Tecniche di project management, pianificazione e controllo dei progetti

Il mondo del project management è vasto, ma le tecniche di project management, pianificazione e controllo dei progetti sono il filo conduttore che lega insieme questa disciplina.

Queste strategie rendono il lavoro più semplice ed efficace e possono essere applicate a qualsiasi progetto, indipendentemente dal campo o dal settore.

Esistono molte tecniche di project management tra cui scegliere; vediamo quindi in questo articolo quali sono le più conosciute ed efficaci.

Perché le tecniche di Project Management sono importanti?

All’inizio di un progetto, ci sono così tante variabili sconosciute che è facile sentirsi sopraffatti.

Ed è qui che avere una procedura e delle tecniche di gestione di progetto aiuta.

In questo modo è possibile organizzare tutte le parti mobili di un progetto in un insieme logico di attività, senza lasciare nulla al caso.

Tuttavia, non tutte le tecniche di project management si svolgono allo stesso modo.

A seconda del tipo di progetto, così come del team e della cultura aziendale, è possibile scegliere una strategia più o meno adatta.

Inoltre, nella stessa organizzazione, si potrebbero scegliere tecniche diverse per progetti diversi.

La regola da seguire è: la tecnica deve adattarsi ad un progetto, non il contrario.

Inoltre, le condizioni interne ed esterne possono cambiare nel corso del ciclo di vita del progetto, e il project manager deve essere in grado di reagire a questi cambiamenti in modo flessibile e proattivo.

Qualunque sia la tecnica adottata, un buon software di project management potrà aiutare nella gestione e nel raggiungimento dei risultati in maniera più rapida e facile.

Vediamo quali tecniche di project management possiamo utilizzare per i progetti.

6 tecniche di project management, pianificazione e controllo dei progetti

1. Work Breakdown Structure (WBS) o struttura di ripartizione del lavoro

Quando si visualizza per la prima volta un progetto, indipendentemente dalle sue dimensioni, ci si potrebbe sentire sopraffatti.

Uno dei motivi più comuni per cui i progetti richiedono più tempo, costano di più e falliscono è perché il lavoro non ha una struttura.

Per questo motivo, i project manager devono organizzare il lavoro in attività più piccole e più gestibili, un processo che viene spesso definito come Work Breakdown Structure, o struttura di ripartizione del lavoro.

Una WBS trasforma le attività di grandi progetti in blocchi di attività gestibili in base ai livelli e alle dipendenze.

In questo modo il team di progetto può facilmente comprendere e completare il lavoro.

Per adottare questa tecnica, si inizia dal risultato finale del progetto e, all’indietro, si passa a definire tutta la catena di attività che il team deve completare per raggiungere il traguardo.

2. Diagrammi di Gantt

I diagrammi di Gantt sono un’ottima tecnica di gestione dei progetti sia per principianti che per professionisti.

Si tratta di una rappresentazione visiva di tutte le attività che il team deve completare per concludere il progetto.

Attraverso un diagramma di Gantt è possibile visualizzare le dipendenze delle attività, il tempo di lavoro necessario e come la durata di ogni attività influirà sulle date di inizio e sulle scadenze.

3. Critical Path Method (CPM) o metodo del percorso critico

Il metodo del percorso critico è una delle tecniche di project management utilizzate per pianificare accuratamente tutte le attività del progetto.

In questo caso si calcola il cosiddetto “percorso critico”, cioè il percorso più breve per il completamento del progetto e si organizzano le attività di conseguenza.

Il CPM richiede la creazione di un modello di progetto che includa un elenco di tutte le attività o una WBS, la durata del completamento di ciascuna, le eventuali dipendenze, le milestones e i risultati finali.

Con queste informazioni, è possibile calcolare il percorso di completamento più lungo secondo le attività pianificate.

Seguendo questo metodo sarà possibile individuare quali attività sono fondamentali per il progetto e quali invece sono mobili e possono essere ritardate senza allungare la sequenza temporale.

Questa tecnica è più adatta a progetti complessi con molte dipendenze di attività.

4. Waterfall o cascata

La metodologia Waterfall è una delle più antiche tecniche di gestione dei progetti.

Se si utilizza questa strategia, le attività fluiranno linearmente attraverso 5 fasi:

• Raccolta dei requisiti, dove si ottiene tutta la documentazione necessaria;
• Progettazione, si crea un elenco delle attività;
• Attuazione, si completano i compiti;
• Verifica, dove si rivedono i risultati finali;
• Manutenzione, in cui si modifica l’output dove necessario.

La metodologia Waterfall funziona perfettamente per progetti con fasi distinte che richiedono pochissime iterazioni.

5. Kanban

Kanban è una delle tecniche di gestione dei progetti più semplici da adottare.

L’intera filosofia sta nella creazione di tre colonne:

• Da fare
• In corso
• Terminato

Quindi, si spostano semplicemente le attività da una colonna all’altra.

La metodologia Kanban è particolarmente efficace per progetti più semplici o team di progetto inclini al multitasking.

6. Scrum

La tecnica Scrum è una delle metodologie Agile più popolari del project management.

In questo caso si lavoreranno con i cosiddetti “sprint”, in cui si lavorerà su una caratteristica specifica o un risultato finale. Questi sprint tendono a durare non più di due settimane.

Al termine di ogni sprint, si dovrebbe tenere una riunione di revisione con l’intero team, dare suggerimenti per migliorare lo sprint successivo e proseguire con il lavoro.

Alla fine, il metodo Scrum consente di completare ogni progetto con la massima efficienza.

Inoltre, questa tecnica spesso consente di completare i progetti in anticipo rispetto ad altre tecniche tradizionali, il che è vantaggioso per le aziende che devono concentrarsi sullo speed-to-market.

La metodologia Scrum è particolarmente indicata per i team di progetto di sviluppo software e, in generale, per i progetti complessi che richiedono più iterazioni durante il loro ciclo di vita.

Ciascuna delle tecniche di project management, pianificazione e controllo dei progetti viste in questo articolo ha i suoi pro e contro.

In aggiunta a quanto già detto, è fondamentale sottolineare l’importanza della gestione della qualità nel project management. La qualità del prodotto finale deve essere sempre al centro dell’attenzione, e il project manager deve mettere in atto tutte le misure necessarie per garantire che gli standard qualitativi siano rispettati.

Oltre a queste tecniche di base, esistono numerose altre metodologie e strumenti di project management che possono essere utilizzati per pianificare e controllare efficacemente i progetti. La scelta della metodologia più adatta dipende dalla tipologia di progetto, dalle sue dimensioni, dalla sua complessità e dalle risorse disponibili.

Per implementare efficacemente queste tecniche, è essenziale l’uso di strumenti di project management come Twproject. Il software offre funzionalità avanzate per gestire compiti, monitorare i progressi e collaborare con i membri del team in modo efficiente. Facilita, inoltre, l’organizzazione delle attività fornendo anche analisi e report che aiutano a prendere decisioni informate.

Avere un flusso di lavoro ben definito aiuta a mantenere la coerenza e l’efficienza. L’uso di strumenti di project management può facilitare la creazione e la gestione di flussi di lavoro ottimizzati, assicurando che tutte le attività si svolgano in modo coordinato e senza intoppi.

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