Sviluppare un progetto: sicuro di farlo nel modo giusto?

Sviluppare un progetto nel modo giusto è l’essenza per garantire il successo.

Una pianificazione non corretta equivale a cucinare con una ricetta sbagliata.

Soprattutto quando si vuole realizzare qualcosa che nessuno ha mai fatto prima, è necessario prestare la massima attenzione allo sviluppo del progetto, non solo alla sua gestione.

In questo articolo spiegheremo esattamente come sviluppare un progetto nel modo giusto.

Cosa si intende per sviluppo di progetto?

Lo sviluppo di un progetto utilizza le risorse disponibili, il budget, le conoscenze e le pratiche per realizzare un piano di attività entro un determinato periodo temporale.

Si tratta di un layout dei processi necessari per raggiungere un obiettivo specifico. In altre parole la fase di sviluppo è quando il progetto si trasforma da un’idea in un piano di progetto completo. Qui il team definisce l’ambito del progetto, crea scadenze e stabilisce un budget preliminare.

La differenza tra gestione del progetto e sviluppo del progetto può non essere così evidente al primo colpo.

Lo sviluppo del progetto è però un processo di ordine superiore rispetto alla gestione del progetto. Si tratta di garantire che un team disponga di tutte le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto.

Le 5 fasi dello sviluppo di un progetto

1. Avvio

Questo è il primo passo fondamentale nella gestione o nello sviluppo di un progetto.

L’avvio del progetto è il momento in cui viene definito lo schema con un piano di sviluppo efficiente.

Questo aiuta il project manager a tenere traccia degli obiettivi, delle scadenze e del budget del progetto.

Ecco alcune domande fondamentali da porsi in questa fase:

• Che cambiamento può portare questo progetto?
• Qual è la necessità del progetto?
• Quali sono le possibilità di successo?
• Chi andrà a trarre vantaggio da questo progetto?

Durante la fase di avvio, definire gli obiettivi chiari e misurabili è essenziale. Gli obiettivi del progetto devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo (SMART). Questo approccio aiuta a garantire che il progetto rimanga focalizzato e che i progressi possano essere monitorati e valutati in modo efficace.

Una volta che queste domande hanno ricevuto risposte soddisfacenti e che gli obiettivi e l’ambito sono stati chiaramente definiti, il team di progetto può creare un piano dettagliato che delinei le attività da svolgere, le risorse necessarie, le tempistiche e i criteri di successo.

Questo piano rappresenta la base per le fasi successive dello sviluppo del progetto e guida tutte le attività di pianificazione, esecuzione, monitoraggio e chiusura.

2. Pianificazione

Per alcuni project manager, la fase di pianificazione è la più importante.

Questa fase prevede la creazione dei passi necessari durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Per una buona struttura, è necessario prendere nota dei diversi compiti, delle capacità dei membri dei team e di far corrispondere tali responsabilità con la scadenza e i costi di ciascuna attività.

E’ fondamentale creare un piano che garantisca che il team di progetto abbia tutto ciò di cui ha bisogno per raggiungere il successo.

3. Esecuzione

Quando il progetto è pronto per iniziare, la gestione del progetto assume un ruolo di primo piano.

Il piano di sviluppo del progetto dovrebbe garantire che il progetto disponga di tutte le risorse di cui ha bisogno durante tutto il suo ciclo di vita, non solo all’inizio.

Non è però possibile prevedere tutto ciò che potrebbe andare storto. Quanto prima il team si rende conto che qualcosa non sta andando secondo i piani, tanto prima potrà riportarlo sulla strada giusta o adattarsi a nuove circostanze.

a) Avvio delle attività – L’esecuzione inizia con il kick-off meeting, una riunione che coinvolge tutti i membri del team e gli stakeholder principali.

Durante questa riunione, vengono presentati i dettagli del progetto, gli obiettivi, i deliverable, le scadenze e le responsabilità di ciascun membro del team. È un momento cruciale per allineare tutti gli attori coinvolti e assicurarsi che comprendano il loro ruolo e le aspettative.

b) Coordinamento delle attività – Il project manager deve assicurarsi che ogni membro del team stia lavorando sulle attività assegnate secondo il piano stabilito. Un buon coordinamento richiede:

• Monitoraggio continuo: Tenere traccia dei progressi attraverso strumenti di gestione del progetto e aggiornamenti regolari.
• Comunicazione efficace: Garantire che tutte le informazioni rilevanti siano condivise in modo tempestivo tra i membri del team e gli stakeholder.
• Gestione delle risorse: Assicurarsi che le risorse siano utilizzate in modo efficiente e che eventuali carenze siano affrontate rapidamente.

c) Gestione dei cambiamenti – Durante l’esecuzione, è comune che emergano modifiche o aggiustamenti necessari. È importante avere un processo ben definito per la gestione dei cambiamenti, che includa:

