Action Plan: cos’è e quando attuarlo (nel Project Management e non solo)

piano d'azione

Com’è possibile trasformare una visione in realtà evitando sfide e problemi? Attraverso un solido piano d’azione.

Già, un piano d’azione solido è una bella frase, ma cos’è in realtà? A cosa serve e come si realizza?

Proviamo a vederlo insieme in questo articolo e partiamo dal principio.

Cos’è un piano d’azione

Un piano d’azione è un elenco di controllo per i passaggi o le attività che è necessario completare per raggiungere gli obiettivi impostati.

È una parte essenziale del processo di pianificazione strategica e aiuta a migliorare la pianificazione del lavoro di squadra.

I piani d’azione non sono utili solamente nel project management, ma possono essere utilizzati dalle persone anche per preparare una strategia per raggiungere i propri obiettivi personali.

I componenti di un piano d’azione includono:

• Una descrizione ben definita dell’obiettivo da raggiungere

• Compiti / passaggi che devono essere eseguiti per raggiungere l’obiettivo

• Persone che saranno incaricate di svolgere ogni compito

• Quando saranno completate queste attività (scadenze e pietre miliari)

• Risorse necessarie per completare le attività

• Misure per valutare i progressi

La cosa più utile di avere un elenco completo in un’unica posizione è che ciò rende più facile monitorare i progressi e pianificare in modo efficace le cose.

Ma un piano d’azione non è qualcosa di scolpito nella pietra. Man mano che l’organizzazione cresce e le circostanze cambiano, sarà necessario rivisitare e apportare modifiche per soddisfare le esigenze più recenti.

Perché si necessita di un piano d’azione

A volte le aziende non dedicano molto tempo allo sviluppo di un piano d’azione prima di un’iniziativa, il che, nella maggior parte dei casi, porta al fallimento.

La pianificazione aiuta infatti a prepararsi per i possibili ostacoli ed imprevisti che si troveranno lungo il percorso. Con un piano d’azione efficace, è possibile aumentare la produttività e restare focalizzati sull’obiettivo anche in caso di eventi negativi.

Ecco alcuni vantaggi di un piano d’azione:

  • Fornire una chiara direzione: un piano d’azione mette in evidenza esattamente quali passaggi è necessario intraprendere e quando dovrebbero essere completati.
  • Motivazione: avere obiettivi scritti e pianificati per fasi darà una ragione per rimanere motivati e impegnati durante tutto il progetto.
  • Analisi e monitoraggio: con un piano d’azione, è possibile monitorare i progressi verso l’obiettivo.
  • Organizzazione delle priorità: dal momento che nel piano d’azione sono elencati tutti i passaggi che devono essere completati, questo aiuterà ad organizzare le attività in base alle priorità di sforzo e di impatto.

il piano d'azione

Come scrivere un piano d’azione

A quanto pare, creare un piano d’azione sembra abbastanza facile ma ci sono diversi passaggi importanti che bisogna approcciare con cautela per ottenere il meglio da esso.

Ecco come scrivere un piano d’azione in 6 passaggi.

1) Definire l’obiettivo finale: Se non si hanno le idee chiare su cosa si vuole fare ed ottenere, il fallimento sarà inevitabile. Quindi, il primo passaggio è scrivere un chiaro obiettivo finale, idealmente definendolo secondo i criteri SMART.

2) Elencare i passaggi da seguire: A questo punto l’obiettivo è chiaro, ma cosa si deve fare esattamente per realizzarlo? Qui si crea un primo elenco approssimativo di tutte le attività da eseguire, le date di scadenza e le persone responsabili. È importante che in questo passaggio l’intero team sia coinvolto in modo da rendere tutti consapevoli dei propri ruoli e responsabilità nel progetto. Se alcune attività risultano troppo grandi e complesse, potranno essere scomposte in attività più piccole e più facili da eseguire e gestire.

3) Assegnare priorità alle attività e aggiungere le scadenze: È il momento di riorganizzare l’elenco dando priorità alle attività in modo che alcuni task non vadano a bloccare altri passaggi. Inoltre, è il momento di aggiungere le scadenze, assicurandosi che siano realistiche. A volte in questi casi potrebbe essere utile consultare direttamente la persona responsabile dell’esecuzione dell’attività per comprendere le sue reali capacità prima di decidere una deadline.

4) Impostare le pietre miliari: Le pietre miliari possono essere considerate come dei mini-obiettivi che portano all’obiettivo principale. Il vantaggio di aggiungere milestones è che danno ai membri del team la sensazione di aspettarsi qualcosa e li aiutano a rimanere motivati.

5) Identificare le risorse necessarie: Prima di iniziare il progetto, è fondamentale assicurarsi di avere a disposizione tutte le risorse necessarie per completare le attività e se non sono attualmente disponibili, fare un piano per acquisirle includendo un budget.

6) Visualizzare il piano d’azione. Lo scopo di questo passaggio è creare qualcosa che tutti possano capire a colpo d’occhio e che possa essere condiviso con tutti. Indipendentemente dal fatto che il piano d’azione abbia la forma di un diagramma di flusso, diagramma di Gantt o tabella, l’importante è che questo comunichi chiaramente gli elementi identificati fino ad ora: attività, responsabili di attività, milestones, risorse, ecc. Inoltre, il piano d’azione è un documento dinamico che dovrebbe essere facilmente accessibile a tutti.

7) Monitorare, valutare e aggiornare

Qui si valuteranno regolarmente i progressi fatti. Si possono contrassegnare le attività completate, portando l’attenzione su come si è progredito verso l’obiettivo. Questo metterà in evidenza anche le attività in sospeso o in ritardo, nel qual caso è necessario capire perché e trovare soluzioni adeguate. In seguito, il piano d’azione verrà aggiornato di conseguenza.

 

Per arrivare a una destinazione, bisogna sapere come arrivarci e per raggiungere un obiettivo, è necessario un percorso d’azione chiaro.

Questo è esattamente ciò che fornisce un piano d’azione ben strutturato: un percorso chiaro, come arrivarci e i migliori risultati possibili.

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