedere i risultati del progetto fornisce un approccio uniforme alle revisioni dei progetti, aumenta la fiducia nei risultati del progetto man mano che il tempo progredisce e migliora la capacità del management di intraprendere azioni correttive e decisioni appropriate.

Conclusioni

Per concludere, possiamo dire che l’EVM è una potente metodologia che aiuta il project manager e altri stakeholder nella gestione di progetti e programmi in modo più efficace.

Integrandolo con il metodo ES si sono potuti produrre indicatori validi e previsioni affidabili sulla durata del progetto.

Dalla ricerca è stato concluso che, rispetto agli altri metodi basati su EVM, l’ES produce le migliori previsioni sulla durata del progetto.

L’Earned Schedule ha molto da offrire al project manager per aiutarlo a guidare e controllare il suo progetto dall’inizio fino al suo completamento.

Hai mai avuto modo di applicare l’Earned Schedule ad un tuo progetto? Quali sono le tue osservazioni? Scrivicele nei commenti.

Analizza i tuoi progetti con gli strumenti giusti.

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