Top down e bottom up: diversi approcci per diversi problemi nel project management

Il top down e il bottom up rappresentano diversi approcci per diversi problemi nel project management.

Gli approcci e le strategie di gestione dei progetti vengono costantemente valutati, rivisti e migliorati e i project manager di successo rendono prioritario rimanere informati sugli ultimi sviluppi nel loro campo.

Negli ultimi anni, il mondo del project management è stato teatro di un crescente dibattito fra questi due approcci fondamentalmente diversi.

In questo articolo cercheremo di fare luce su queste due strategie.

Gestione del progetto top down

L’approccio top down, o dall’alto verso il basso, è il più tradizionale dei due.

Una strategia dall’alto verso il basso richiede che tutte le decisioni chiave siano prese dal project manager o dai leader dell’organizzazione.

Quando un progetto viene gestito dall’alto verso il basso, la struttura di suddivisione del lavoro e il piano di progetto vengono completati ed elaborati “dall’alto”, cioè dai vertici del management, dopodiché ai membri del team viene comunicato quali attività dovranno completare e quando devono essere svolte.

Ciò che è più importante per un’organizzazione è la redditività. I progetti non sono solitamente direttamente responsabili della produzione di profitti per l’impresa, ma producono i prodotti che le imprese vendono.

Il time to market è molto importante per un’organizzazione; per questo motivo, l’azienda desidera che prodotti e servizi vengano sviluppati il ​​più rapidamente possibile.

La gestione top down è un metodo molto comune ed è adatta a progetti in cui ci sono poche attività non familiari e poche sfide uniche da affrontare.

Vantaggi e svantaggi dell’approccio top down

Ecco quali sono i vantaggi e gli svantaggi dell’approccio gestionale dall’alto verso il basso:

Vantaggi:

• Il vantaggio della pianificazione top down è che gli obiettivi a tutti i livelli gerarchici corrispondono in gran parte agli obiettivi dell’azienda in generale, dato che è il top management stesso a gestire il lavoro di tutti i reparti.
• Le attività di coordinamento complesse e dispendiose in termini di tempo vengono eliminate in modo che il piano possa essere creato più rapidamente.
• E ancora, se il leader di progetto sa come vanno le cose anche ad altri livelli e fissa aspettative ed obiettivi chiari che non vengono confusi da più voci, il team di progetto non viene distratto dalla partecipazione al progetto decisionale. In questo modo ha più tempo per focalizzarsi sui propri compiti. E’ importante però che chi prende le decisioni abbia considerato esattamente come le decisioni impatteranno sul progetto e sui dipendenti, altrimenti i risultati potrebbero essere negativi.

Svantaggi:

• Il principale svantaggio dell’approccio di pianificazione top down deriva dal fatto che la direzione molto raramente ha familiarità con le opportunità e i problemi dei singoli reparti. Questo si traduce in colli di bottiglia e riduzione della produttività oltre al perseguimento di obiettivi irrealistici e, di conseguenza, irraggiungibili.
• Inoltre, molte organizzazioni hanno iniziato a scoprire che l’approccio dall’alto verso il basso può lasciare i membri del team demoralizzati e demotivati, poiché in genere hanno pochissimo controllo su ciò che devono fare e su come dovrebbero farlo.
• E ancora, seguendo questo approccio, l’ambiguità apre la porta a potenziali fallimenti. I manager dovrebbero essere infatti il più precisi possibile quando comunicano le loro aspettative
• Come ultima cosa, l’idea di una singola persona – o di un gruppo limitato di leader – che guida il progetto e che prende le decisioni per tutti, soprattutto se spesso non efficienti, può richiamare un clima dittatoriale, influenzando il morale del team. In più, se il leader non è percepito come tale, sarà più difficile che i dipendenti si assumano le proprie responsabilità.

Gestione del progetto bottom up

La gestione del progetto bottom up sta rapidamente guadagnando popolarità, soprattutto nei settori in cui i progetti riguardano nuove sfide che richiedono soluzioni innovative.

