Le varianti di progetto sono una vera rogna e i project manager di successo devono saperle gestire al meglio.
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I cambiamenti sono infatti inevitabili e possono verificarsi in qualsiasi momento del ciclo di vita del progetto.
La chiave è quindi trovare il modo migliore per accogliere e adattarsi a questi cambiamenti.
Vediamo in questo articolo cos’è una variante di progetto e come gestirla al meglio.
Cosa sono le varianti di progetto?
Le varianti di progetto sono modifiche qualitative o quantitative al progetto che si rendono necessarie a causa di determinati cambiamenti, come ad esempio:
- Modifiche alla data di consegna e alle pietre miliari del progetto.
- Modifiche ai costi, legati al personale o ad altre risorse necessarie per il progetto. (potrebbe interessarti questo articolo su come avere sotto controllo i costi del progetto)
- Modifiche tecniche, ad esempio un passaggio a una nuova tecnologia o software.
- Cambio di priorità.
- Nuove leggi e regolamenti.
- Persone che lasciano il progetto e/o nuove persone che entrano nel team.
In sostanza, un cambiamento che porta ad una variante di progetto è qualsiasi cosa che avrà un impatto su altri elementi del progetto stesso.
Alcuni di questi cambiamenti possono essere previsti, come ad esempio uno stakeholder che condivide dettagli in un secondo momento e che, non essendo stati previsti, potrebbero influire sull’ambito del progetto.
Tuttavia, molti di questi cambiamenti possono essere del tutto imprevisti e difficilmente pianificabili in anticipo.
Perché la gestione del cambiamento è importante?
Un’efficace gestione del cambiamento è una capacità indispensabile da apprendere per un project manager.
Ciò però non significa che tutte le modifiche richieste siano necessarie o che un responsabile di progetto deve essere talmente flessibile da consentire le modifiche ogni volta che i clienti lo desiderano.
La capacità sta nel creare un solido processo che indichi agli stakeholder quando è consentito richiedere modifiche e come.
Questo tipo di flessibilità nella gestione dei progetti migliora la soddisfazione delle parti interessate e allo stesso tempo aiuta a stabilire chiari limiti e obiettivi di progetto.
Come gestire al meglio la variante di progetto
Arriviamo ora al punto critico di questo articolo, cioè come gestire al meglio una variante di progetto.
Ecco quali sono i passaggi principali:
1. Valutazione di una richiesta di modifica
Il primo punto è ricevere e valutare una richiesta di modifica.
Ci possono essere numerose ragioni per questo: ad esempio, una fase di progetto potrebbe subire ritardi e di conseguenza viene richiesto un adeguamento della data di scadenza.
Nella fase di valutazione non viene necessariamente presa una decisione riguardante la variante di progetto, ma vengono verificate le informazioni di base e le implicazioni che la richiesta avrebbe sul progetto in generale.
I fattori chiave di un progetto includono tempistiche, costi e budget, documentazione, qualità e risorse.
2. Analisi della richiesta di modifica
Nella fase di analisi, in base alle studio delle informazioni fornite per la modifiche richiesta e le conseguenze da essa derivanti, viene presa la decisione finale.
Se la modifica è approvata, affidarsi ad un software di project management vi permetterà di eseguire le modifiche in modo molto semplice senza preoccuparsi di propagare le informazioni.
Twproject, con il suo sistema di sottoscrizioni, notificherà tutte le figure coinvolte, coloro che hanno fatto richiesta e coloro su cui tale modifica ha impatto.
L’implementazione avrà un aspetto diverso a seconda della fase e del tipo di progetto, ma in linea generale consiste nell’aggiornamento delle pianificazioni e, eventualmente, anche dei risultati finali.
Tutte queste modifiche, che siano relative a date, costi, stime sono semplici in Twproject e notificate alle risorse coinvolte.
3. Completamento della richiesta di modifica
Una volta che la richiesta di modifica è stata documentata, condivisa e implementata, questa può essere ufficialmente chiusa.
In questa ultima fase è fondamentale poter contare su un software che tenga traccia di tutti i cambiamenti e che vi permetta di verificare in qualsiasi momento la storia del progetto.
Nella fase finale di un progetto, la documentazione, i registri delle modifiche e tutte le comunicazioni vi aiuteranno a capire ciò che è andato storto e perchè.
Varianti di progetto: Conclusioni
L’aspetto più importante nell’affrontare una variante di progetto è essere sempre pronti.
È importante ricordare che i cambiamenti nel project management possono essere all’ordine del giorno e un gran numero di fattori come l’allocazione delle risorse, le finanze e l’accessibilità possono cambiare anche diverse volte durante il ciclo di vita di un progetto.
Di conseguenza, indipendentemente da quanto sia dettagliato il piano di progetto e da quanto un project manager possa essere preparato, i cambiamenti rappresentano sfide a volte anche molto dure.
Fortunatamente, la tecnologia rappresenta un valido aiuto anche nel project management.
Un buon software di gestione di progetti diventa un buon alleato per i project manager di tutti i settori.
Questo strumento è in grado di guidare attraverso l’intero processo di raccolta e gestione dei cambiamenti durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Con le giuste conoscenze e il miglior software di project management, la variante di progetto potrà essere gestita al meglio.
