Soluzioni per un migliore controllo dei progetti nelle aziende di consulenza

Sei un capo progetto di una società di consulenza e vorresti tenere sotto controllo le attività e i progetti delle tua azienda con maggiore ordine ed efficienza? Percepisci la necessità di unificare i processi aziendali in modo da rendere il lavoro meno dispersivo?

In questo articolo ti forniremo alcuni suggerimenti per ottimizzare la gestione dei progetti e delle risorse all’interno della tua azienda.

Il settore della consulenza si caratterizza come è noto per una certa eterogeneità e sembra pertanto difficile individuare soluzioni generali che possano soddisfare le esigenze dei manager di aziende diverse.

Le aziende di consulenza infatti, hanno come focus il servizio al cliente e dunque i progetti all’interno di questo ambito lavorativo sono molto diversificati, così come diversi sono i clienti a cui ci si rivolge.

Non producendo beni come nel caso delle aziende produttive, ma nemmeno servizi tradizionali, il mondo della consulenza ha bisogno di gestire parallelamente e con la stessa attenzione progetti e risorse, siano esse interne o esterne.

A differenza di altri settori, i progetti delle aziende di consulenza non sono generalmente corposi in termini di fasi e sotto-fasi, ma piuttosto sono numerosi e diversificati tra loro.

L’esigenza principale è dunque quella di tenere sotto controllo una grossa mole di informazioni in termini di progetti e clienti e domare questo gran numero di dati è un compito davvero sfidante.

Premessa: le esigenze principali delle aziende nella gestione dei progetti di consulenza

Se come abbiamo visto la diversificazione e l’eterogeneità la fanno da padrone nel modo dei progetti di consulenza, ne deriva di conseguenza che la trasmissione e condivisione dei dati va gestita con cura.

L’esigenza primaria delle aziende di consulenza ha a che fare con la comunicazione ed è quella di condividere le informazioni con un folto gruppo di collaboratori, anch’esso diversificato al suo interno.

La seconda necessità è far sì che nelle analisi dei processi aziendali non regni il caos.

È fondamentale per un’azienda di consulenza definire e mantenere lo scopo di progetto, in modo da non perdere di vista gli obiettivi pianificati inizialmente e non sprecare risorse preziose.

Ottimizzare i sistemi di gestione, magari sfruttando processi semi-automatizzati, è un modo per non perdere dati preziosi nel corso delle analisi dei risultati.

Ricapitolando, una gestione dei progetti efficiente in ambito della consulenza aziendale avviene quando:

1. tutte le informazioni necessarie sono accessibili a tutti i diretti interessati, ovunque e su diversi supporti;
2. la società è dotata di sistemi di gestione unificati che canalizzino la mole di dati in maniera ordinata.

Vediamo ora come si declinano queste esigenze nei tre ambiti gestionali delle aziende di consulenza, ossia il rapporto con i clienti (attuali e potenziali), la coordinazione e amministrazione dei collaboratori e la gestione dei costi.

1. I clienti

Riteniamo giusto partire dall’analisi delle problematiche legate alla gestione dei clienti delle aziende di consulenza in quanto essi sono il target stesso del lavoro dei consulenti.

A differenza di altri settori aziendali, in cui il cliente è l’utilizzatore finale di un bene o un servizio, nel caso delle aziende di consulenza si può dire che i clienti siano il focus principale dei progetti.

L’obiettivo principale di ogni consulente è la customer retention, ossia la capacità di acquisire e poi mantenere nuovi clienti. Potremmo anche chiamarla in altri termini “fidelizzazione”.

Trovare le giuste strategie per mettere in pratica la customer retention è fondamentale per le società di consulenza, e si articola in diversi passaggi che vedremo di seguito.

1.1. Gestione dell’anagrafica dei contatti e dei potenziali clienti

Per un’agenzia di consulenza, nell’ambito di acquisizione di nuovi clienti, è fondamentale gestire i nuovi contatti e i potenziali clienti in maniera efficiente.

Data la mole di dati e informazioni legata a questo ambito, è bene impostare un metodo univoco per la gestione dell’anagrafica e assicurarsi che tutti coloro che collaborano a questa attività lo rispettino.

È molto saggio ancora segnare sempre ogni singolo dettaglio relativo ai nuovi contatti acquisiti, non dando nulla per scontato, poiché in futuro ogni piccolo particolare potrebbe tornarci utile.

