È importante semplificare i flussi di lavoro nei progetti per essere più produttivi ed efficienti.
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Inoltre semplificando si mette ordine a situazioni caotiche, utilizzando, in questo modo, il tempo al meglio.
La gestione dei flussi di lavoro di un progetto è una componente cruciale di qualsiasi operazione e semplificarli il più possibile è la chiave per garantire l’efficienza.
In ogni organizzazione, i processi possono essere più o meno complessi a seconda del tipo di flusso di lavoro adottato.
Comprendere bene ogni fase del flusso di lavoro è fondamentale per evitare inefficienze operative.
In molti casi, un processo manuale genera rallentamenti, duplicazioni o errori che si traducono in colli di bottiglia difficili da rilevare se non si ha una visione completa del sistema.
È per questo che adottare un modello di flusso di lavoro chiaro e flessibile permette di mappare nel dettaglio le attività che vengono eseguiti, capire in cosa il lavoro consiste realmente e come le risorse vengono distribuite e come coinvolgere in modo efficace i membri del team in ogni fase operativa.
Come fare quindi per semplificare i flussi di lavoro nei progetti? Vediamolo in questo articolo e partiamo dal capire cosa sono i flussi di lavoro nei progetti.
Cosa sono i flussi di lavoro nei progetti?
I flussi di lavoro sono strumenti che rappresentano una serie di passaggi che devono essere seguiti per completare un progetto.
Spesso, questi flussi, coinvolgono team con molte persone e devono garantire che tutti gli individui abbiano accesso alle informazioni di cui hanno bisogno in modo tempestivo e possibilmente in tempo reale.
Il modo in cui ci si sposta tra le varie attività in un flusso di lavoro può essere un fattore decisivo che ne determina la sua efficienza.
Se le transizioni tra le varie attività sono contorte, ciò può portare a un flusso di lavoro inefficiente. Avere flussi di lavoro chiari e coerenti è, invece, fondamentale per il successo di qualsiasi organizzazione.
La mancata implementazione di un efficace flusso di lavoro di gestione del progetto può comportare una vasta gamma di problemi che possono riguardare qualsiasi dipartimento di un’organizzazione.
A parte il capitale, il bene più prezioso che un’organizzazione ha è il tempo.
Se si riesce a trovare il modo per ridurre la quantità di tempo speso per i progetti, questo consente di concentrare l’attenzione su altri aspetti del business che identificano le aree più trascurate o migliorabili.
Come semplificare i flussi di lavoro nei progetti
Ecco perché semplificare i flussi di lavoro nei progetti diventa molto importante. Vediamo quindi come farlo nel dettaglio:
a. Definire i fattori di successo
Prima di iniziare a lavorare ad un flusso di lavoro per tentare di semplificarlo, è importante definire quali sono i fattori di successo.
Le domande da porsi sono:
- Cosa si sta cercando di raggiungere attraverso questo progetto?
- Come è determinato il successo del flusso di lavoro?
Una volta risposto a queste domande, sarà possibile iniziare a lavorare in concreto alla semplificazione dei flussi di lavoro.
b. Documentare il flusso di lavoro
Qualsiasi sia il flusso di lavoro si stia analizzando, non importa quanto piccolo, è importante elencare tutte le attività necessarie per portare l’idea al completamento.
Partendo dall’obiettivo finale e procedendo a ritroso, avremo la possibilità di considerare attentamente ogni singolo passaggio per garantire il successo.
Allo stesso modo si può decidere di ragionare partendo dalla definizione delle fasi di progetto delle dipendenze che legano tutte queste fasi fino al completamento del progetto.
Si tratta di un audit del progetto nel quale ci si renderà conto degli eventuali passaggi superflui o mancanti.
Noi di Twproject utilizziamo la WBS per definire tutte le fasi del progetto, lavorando su di essa per includere tutti i passaggi necessari al suo completamento e poi utilizziamo il Gantt per definire la durata delle varie fasi e le dipendenze.
Questi due strumenti di gestione ti permetteranno di pianificare il processo in modo chiaro identificando anche il path critico, creare flussi di lavoro coerenti e identificare anche il path critico attraverso diagrammi di flusso visivi.
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Prova Twproject!c. Scegliere una persona di riferimento
Qualsiasi tentativo di migliorare o semplificare i flussi di lavoro, soprattutto se si sta aggiungendo un nuovo strumento, significa chiedere alle persone di fare qualcosa che tendenzialmente odiano: cambiare la loro routine. Potrebbe tornarti utile questo articolo sul cambiamento in azienda.
Anche se il flusso di lavoro che si propone è più efficiente e aiuta a migliorare i processi, molte persone potrebbero essere esitanti ad adottarlo.
Uno dei primi passi da fare quindi è trovare una persona di riferimento che si faccia agente del cambiamento; qualcuno idealmente che:
- Abbia un interesse personale nel risultato;
- Sia interessato profondamente a fare la differenza;
- È un comunicatore naturale e un collaboratore efficace;
- Sa come risolvere i problemi;
- Ha capacità di leadership.
Una figura chiave che può aiutarti a ottenere l’adesione anche da parte di nuovi dipendenti.
d. Iniziare poco a poco
I flussi di lavoro potrebbero essere complessi ed inserire un cambiamento, anche se con l’obiettivo di semplificarli, potrebbe inizialmente causare ancora più problemi.
Soprattutto il passaggio da flussi di lavoro manuali a flussi di lavoro automatizzati potrebbe essere molto complicato.
Ecco perché è importante iniziare con piccoli cambiamenti e, se necessario, eseguire un progetto pilota che dimostrerà i vantaggi del nuovo flusso di lavoro.
Un piccolo progetto fornirà inoltre l’opportunità di identificare le aree problematiche e risolverle in tempi rapidi.
Iniziare con qualcosa di piccolo e definibile, con un obiettivo raggiungibile, permette di ottenere il consenso.
Le persone sono abituate agli strumenti e ai processi che stanno utilizzando e non si lasciano andare facilmente, a meno che non sia possibile dimostrare i vantaggi del nuovo flusso in modo concreto.
Una volta che il progetto pilota avrà successo, sarà più facile convincere gli altri ad accettare il cambiamento, oltre a fornire un’esperienza preziosa per rendere più agevoli i progetti futuri.
e. Scegliere un intervallo di tempo
Soprattutto quando si tratta di un progetto pilota o di un test che vanno quindi al di fuori delle operazioni lavorative quotidiane, è particolarmente importante fissare una scadenza.
In caso contrario può essere facile perdere la cognizione del tempo e dedicare troppe risorse al test piuttosto che al progetto vero e proprio.
Snellendo e, dove possibile, automatizzando i flussi di lavoro dei progetti sarà possibile trarre vantaggi dalla semplicità organizzativa che ne deriva.
I progetti si muoveranno più agevolmente, i team comunicheranno, si riuniranno e si scioglieranno senza problemi e le attività non necessarie svaniranno.
E riducendo le attività non necessarie sarà possibile aumentare la produttività in generale.
Adottare un software di project management è la scelta giusta in una fase di cambiamento e di ottimizzazione dei flussi di lavoro.
Uno strumento come Twproject ti permetterà di mappare questi progetti, seguirne lo svolgimento e modificarli nel tempo fino ad ottenere un flusso che ogni risorsa del team possa gestire e su cui possa lavorare bene.
