Basi di project management: 4 Motivi per Usare i Diagrammi di Gantt

Che cosa sono i diagrammi di Gantt? Perché possono essere utile per gestire i tuoi progetti?

Se non ne hai mai sentito parlare, è importante sapere che un Gantt di progetto è uno strumento molto versatile per visualizzare e tracciare le tempistiche e l’avanzamento dei lavori di un’attività.

La sua rappresentazione è molto semplice:  è un diagramma cartesiano, sulle cui ascisse si dispone la scala temporale dall’inizio alla fine del progetto, mentre nelle ordinate le attività possono essere elencate per completarlo.

Il tempo pianificato per svolgere un task è rappresentato visivamente con una barra colorata che va dalla data di inizio alla data di fine dello stesso.

A cosa serve il diagramma di Gantt?

Gestire il progetto con i diagrammi di Gantt permette di vedere a colpo d’occhio l’insieme delle attività da svolgere, quali hanno scadenze più ravvicinate, quali possono essere svolte contemporaneamente e quali sono le dipendenze.

Sono usati universalmente per pianificare e gestire ogni tipo di attività, da quelle più complesse alle semplici attività personali, grazie alla loro immediata comprensione.

Esaminiamo i vantaggi del Gantt.

Con i Gantt puoi facilmente vedere:

• La data di inizio e di fine di un progetto
• Quale è la sequenza di attività da fare
• Chi lavora sui vari task
• Quanto durerà ogni task
• Le dipendenze tra i vari task

Di seguito ti spieghiamo in che modo puoi utilizzarli nella gestione del tuo progetto di lavoro.

4 motivi per usare i Gantt di progetto:

1) Comprendi la struttura del tuo progetto

Grazie alla creazione della timeline dovrai, insieme al tuo team, evidenziare e scomporre il tuo progetto in fasi e sottofasi.

Questo momento di brainstorming ti aiuterà a classificare più correttamente l’intero piano di lavoro, evidenziando con maggiore chiarezza le deadlines, le dipendenze tra i vari step, e anche quali figure andranno a completare le varie fasi.

Quest’analisi è un punto fondamentale nella pianificazione del progetto e creare un diagramma di Gantt ti aiuterà a visualizzarla più chiaramente.

Il primo passo è quindi quello di creare una work breakdown structure all’interno della quale inserire le fasi e le sotto-fasi.

Per progetti semplici si può utilizzare un semplice foglio Excel, per quelli più complessi, sempre nell’ottica di ottimizzare tempi e risorse, è preferibile l’uso di un software di project management come Twproject che permetta di impostare in modo veloce e chiaro le varie attività.

2) Definisci le dipendenze e le date di fine attività

Come detto al punto precedente, una volta scomposte le attività in fasi e sotto-fasi, sarà molto più semplice identificare le milestone e le relative dipendenze.

Una volta creati questi legami potrai con facilità capire quale impatto può avere un ritardo su una specifica fase.

Essere a conoscenza di queste informazioni all’inizio del progetto, facendo emergere quello che viene chiamato “critical path”, cioè la sequenza di fasi tra loro dipendenti che determinano la data di fine,  ti permetterà di prestare maggiore attenzione durante il suo svolgimento.

3) Delega le attività del progetto

La scomposizione in fasi può aiutarti anche a capire quali sono le figure che andranno a completarle e quindi a distribuire correttamente il carico dei tuoi operatori migliorando la gestione delle risorse umane.

Stabilire l’asse temporale ti aiuterà a gestire il progetto in maniera ottimale, bilanciando il carico di lavoro ed evitando sovraccarichi che andrebbero a influire sulla capacità operativa del team.

Non Solo, l’utilizzo del Gantt è fondamentale anche in caso di ripianificazione del progetto, grazie al quale, con poche semplici modifiche, potrai cambiare l’intero albero accorgendoti subito di nuovi possibili sovraccarichi.

La ripianificazione delle attività può essere ancora più semplice affidandosi ad un software di project management come Twproject che offre la possibilità di valutare il carico integrato alla struttura di progetto nel Gantt.

Twproject ti permette di bilanciare il carico delle risorse trovando con un algoritmo complesso la prima data possibile di fine progetto.

4) Monitora i progressi

I Gantt di progetto, se creati con un software specifico come Twproject, sono dinamici e si evolvono conseguentemente al completamento delle varie attività.

Grazie a questo, potrai costantemente monitorare lo sviluppo del lavoro, identificando progressi e ritardi.

Applicare i diagrammi di Gantt al tuo progetto può quindi portare notevoli vantaggi:

• Miglioramento dell’analisi e della pianificazione
• Riduzione degli errori e dei rischi
• Migliore gestione delle risorse
• Maggiore controllo

Questi aspetti sono fondamentali per ogni responsabile di progetto che punti a gestire in maniera ottimale le attività di lavoro e il team.

I diagrammi di Gantt rappresentano da questo punto di vista uno strumento potente e immediatamente applicabile.

In più, con uno strumento specifico come Twproject, potrai, non solo controllare l’evolversi del tuo progetto, ma avrai la possibilità in ogni momento di confrontare lo stato di avanzamento del tuo Gantt con le sue versioni precedenti fino alla baseline.

Sarà semplice identificare le fase che hanno generato maggiore ritardo e cosi intervenire nei casi futuri.

Ottimizzazione del Workflow: un motivo in più per usare il diagramma di Gantt 

Se vuoi ottimizzare il workflow e garantire il raggiungimento degli obiettivi, l’adozione di un diagramma di Gantt si rivela una scelta strategica.

Questo strumento non solo facilita la visualizzazione dell’intero ciclo di vita del progetto, ma permette anche di identificare con precisione le fasi critiche e le risorse necessarie.

In un contesto dove ogni attività deve essere eseguita con precisione e tempismo, il diagramma di Gantt offre una panoramica chiara e immediata dello stato di avanzamento del progetto. Questo consente ai responsabili di progetto di anticipare eventuali ritardi o sovrapposizioni, assicurando che ogni fase proceda secondo i tempi previsti. Inoltre, la capacità di questo strumento di evidenziare le dipendenze tra le varie attività aiuta a prevenire intoppi e a gestire in modo più efficace le risorse umane e materiali.

In sintesi, il diagramma di Gantt non è solo uno strumento di pianificazione, ma un vero e proprio alleato nella gestione ottimale dei progetti, fondamentale per chi opera nel dinamico mondo del project management.

Se vuoi approfondirne l’uso facendo delle semplici prove, scomponendo ed analizzando i tuoi progetti puoi provare gratuitamente Twproject, lo strumento completo per la gestione del lavoro che include un tool interattivo per la creazione di questi tracciati.

Una volta iniziata la demo potrai da subito iniziare a creare i tuoi grafici, suddividendo il lavoro nelle varie fasi, indicando le dipendenze e le deadlines, il tool in automatico ti mostrerà graficamente la sequenza delle attività inserite aggiornandole progressivamente.

Puoi fare tutti i test di cui hai bisogno e valutare in modo approfondito i benefici che questo strumento potrebbero portare nel tuo lavoro!