Nel project management ci si chiede costantemente che cos’è che consente di creare valore per gli stakeholder e ciò significa prendere in considerazione i tangible benefits.
INDICE DEI CONTENUTI
Non tutti i vantaggi finanziari sono uguali ed è quindi importante sapere quanti e quali sono tutti i benefici attesi.
In questo articolo spiegheremo che cosa sono i tangible benefits, quali vantaggi portano ad un progetto e come misurarli.
Cosa sono i tangible benefits?
I vantaggi tangibili sono quei benefici quantificabili e misurabili.
In altre parole, sono vantaggi del progetto a cui è possibile dare un valore monetario, un numero di ore di lavoro o un’altra metrica specifica.
Il fattore determinante è quindi se un beneficio include prove oggettive misurabili.
Questi si distinguono dagli intangible benefits, o benefici intangibili, che non è possibile quantificare finanziariamente.
Ecco alcuni esempi concreti di benefici tangibili di un progetto:
- Aumento del fatturato;
- Risparmio sui costi delle risorse;
- Risparmio sui costi hardware;
- Incremento della produttività;
- Miglioramento di qualità,
- Riduzione dei costi di produzione,
- Riduzione del tasso di errore,
- Un livello superiore di servizio al cliente,
- Aumento del tasso di fidelizzazione dei clienti.
Processo di gestione dei benefici tangibili
Il processo di gestione dei benefici del progetto è diviso in quattro fasi. Ecco quali sono:
Definizione dei benefici tangibili
Il progetto deve identificare chiaramente quali benefici tangibili saranno forniti e come saranno quantificati.
È importante ricordare che la maggior parte delle volte i benefici si manifestano solamente in seguito alla consegna dell’output.
Strutturazione dei benefici
Quando si parla di benefici è importante individuare i seguenti elementi:
- Cosa si misura,
- Cosa ci si aspetta,
- Quando e come verranno valutati i benefici,
- Qual è la soglia minima che proclama il successo,
- Quale sarà l’impatto sul progetto se i benefici misurati non corrispondono ai benefici attesi.
Implementazione e monitoraggio dei benefici tangibili
Una volta che il progetto inizia, è importante misurare, documentare e riferire quelli che sono i risultati effettivi rispetto ai risultati attesi.
Questo deve avvenire durante l’intero ciclo di vita del progetto e non solo alla fine dei lavori.
Una regolare rendicontazione, infatti, mostrerà chiaramente se un progetto è ancora sulla buona strada o no.
Valutazione dei benefici
Il monitoraggio delle misure dei benefici e il confronto con i benefici attesi fornirà una buona indicazione delle prestazioni di un progetto.
Avere dati concreti e confrontarli con una soglia predeterminata aiuterà l’organizzazione a massimizzare il potenziale di un progetto.
Come valutare i benefici tangibili
La valutazione dei benefici tangibili cerca di determinare se un’organizzazione sta raggiungendo i suoi obiettivi dichiarati.
Questa prospettiva si concentra su calcoli che tendono a rimuovere la soggettività dai risultati.
Le informazioni ottenute da questa valutazione sono essenziali per aiutare a raggiungere obiettivi a lungo termine.
Ecco come si effettuano tre tipi di valutazione:
- Indicatori di prestazione
Le valutazioni dei benefici tangibili utilizzano indicatori chiave di prestazione (KPI) e benchmark per effettuare misurazioni oggettive.
I KPI scelti per valutare un beneficio tangibile si riferiscono direttamente a una specifica misurazione del benchmark.
Ad esempio, la produttività dei dipendenti e la soddisfazione dei clienti possono essere vantaggi tangibili in un’attività di vendita al dettaglio.
I KPI relativi alla produttività dei dipendenti potrebbero includere il tempo medio per completare un’attività e il numero di volte in cui il processo di checkout rientra in un intervallo di tempo prestabilito.
I KPI di soddisfazione del cliente potrebbero includere il numero di reclami dei clienti in un determinato periodo e le valutazioni del servizio clienti.
- Analisi costi benefici
Un’analisi costi benefici è utile quando si valuta un beneficio tangibile in termini di costi.
Un esempio è determinare se un aumento stimato delle entrate da un programma proposto è maggiore del costo del programma stesso.
Una valutazione inizia identificando i vantaggi tangibili esistenti o potenziali e calcolando o stimando il costo finanziario del raggiungimento di questi benefici.
Ogni vantaggio viene quindi misurato rispetto a un benchmark.
In generale, i costi per realizzare un beneficio tangibile dovrebbero essere inferiori al 50% dei suoi benefici finanziari effettivi o stimati e il periodo di ammortamento non dovrebbe superare i 12 mesi.
- Analisi del costo opportunità
Un’analisi dei costi opportunità amplia il concetto di analisi costi benefici per includere una gamma di opzioni diverse.
Ad esempio, la creazione di un sito web aziendale può aumentare la soddisfazione dei clienti e aumentare i ricavi delle vendite.
Tuttavia, ci sono una serie di altre opzioni disponibili per raggiungere questi stessi obiettivi, ognuna delle quali ha diversi gradi di costo.
Sebbene la costruzione di un sito web internamente, anziché esternalizzando il progetto, possa ridurre i costi iniziali, può però compromettere la soddisfazione del cliente e le entrate se l’azienda non ha le competenze sufficienti per costruire un sito correttamente funzionante da subito.
In questo caso, qualunque opzione migliori maggiormente i benefici tangibili è spesso l’opzione preferita.
Per concludere, i tangible benefits rappresentano un elemento importantissimo in un progetto.
Senza benefici evidenti, molto difficilmente gli stakeholder accetteranno di iniziare i lavori.
E’ importante quindi saper riconoscere tutti i vantaggi tangibili che un progetto può portare ad un’organizzazione e come misurarli in maniera oggettiva.
