Per assicurare il successo di un progetto è necessario che i Project Manager sappiano come scomporre il progetto e, di conseguenza, strutturare una WBS: qui troverai alcuni utili esempi.
WBS è la sigla di Work Breakdown Structure, che tradotto in italiano significa struttura di suddivisione del lavoro.
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La WBS è ampiamente utilizzata dai project manager professionisti per rappresentare l’ambito del progetto, o project scope e i risultati in modo gerarchico.
In genere, la creazione di una struttura di suddivisione del lavoro è uno dei primi passi nella pianificazione di un progetto.
Per i project manager principianti, a volte, la WBS può creare confusione ed essere difficile da gestire, ma è bene che prendano presto confidenza con questa operazione perché è la chiave del successo soprattutto di progetti complessi.
La Work Breakdown Structure, infatti viene utilizzata per rendere più gestibili i progetti complessi. In sostanza la WBS è progettata per aiutare a suddividere un progetto in blocchi gestibili che possono essere stimati e controllati in modo efficace.
Come scomporre un progetto: perché si utilizza una WBS?
Ovviamente, un mero elenco delle attività e delle persone che seguiranno il progetto, non è sufficiente per suddividere chiaramente il progetto in componenti più piccoli.
Pertanto, l’utilizzo di una struttura di suddivisione del lavoro offre una visione chiara dell’ambito di lavoro del progetto.
In un programma di lavoro, le attività sono raggruppate sotto determinati livelli di scomposizione.
Ad esempio, in un programma di progetto di costruzione, le attività di cablaggio elettrico sono raggruppate nel livello dedicato all’impianto elettrico, mentre le attività di tubazioni sono raggruppate nel livello dedicato ai lavori meccanici.
La WBS permette quindi di migliorare la qualità della pianificazione, tracciabilità e reportistica ed è per questo che la si utilizza.
È da tenere presente però, che la WBS descrive i risultati finali e i gruppi di attività, non le attività in dettaglio.
In breve, la creazione di una WBS offre grandi vantaggi per:
- Definire un’accurata organizzazione del progetto
- Aiutare ad assegnare le responsabilità
- Mostrare i punti di controllo e le pietre miliari del progetto
- Consentire una stima più accurata di costi, rischi e tempi
- Aiutare a spiegare l’ambito del progetto alle parti interessate
Come scomporre un progetto correttamente
Per iniziare, il project manager e gli esperti in materia determinano i principali risultati finali per il progetto.
Una volta determinati, si può iniziare a decomporre questi risultati, suddividendoli in blocchi di lavoro a mano a mano più piccoli.
Ma quanto piccoli? Ciò varia in base al tipo di progetto e allo stile di gestione, ma una sorta di regola dovrebbe essere stabilita per determinare le dimensioni e la portata dei blocchi di lavoro più piccoli.
Ad esempio, potrebbe essere scelta la regola delle due settimane, in cui nessun tassello/attività è più piccola di due settimane di lavoro richieste per il completamento.
Oppure, è possibile usare la regola 8/80, dove nessun blocco richiederebbe meno di 8 ore o più di 80 ore per essere completato.
Determinare queste regole per la dimensione dei blocchi può richiedere un po’ di pratica, ma queste rendono la WBS sicuramente più facile da usare e da strutturare.
Per quanto riguarda il formato scelto per la progettazione della WBS, alcuni project manager preferiscono creare tabelle o elenchi, ma la maggior parte usa la grafica per visualizzare i componenti del progetto, come ad esempio una struttura ad albero gerarchico o un diagramma.
Noi di Twproject utilizziamo l’editor di progetto, che ci permette di creare la WBS in pochi click. La WBS così strutturata integra tutte le informazioni di progetto, mostrando lo stato delle fasi e le eventuali criticità.
Crea la WBS in pochi click
In Twproject creare la WBS di progetto è semplicissimo grazie ad un editor in line che ti permettere di avere la struttura disponibile in pochi click, ad un passo dal Gantt.
Crea la tua WBS con TwprojectCome si semplifica un progetto: alcuni esempi di WBS
Il diagramma WBS inizia con una singola casella o un altro elemento grafico, solitamente posizionato in alto, che va a rappresentare l’intero progetto.
Il progetto viene quindi suddiviso in componenti principali con attività o elementi correlati elencati sotto di essi.
In generale, i componenti superiori sono i risultati finali, mentre gli elementi di livello inferiore sono le attività che portano a creare i risultati finali.
Ecco alcuni semplici esempi di WBS:
Creazione di un computer:
supponiamo che la tua organizzazione abbia intenzione di iniziare a sviluppare e creare un computer.
Per velocizzare il lavoro e far partire il progetto, è possibile assegnare specifici team ai diversi aspetti della costruzione del computer, come mostrato nel diagramma di seguito.
In questo modo, un team potrebbe lavorare sulla configurazione del telaio mentre un altro team si dedicherà alla protezione dei componenti.
Creazione di un gioco per computer:
Pensiamo ora ad esempio, che la tua organizzazione voglia gestire un progetto dedicato ad un software, nello specifico la creazione di un gioco per computer.
Per essere i primi ad immettere sul mercato il gioco in questione, è necessario assegnare a squadre specifiche i diversi aspetti della scrittura, del disegno e della costruzione del gioco, come mostrato nel diagramma in seguito.
Progetto di costruzione:
Il comodo formato di una Work Breakdown Structure consente di utilizzarlo per qualsiasi tipo di progetto e, per questo, è utile anche nel caso di un progetto di costruzione.
Questo esempio di struttura di suddivisione del lavoro mostra che tutti gli elementi sono elencati nei vari livelli della WBS.
I livelli più bassi della struttura mostrano i risultati del progetto. Compiti e attività saranno raggruppati sotto questi livelli più bassi.
Il livello 1 è il progetto complessivo. Il livello 2 rappresenta le fasi principali del progetto. Il livello 3 mostra i principali risultati finali, mentre il livello 4 rappresenta i risultati minori.
La costruzione di un’efficace struttura di suddivisione del lavoro di un progetto può, a lungo termine, determinare il successo di quel progetto.
Guarda come impostare i tuoi progetti con Twproject e con esempi di WBS
Come abbiamo visto in questi esempi di WBS, questa è alla base della pianificazione del progetto, e permette di gestire al meglio la stima dei costi, la pianificazione e l’allocazione delle risorse, per non parlare della gestione dei rischi.
La WBS sarà uno dei primi documenti da creare nel ciclo di vita della gestione del progetto. Infatti, la struttura di suddivisione del lavoro nasce già dalla carta del progetto e definisce la gerarchia dei risultati finali.
La WBS fornisce in ultima analisi una presentazione visiva del progetto, organizzandone graficamente i risultati. In Twproject questa visione d’insieme è particolarmente rilevante: potrai avere una visualizzazione unificata della struttura fondamentale del progetto, ossia di tutto ciò che occorre al suo completamento.
Twproject ci ha permesso di strutturare in maniera semplice la ripartizione del lavoro tramite la WBS, pianificando poi dal Gantt le durate delle fasi, l’effort di lavoro di ciascun assegnatario fase per fase
Twproject è lo strumento che ti supporta nella creazione di tutti gli elementi chiave del project planning, a partire dalla WBS, e che e ti seguirà per tutto lo svolgimento del progetto, aiutandoti con molti strumenti indispensabili per la tua attività.
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