Nel modello bottom up, o dal basso verso l’alto, gli obiettivi del progetto sono ancora determinati dalla leadership organizzativa, ma ai membri del team che svolgeranno il lavoro viene chiesto di fornire input su come gli obiettivi del progetto verranno raggiunti.

Gli elenchi di attività e le scadenze del progetto di solito non vengono completati fino a quando il team di progetto non ha valutato il da farsi, il che spesso si traduce in programmi più realistici e meno (brutte) sorprese lungo la strada.

Le liste di cose da fare sono integrate nel piano generale, per evitare sorprese indesiderate, e c’è completa trasparenza in termini di scadenze, budget, risultati, rischi e potenziali problemi.

Vantaggi e svantaggi dell’approccio bottom up

Anche l’approccio gestionale bottom up ha i suoi vantaggi e svantaggi. Vediamo quali sono:

Vantaggi:

• Le organizzazioni spesso scoprono che i dipendenti sono più personalmente coinvolti in progetti che utilizzano l’approccio dal basso verso l’alto. I piani vengono sviluppati ai livelli più bassi e vengono quindi passati a ciascun livello superiore successivo, raggiungendo il senior management per l’approvazione.
• Un altro vantaggio è che con la pianificazione dal basso verso l’alto, si concede al progetto una maggiore attenzione perché si ha un numero maggiore di dipendenti coinvolti, ciascuno con la propria area di competenza e dove ognuno ha l’opportunità di trovare soluzioni di progetto incentrate più sui requisiti pratici che su nozioni astratte. I piani sono così più realistici.

Svantaggi:

• Un potenziale svantaggio di questa strategia è che le fasi iniziali del progetto possono richiedere molto più tempo e uno sforzo di coordinamento più grande, poiché i project manager devono incorporare il contributo di un gran numero di parti interessate nel piano del progetto. Troppe idee, infatti, possono rallentare l’agilità aziendale o addirittura finire in colli di bottiglia o problemi.
• E ancora, nonostante tutti i suoi vantaggi, lo stile bottom up da solo non sarà in grado di far fiorire i progetti. Secondo molti esperti, infatti, l’approccio dal basso verso l’alto non è la soluzione perfetta, poiché a volte manca di chiarezza e controllo.
• In ultima analisi, c’è la questione dell’ego di alcune particolari persone. Quando tutti hanno la possibilità di venire ascoltati, infatti, la motivazione di alcuni dipendenti potrebbe essere solamente personale, corrispondente all’aumento dell’autostima, piuttosto che indirizzata al bene aziendale e all’obiettivo vero e proprio. Questo fattore può creare divisioni e conflitti all’interno del team di progetto e portare ad un clima di competizione negativo.

Il New York Times: un esempio reale

Uno degli esempi più famosi quando si parla di approccio top down e bottom up è il New York Times, leader nel settore del giornalismo.

Questa azienda applicava uno stile di gestione dall’alto verso il basso e secondo l’American Journalism Review, i dirigenti del New York Times ritenevano che ciò che stavano facendo non fosse in grado di creare un luogo di lavoro vivace e un’impresa di successo.

Il potere era centralizzato e gli editor al top del management avevano il controllo generale.

Di conseguenza, i dipendenti ai livelli più bassi avevano l’impressione che le loro voci non contassero e che non venissero ascoltate.

I giornalisti non erano moralmente motivati ​​a fare il loro lavoro e non c’era una collaborazione efficace tra di loro.

I dirigenti si sono quindi resi conto che occorreva dare maggiore libertà ai team.

Ci è voluto molto tempo per introdurre elementi dell’approccio gestionale dal basso verso l’alto, ma alla fine ne è valsa la pena, poiché la collaborazione è ora migliorata e i team lavorano in modo più produttivo.

Scegliere una direzione fra l’approccio top down e l’approccio bottom up: il metodo ibrido

L’approccio gestionale top down, come visto precedentemente, è il metodo gestionale classico che viene applicato nella stragrande maggioranza delle organizzazioni.

