Le tecniche di compressione della schedulazione di progetto vengono applicate durante lo sviluppo del processo di pianificazione se un progetto è in ritardo rispetto al suo piano.
L’obiettivo della compressione della schedulazione è provare a comprimere la pianificazione senza modificare l’ambito del progetto.
Se l’ambito del progetto non è cambiato e se il progetto è in ritardo, è possibile rispettare la scadenza pianificata solo comprimendo il programma rimanente del progetto.
INDICE DEI CONTENUTI
Come avviene la schedulazione di un progetto
Il ruolo del project manager è quello di lavorare con il team per raggiungere gli obiettivi del progetto.
Il project manager e il team di progetto sviluppano quindi un piano di progetto che include la schedulazione del progetto. Il project manager deve, in sostanza, scomporre il progetto in pezzi più piccoli e gestibili.
Il primo passo è quindi la scomposizione del progetto in deliverable, prodotti di lavoro verificabili, dove si dovranno prendere in considerazione le seguenti domande:
- Quali risultati devono essere creati per raggiungere gli obiettivi del progetto?
- Cosa non verrà consegnato nel progetto?
- Quali sono le ipotesi?
- Quali sono i limiti di budget?
- Quando deve essere completato il progetto?
- Quali attività devono essere eseguite per ottenere i risultati finali?
Si passa poi alla parte “creativa” del sequenziamento delle attività, dove i project manager devono chiedersi:
- Qual è l’ordine più efficiente delle attività?
- Alcune attività devono verificarsi necessariamente prima che possano iniziare altre attività?
- Possiamo svolgere alcune attività in parallelo?
- Siamo dipendenti da risorse esterne, fornitori ed organizzazioni?
Tecniche per la compressione della schedulazione di un progetto
Se il progetto risulta essere in ritardo esistono diverse tecniche che permettono la compressione della schedulazione di un progetto:
- Ricontrollare le dipendenze delle attività ed assicurarsi che queste siano corrette e valide. Cercare quindi modi per modificare le dipendenze in modo da accelerare il completamento del progetto.
- Sfidare le ipotesi in cui si pensa che le attività siano dipendenze obbligatorie. È davvero necessario completare determinate attività prima di iniziare quelle successive? A volte è possibile infatti trovare i modi per avviare attività successive in parallelo con altre attività, il cosiddetto fast tracking. Attenzione peró che questa azione probabilmente aumenterà i rischi.
- Ridurre i ritardi. Trovare i modi per ridurre i ritardi lungo il percorso critico del progetto richiede a volte creatività.
- Controllare le dipendenze esterne. Invece di aspettare due settimane per la consegna dei laptop, ad esempio, perché non andare in città e acquistare i laptop da un rivenditore locale?
- Controllare le ipotesi di outsourcing. Se si sceglie di esternalizzare, è possibile contrattualmente ridurre la durata delle attività esternalizzate.
Possiamo, dunque, velocizzare i progetti sia modificando le dipendenze, sia agendo sulla compressione dei tempi. Ecco altre utili tattiche per intervenire sulle attività critiche:
- Ridurre la durata delle attività riducendo i rischi associati. Quando le persone stimano le attività, spesso aggiungono un tempo “cuscinetto” per tenere conto dei rischi. Se si è in grado di ridurre o eliminare il rischio, è possibile quindi ridurre il tempo richiesto.
- Ridurre la durata del progetto aggiungendo ulteriori risorse qualificate alle attività del percorso critico, il cosiddetto crashing. Attenzione però al suo utilizzo, poichè questa azione aumenta i costi e spesso aumenta anche i rischi di progetto.
- Ridurre la durata di un progetto sostituendo un membro del team con qualcuno con maggiore competenza e conoscenza per eseguire le attività del percorso critico. Naturalmente, anche questa azione aumenterà il costo totale.
- Ridurre lo scopo del progetto. Discutere la priorità dei deliverable con i principali stakeholder e determinare se l’ambito del progetto può essere ridotto.
5 passi da seguire se il progetto è in ritardo rispetto al programma
Abbiamo visto in generale le soluzioni possibili per la compressione della schedulazione di un progetto.
Vediamo ora, se un progetto è davvero in ritardo rispetto alla pianificazione, quali sono i 5 passaggi principali che devono essere seguiti in sequenza:
- Per prima cosa, controllare i rischi e ristimare la durata delle attività. Questo perché, rivaltuare le restanti attività, se i rischi considerati durante la pianificazione non sono più validi, può comportare una loro minore durata. La rivalutazione mostrerà quanto tempo ci vorrà per completare le restanti attività del progetto. Conseguenza, sapremo quanto tempo mancherà alla consegna del progetto stesso.
- Se la rivalutazione si risolve in una scadenza posticipata per il completamento del progetto, deve essere considerato il fast tracking del progetto. In questo caso, vengono valutate le restanti attività del percorso critico e si analizza se alcune di esse possono essere eseguite in parallelo, piuttosto che in maniera sequenziale. Questo, ovviamente, per abbreviare la durata del progetto. Uno dei vantaggi del fast tracking è che questo metodo, in linea generale, non comporta un costo aggiuntivo per il progetto.
- Il terzo passo sta nel crashing di progetto. In questo caso si prevede l’inserimento di risorse aggiuntive e viene stanziato un budget aggiuntivo per far fronte ai costi crescenti. Poiché più risorse lavoreranno sulle restanti attività del progetto, si prevede quindi una consegna del progetto più veloce.
- Il quarto passo è la riduzione dell’ambito di progetto. La riduzione dell’ambito può aiutare a ridurre le attività rimanenti nel progetto. Se il cliente è d’accordo, inoltre, la riduzione dell’ambito può aiutare a completare il progetto in tempo.
- Il quinto passo è il taglio della qualità. Raggiungere un certo livello di qualità significa investire tempo e denaro. Se il cliente accetta di ridurre le sue aspettative di qualità, questo sarà un ulteriore aiuto a completare il progetto più velocemente. Chiaramente questo ultimo passo rappresenta la soluzione più estrema è, la cosiddetta, “ultima spiaggia”.
Una compressione efficace della schedulazione di un progetto richiede una gestione della pianificazione molto efficace. Un processo decisionale intelligente basato sullo scenario migliore generato testando varie opzioni.
Sfortunatamente, la compressione dei programmi è un dato di fatto nella maggior parte dei progetti.
La sfida che devono affrontare i project manager è quella di mantenere il “programma compresso” realistico e raggiungibile.
