Come scrivere un ottimo Project Charter

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Ogni volta che viene avviato un progetto, c’è bisogno di un project charter.

I progetti possono nascere dalle motivazioni più diverse fra cui, ad esempio, modifiche agli obiettivi aziendali, la necessità di intraprendere iniziative per raggiungere gli obiettivi esistenti, fattori ambientali interni ed esterni, esigenze dei clienti, cambiamenti tecnologici, politici o legali, requisiti normativi… etc.

Insomma esistono tante motivazioni…. ma un solo Project Charter!

Ma che cos’è un project charter?

Si tratta di un documento che descrive la visione del progetto, un documento che raccoglie gli obiettivi, l’organizzazione ed il piano di attuazione del progetto.

Ecco i tre usi principali di un Project Charter:

  1. È un documento necessario per autorizzare il progetto. Questo è infatti il documento che “vende” il progetto agli stakeholder e definisce ampiamente quale sarà il loro ritorno sull’investimento.
  2. Serve come un documento di vendita primario. Quando lo si presenta agli stakeholder, questi hanno un riepilogo da condividere o presentare quando vengono contattati su altri progetti, in modo che possano concentrare le loro risorse laddove necessarie.
  3. È un documento che permane per tutto il ciclo di vita del progetto. E’ quindi un documento di riferimento per tutto il periodo di tempo in cui il progetto è attivo. Il Project Charter è come una tabella di marcia per il progetto.

Passaggi chiave per scrivere un ottimo Project Charter

Per rispondere a queste esigenze e scrivere un ottimo project charter bisogna seguire i seguenti passaggi.

Passaggio 1: stabilire la visione del progetto

Qual è la visione del progetto? Senza identificare questo obiettivo generale infatti, non sarà possibile proseguire – nella maniera corretta – per raggiungerlo.

In poche parole: qual è l’obiettivo finale definito per il team di progetto?

È quindi possibile scomporre ulteriormente la visione in obiettivi, ambito e risultati.

Obiettivi: ciò che il progetto mira a raggiungere. È importante assicurarsi che ciascuno degli obiettivi sia SMART, ovvero specifico, misurabile, realizzabile, realistico e vincolante.

Scopo: si tracciano i confini formali del progetto. Si descrive come l’azienda possa cambiare o evolvere dopo la consegna del progetto e cosa è rilevante per il progetto. Definire chiaramente l’ambito all’inizio del progetto è fondamentale per aiutare a mantenere il controllo del progetto.

Risultati o deliverables: qui si descrive ogni risultato finale che il progetto dovrebbe andare a produrre.

Passaggio 2: catalogare l’organizzazione del progetto

Questo passaggio è composto da quattro sottoinsiemi.

Clienti / Utenti finali: qui si identificano i clienti del progetto.

In questa fase è necessario identificare il cliente o utente finale ed il contesto o progetto nel quale si trova. Inoltre, è importante definire la persona o entità responsabile dell’accettazione dei risultati del progetto completato.

Stakeholder: dopo i clienti, sono le parti interessate che devono essere identificate. Devono essere individuate le persone o entità all’interno o all’esterno del progetto che hanno un interesse chiave specifico oppure una sorta di “partecipazione” al progetto.

Ruoli: in questo insieme di attività si definiscono i ruoli chiave da assegnare, necessari per avviare il progetto. Ciò significa sponsor del progetto, project board e project manager, con una breve sintesi di ciascun ruolo e delle specifiche responsabilità.

Struttura: descrivere quali saranno le linee di reporting e di comunicazione tra questi ruoli in un organigramma strutturato.

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Passaggio 3: Pianificare l’implementazione

Il Project Chart a questo punto è quasi terminato e ora si dovrebbe avere un’idea abbastanza chiara di cosa ha bisogno il progetto e di come organizzarlo per portare a termine il lavoro.

Anche questo terzo passaggio è diviso in quattro parti:

Piano di implementazione: una delle responsabilità di un project manager è quella di guidare creando un’atmosfera di fiducia nel team, con i clienti e con le parti interessate.

Un modo per raggiungere questo obiettivo è attraverso il piano di implementazione che deve essere ben studiato e approfondito. È necessario quindi elencare le fasi, le attività e le tempistiche del ciclo di vita del progetto.

Milestones: una delle cose più importanti del progetto da tenere in considerazione sono le pietre miliari, che sono più importanti e critiche delle attività e dovrebbero essere decise con parsimonia. Questi sono infatti eventi fondamentali nel ciclo di vita del progetto.

Dipendenze: Una dipendenza è un’attività che probabilmente avrà un impatto sul progetto durante il suo ciclo di vita.

Piano delle risorse: riassumere le risorse che lavoreranno al progetto suddividendole in manodopera, attrezzature e materiali. In questo modo è possibile sapere cosa serve prima di iniziare ed è possibile preventivare il budget.

Passaggio 4: elencare i rischi e i problemi

Il project chart è quasi pronto, ma c’è un ultimo passo da fare per completare il processo: identificare eventuali rischi, problemi e vincoli relativi al progetto.

Senza una vera e propria analisi dei rischi, infatti, un project chart non è completo e la probabilità che il progetto non vada a buon fine risulta molto più alta.

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