Se utilizziamo strumenti creati apposta per il Customer Relationship Management (CRM), la presenza dei diversi campi di inserimento ci verrà incontro per ricordarci come strutturare le informazioni acquisite per ogni contatto.

Anche Twproject può essere utilizzato come CRM, poiché nella sua gestione dell’anagrafica è possibile inserire un numero illimitato di risorse senza login (e dunque non conteggiate tra le licenze), già strutturabili gerarchicamente e inquadrabili in gruppi di lavoro, dipartimenti, ecc.

Il vantaggio nell’utilizzo di un software di project management a 360° per compiere questa operazione è che le attività che avvengono nella fase di pre-sale sono poi direttamente trasferite all’interno dei progetti veri e propri, quando essi partono, e sono dunque anche rendicontabili.

Inoltre Twproject consente di gestire le attività di pre-sale con i suoi ToDo, con scadenziario, assegnatari, condivisione di documentazione e gestione delle tempistiche.

1.2. Condivisione trasparente delle informazioni

Una volta acquisiti i nuovi clienti, entra in gioco il secondo aspetto gestionale che non è sempre facile da maneggiare, ossia la trasmissione trasparente dei dati sul rendimento dei progetti.

Nel settore della consulenza aziendale, sono diversi i tipi di report utili da condividere con i clienti.

Se ci dotiamo di strumenti che provvedano autonomamente a creare dei report derivati dai dati raccolti nel tempo, questo rappresenterà un notevole risparmio di tempo.

Uno strumento come Twproject, ad esempio, non solo permette di monitorare in tempo reale ogni tipo di informazione su spese e costi, stato di progetto, eccetera, ma anche di condividerla in diverse modalità.

Twproject consente di assegnare ai clienti un ruolo di osservazione dei progetti, rendendoli parte attiva dello sviluppo delle attività, ma offre anche una reportistica altamente avanzata per condividere i dati e aumentare di conseguenza la trasparenza verso i clienti.

2. I collaboratori

Nelle aziende di consulenza i ruoli non sono quelli tradizionali, ci si avvale spesso di consulenti esterni e diverse figure lavorano alle varie fasi di un progetto.

Insieme alla remotizzazione del lavoro, diventa fondamentale la responsabilizzazione dei collaboratori. Questa avviene quanto più si assegnano compiti precisi e ruoli definiti.

Vediamo nel dettaglio in che modo rendere autonomo e soddisfatto il team di collaboratori.

2.1. Gestione ruoli avanzata

Definire i ruoli, le responsabilità e i permessi di ogni membro del team di progetto è fondamentale per le società di consulenza.

Anche gli strumenti gestionali utilizzati dovrebbero prevedere diversi gradi di responsabilità e diversi livelli di interazione.

Può essere molto utile mettere tutti i membri del team a conoscenza di alcuni aspetti dell’esecuzione del progetto, e tuttavia è importante che i permessi operativi siano ben misurati.

La flessibilità nella gestione dei ruoli è fondamentale nel settore della consulenza e Twproject offre una gestione dei ruoli e della sicurezza davvero avanzata, personalizzabile su misura per ogni azienda e per ogni progetto in corso.

2.2. Consapevolezza nelle gestione del carico delle risorse

In secondo luogo, oltre a strutturare attentamente ruoli e permessi, è importante pianificare con attenzione il carico delle risorse.

L’allocazione delle risorse è un’attività fondamentale e se fatta con le giuste strategie può aiutare a risparmiare tempo e denaro.

Gestire con oculatezza il carico degli operatori del team è un’operazione delicata per ogni project manager. Tanto più se gli operatori sono di natura diversa e si dividono tra dipendenti e collaboratori, con un team che spesso lavora da remoto e e in maniera eterogenea.

Calibrare bene la pianificazione delle risorse stimando le ore dello sforzo di lavoro suddivise sulle attività principali del progetto aiuta a ottenere un controllo maggiore sull’efficacia del tempo delle risorse.

Questa attività è legata al monitoraggio delle ore lavorate. Se infatti il metodo scelto per segnare i tempi di lavoro è affidabile, prendere in analisi i dati estrapolati per pianificare il lavoro futuro è una buona pratica.