• Valutazione dell’impatto: analizzare come le modifiche proposte influiranno su tempi, costi e qualità del progetto.
• Approvazione formale: ottenere l’approvazione delle modifiche da parte degli stakeholder principali prima di implementarle.
• Aggiornamento del piano di progetto: modificare il piano di progetto per riflettere i cambiamenti approvati, assicurandosi che tutte le parti coinvolte siano informate.

d) Monitoraggio e controllo delle prestazioni – Il monitoraggio continuo delle prestazioni è essenziale per assicurarsi che il progetto rimanga sulla buona strada. Questo include:

• Controllo dello stato di avanzamento: verificare che le attività siano completate secondo il programma e che i deliverable siano prodotti come previsto.
• Gestione delle deviazioni: identificare rapidamente eventuali scostamenti dal piano e prendere misure correttive per riportare il progetto in linea.
• Aggiornamenti regolari: fornire report di stato ai membri del team e agli stakeholder per mantenere tutti informati sui progressi e sui problemi.

e) Gestione dei rischi – Durante l’esecuzione, è essenziale continuare a monitorare i rischi identificati nella fase di pianificazione e affrontare nuovi rischi che possono emergere. Questo include:

• Implementazione delle strategie di mitigazione: Eseguire le azioni pianificate per ridurre l’impatto dei rischi identificati.
• Revisione periodica dei rischi: Valutare regolarmente i rischi per identificare eventuali cambiamenti nella loro probabilità o impatto.
• Documentazione e comunicazione: Mantenere un registro dei rischi aggiornato e comunicare eventuali nuovi rischi o cambiamenti ai membri del team e agli stakeholder.

f) Garanzia della qualità – Durante questa fase, è fondamentale garantire che tutti i deliverable soddisfino gli standard di qualità stabiliti. Questo include:

• Controllo della qualità: Verificare che i deliverable siano conformi ai criteri di qualità attraverso ispezioni, test e revisioni.
• Correzione dei problemi: Identificare e risolvere eventuali problemi di qualità il più presto possibile per evitare impatti negativi sui risultati finali.

g) Gestione delle relazioni con gli stakeholder – Mantenere buone relazioni con gli stakeholder è essenziale per il successo del progetto. Questo include:

• Coinvolgimento continuo: Assicurarsi che gli stakeholder siano coinvolti e informati durante tutto il ciclo di vita del progetto.
• Gestione delle aspettative: Comunicare in modo chiaro e trasparente per evitare malintesi e gestire le aspettative degli stakeholder.

4. Controllo o monitoraggio

La fase di controllo dello sviluppo del progetto è anche chiamata fase di garanzia della qualità.

Il controllo può avvenire dopo la chiusura del progetto o a intervalli regolari durante il suo ciclo di vita.

È un’opportunità per guardare ed analizzare cosa ha funzionato, cosa no e apprendere per il futuro. Ecco alcune domande che possono essere utili in questa fase:

• Ci sono aree in cui le risorse sono andate sprecate?
• Se il progetto è stato consegnato in ritardo, quali fattori l’hanno causato?
• Se il progetto ha superato il budget, perché le proiezioni iniziali non erano accurate?
• Quanto è stata accurata la previsione del rischio?
• Quando si sono presentati i rischi, come si sono affrontati?

5. Chiusura

Quest’ultimo passaggio richiede la creazione di un report di progetto dettagliato su come si sono svolte le attività e come il team ha rispettato le sue responsabilità.

I report aiutano a scoprire tendenze comuni e lacune nel piano del progetto.

Twproject: per uno sviluppo di progetto efficiente

Sviluppare un piano di progetto non è un’impresa facile.

Un dettaglio mancato o un’informazione comunicata in modo improprio possono far iniziare l’intero progetto con il piede sbagliato.

Grazie a Twproject, uno dei software di project management migliori del mercato, è possibile pianificare utilizzando diversi metodi e strategie in modo da ottenere un piano adatto alle esigenze di ogni organizzazione.

Tutti gli stakeholder e i membri del team potranno avere accesso alle informazioni in tempo reale ovunque si trovino.

Inoltre, potranno visualizzare la sequenza temporale del progetto, commentare le attività e collaborare in modo più efficiente in ogni momento.

Twproject presenta anche altre funzionalità avanzate che permettono al project manager di mantenere il controllo generale del progetto.

Il responsabile può così assegnare attività ai membri del team insieme alle date di scadenza e al budget predisposto.

Inoltre, il software dispone di funzionalità avanzate di monitoraggio e reporting.

La dashboard in tempo reale aggiorna automaticamente le metriche critiche del progetto, così da avere sempre il quadro della situazione aggiornato.

Con Twproject, i project manager possono gestire i progetti con maggiore sicurezza, riducendo i rischi di errori e aumentando le probabilità di successo.