Con gli anni però, i suoi punti deboli hanno cominciato ad emergere, soprattutto nel caso di organizzazione dove si ricerca un ambiente di lavoro vibrante, collaborativo, flessibili ed agile.

Ecco perché molte organizzazioni hanno cominciato ad adottare l’approccio bottom up, ma anche questo metodo gestionale non è la soluzione perfetta, in quanto a volte manca di chiarezza e controllo.

La direzione migliore, secondo molti esperti, sta quindi nel trovare un equilibrio tra questi due approcci opposti e prendere le migliori pratiche da entrambi: scegliere un metodo ibrido.

In pochi casi, infatti, una decisione formale e statica su uno dei due approcci rappresenta una scelta ottimale per l’organizzazione.

Storicamente è l’approccio top down a regnare nella maggior parte delle aziende, ma sono sempre di più le organizzazioni alla ricerca di modi per incorporare alcuni elementi della filosofia dal basso verso l’alto nelle loro attuali pratiche di gestione dei progetti.

Anche le organizzazioni nei settori in cui i progetti sono tipicamente ripetibili e prevedibili possono migliorare il morale dei propri dipendenti consentendo ai membri del team di partecipare al processo di pianificazione del progetto.

Inoltre, le organizzazioni in settori in rapida evoluzione, come quello della tecnologia, hanno incentivi ancora più forti a passare alla gestione del progetto bottom up, al fine di ottenere il massimo beneficio dall’esperienza, dalla creatività e dalle conoscenze innovative dei propri dipendenti.

Non sorprende quindi che un approccio olistico che combini entrambi i metodi è senza dubbio la strategia più sensata.

Il modo più efficace per stabilire una roadmap di successo potrebbe effettivamente essere un approccio ibrido, a partire da una breve valutazione dell’organizzazione attuale relativa alle migliori pratiche di gestione delle risorse.

Una combinazione di entrambi i metodi di pianificazione consente un’implementazione efficiente e orientata agli obiettivi aziendali, nonché l’inclusione di tutti i reparti interessati.

Ciò può aumentare notevolmente la qualità dei risultati della pianificazione.

La tecnologia come aiuto nell’unione dei due approcci

Gli strumenti di gestione dei progetti tradizionali di prima generazione erano progettati con l’approccio top down in mente.

Le applicazioni tradizionali non erano pensate infatti per la gestione dal basso verso l’alto ed erano focalizzate sul project manager, rendendolo il principale punto di collegamento nella comunicazione del progetto.

I membri del team molto spesso non avevano accesso al piano di progetto e non possono dare contributi.

Era il project manager che doveva quindi raccogliere tutti i dati ed inserire manualmente le informazioni nel piano del progetto e, in seguito, comunicare le modifiche ai dirigenti aziendali, che fatica!

Il disallineamento tra i migliori principi dell’approccio bottom up e i vecchi strumenti poteva causare situazioni in cui le idee ed i talenti venivano sepolti dalle operazioni di routine.

Ma i vecchi metodi di condivisione e ricezione delle informazioni sono stati per fortuna radicalmente trasformati negli ultimi anni.

 

Queste conoscenza ed intelligenza collettiva vengono ora raccolte e condivise con successo in un ambiente flessibile e collaborativo portato dai nuovi software di gestione dei progetti di seconda generazione.

In questo modo, un software di project management come Twproject ti consentirà di unire i vantaggi dei due approcci gestionali, non solo, avrai la flessibilità di poter gestire progetti in bottom-up, in top-down, ma anche misto!

La democratizzazione del project management non deve essere vista in maniera negativa.

L’obiettivo principale è trovare modi per rendere più efficiente la gestione e la collaborazione del progetto e le nuove tecnologie applicate al project management rendono tutto più efficace e i team più produttivi.

Alla fine, i progetti vengono consegnati più velocemente e questo è a vantaggio di tutti.

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