In Twproject convivono e interagiscono il piano di lavoro delle risorse con i vari strumenti di worklog, per consentire una distribuzione del carico consapevole ed equilibrata.

2.3. Strumenti di condivisione

Infine, così come per i clienti, è ugualmente importante la trasparenza interna in un team di consulenza.

Se si usano strumenti per centralizzare le principali informazioni e condividere lo scopo dei progetti, l’interno team ne beneficerà.

Tra i principali strumenti di condivisione interna troviamo il diagramma di Gantt e i calendari condivisi, tanto più se all’interno di un unico strumento.

Twproject fa in tal senso un passo ulteriore, offrendo la possibilità di settare calendari multipli per lavoratori flessibili e dunque consentendo di controllare al meglio le risorse di progetti delle aziende di consulenza.

3. I costi

L’ultimo aspetto cruciale, e forse anche quello più complesso, nel controllo dei progetti di consulenza è la gestione e il controllo del budget.

Dati provenienti da svariate fonti contribuiscono a costituire tutto il prospetto finanziario dei progetti, con una fisiologica divergenza tra cifre stimate ed effettive.

Vediamo quali accorgimenti mettere in atto per rendere la stima dei costi un lavoro soddisfacente, seppur naturalmente complesso.

3.1. Sistema di gestione del budget di progetto

Quando i progetti sono numerosi e diversificati, è importante che la gestione dei costi venga compiuta in maniera efficiente e che esistano strumenti di controllo del budget.

Sicuramente il metodo migliore per raggiungere questa efficienza è pianificare sin dall’inizio date e scadenze in relazione ai costi dei progetti.

Infatti, tra i capisaldi della gestione dell’ambito di progetto c’è il controllo dei costi, che ci aiuta a prevenire lo spreco di risorse quando le tempistiche non sono chiare.

Nel caos quotidiano di informazioni provenienti da più fonti, è importante far sì che i dati di entrate e uscite non si disperdano e che non si allontanino eccessivamente da quanto preventivato.

L’unificazione dei sistemi di gestione è la chiave. Twproject è l’esempio di come si possano tenere tutti i costi sotto controllo su un’unica piattaforma.

Tra le varie funzioni di aggregazione dei dati finanziari citiamo la connessione di ore lavorate e costi di progetto, gli alert che segnalano lo sforamento delle stime, il budget altamente flessibile e assegnabile non solo ai progetti ma anche alle singole risorse.

3.2. Rendicontazione unificata di ore lavorate e spese accessorie

In secondo luogo, per monitorare meglio i costi operativi di progetto, quando si ha a che fare con un folto gruppo di collaboratori, può essere utile unificare il metodo di gestione di costi orari e spese accessorie, come le trasferte, le licenze eccetera.

Infatti tutte queste voci vanno ad accrescere i costi sui progetti, ma spesso per rendicontarle si utilizzano sistemi e strumenti differenti, rendendo poi complesso il lavoro di aggregazione dei dati.

Su Twproject troviamo il caso di un tool unificato per la gestione dei costi, che semplifica notevolmente il metodo di registrazione e trasferimento dei dati finanziari.

È possibile assegnare un budget sia al progetto che alla risorsa, in modo che tutti i costi relativi alle spese personali siano registrati in maniera semplice e veloce. Oltre ai costi, Twproject gestisce anche i ricavi e la fatturazione.

Twproject: uno strumento che unifica e centralizza le informazioni e gli strumenti per tutti

Abbiamo visto, esaminando i problemi principali delle aziende di consulenza, che l’esigenza principale è quella di centralizzare il lavoro e le informazioni.

Tutte le soluzioni qui proposte hanno il fine ultimo di aumentare la produttività del team, ma per essere realmente sfruttate dai collaboratori devono anche essere di facile utilizzo.

Twproject ha il vantaggio di essere al contempo uno strumento completo e potenzialmente adatto a ogni esigenza poiché estremamente flessibile, ma anche molto semplice da usare.

Se anche tu sei alla ricerca di un simile strumento, puoi provare gratuitamente Twproject per 15 giorni e iniziare a gestire i progetti e il team in maniera ottimizzata.

Il nostro team di supporto ti aiuterà in tutta la fase di avvio e risponderà a tutti i dubbi e le richieste.

Come testimoniano tante aziende di consulenza, Twproject è uno strumento unico ed efficace e offre la soluzione più adatta al tuo team!